如何完善房地產(chǎn)檔案管理

文/宣威市房地產(chǎn)監(jiān)理所 王愛華

房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，給中國經(jīng)濟(jì)的提升帶來了契機(jī)但也帶來了挑戰(zhàn)，一方面拉動(dòng)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展并為社會(huì)創(chuàng)造大量就業(yè)崗位，但同時(shí)大量房地產(chǎn)檔案信息一旦管理不善，就會(huì)對(duì)整個(gè)房地產(chǎn)市場的運(yùn)行造成影響，最后輻射至其他相關(guān)行業(yè)。因此本文將對(duì)完善房地產(chǎn)檔案管理的措施進(jìn)行探討。

一、正確認(rèn)識(shí)城市房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

第一，法律認(rèn)可。實(shí)際當(dāng)中法律認(rèn)可的能夠確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的有效證明包括房地產(chǎn)權(quán)屬證書和房地產(chǎn)檔案。例如法院在裁判房地產(chǎn)評(píng)估、保全、查封、繼承、抵押、交易等案件時(shí)，主要的裁量依據(jù)就是房地產(chǎn)檔案。第二，動(dòng)態(tài)性。實(shí)際中影響房地產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)性的原因包括兩個(gè)方面：首先是，發(fā)生房屋狀況變動(dòng)、房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等房地產(chǎn)本身發(fā)展變化的情況。其次是，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移、編號(hào)方式改變、路街巷變化、歷史遺留問題、測量方法改變等因外界條件造成房地產(chǎn)檔案變化的情況。第三，數(shù)量大、使用頻率高。每一套房地產(chǎn)檔案都會(huì)與房屋產(chǎn)權(quán)對(duì)應(yīng)，據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計(jì)，在辦理房地產(chǎn)評(píng)估、查封、抵押、繼承、交易等正常業(yè)務(wù)時(shí)，大城市中每年需要利用房地產(chǎn)檔案的次數(shù)為六萬次左右，中小城市為兩萬次左右?？偟膩碚f，房地產(chǎn)檔案具有較大的數(shù)量和利用量。第四，專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案是一種專門檔案，主要是房地產(chǎn)登記部門形成的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料及表冊(cè)。第五，區(qū)域壟斷性。在我國法律中規(guī)定房地產(chǎn)管理采用屬地管理的原則，而在這個(gè)過程中房地產(chǎn)管理部門如果濫用當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案的壟斷和獨(dú)占地位，就會(huì)應(yīng)當(dāng)檔案利用和管理的規(guī)范性，進(jìn)而對(duì)房地產(chǎn)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定造成影響。

二、強(qiáng)化城市房地產(chǎn)檔案的收集整理

第一，在產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)變更、其他涉及產(chǎn)權(quán)資料活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保收集到的資料符合翔實(shí)、準(zhǔn)確、完成要求，同時(shí)應(yīng)當(dāng)使用統(tǒng)一的文件規(guī)格、文件形式、技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。另外收集檔案還應(yīng)當(dāng)避免檔案載體單一的問題，盡可能同時(shí)采用紙質(zhì)檔案盒電子檔案。第二，應(yīng)當(dāng)收集完成歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料，通常情況下反映基建拆遷審批工作的文件材料都應(yīng)當(dāng)包含進(jìn)去，例如反映測繪工作的圖紙和報(bào)告、房屋和使用土地權(quán)屬界定位置圖、產(chǎn)權(quán)登記產(chǎn)權(quán)變更的證明和文件、產(chǎn)權(quán)來源等。第三，應(yīng)當(dāng)根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程確定歸檔時(shí)間，這個(gè)過程中應(yīng)當(dāng)考慮的主要因素包括保管利用便利性、房地產(chǎn)檔案完整性、房地產(chǎn)檔案安全性、統(tǒng)一高效管理等，并且需采用定期歸檔和隨時(shí)歸檔兩種方式。第四，完善歸檔管理制度。由于房地產(chǎn)檔案數(shù)量巨大、使用頻繁，加之房地產(chǎn)評(píng)估、抵押、繼承、交易等業(yè)務(wù)呈快速上升的趨勢，各項(xiàng)房地產(chǎn)檔案資料增加速度極快。在這種情況下管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)材料的移交、形成、審核進(jìn)行嚴(yán)格管理，并及時(shí)歸檔整理文件材料，在有效統(tǒng)實(shí)物和房地產(chǎn)檔案的條件下，推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理水平的提升。

三、健全城市房地產(chǎn)檔案管理制度和機(jī)構(gòu)

第一，對(duì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善。根據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定，地方房地產(chǎn)形成管理部門在本地區(qū)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作需要的基礎(chǔ)上，構(gòu)建配置專職檔案管理人員的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)工作制度進(jìn)行完善。第二，對(duì)管理制度進(jìn)行完善。為了提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力和服務(wù)意識(shí)，地方相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理制度進(jìn)行完善。我國檔案法規(guī)定，責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)訂立檔案管理的規(guī)章制度，并對(duì)檔案法制體系進(jìn)行完善和建立，進(jìn)而形成對(duì)檔案管理活動(dòng)的有效規(guī)范。第三，有效培養(yǎng)房地產(chǎn)檔案管理專業(yè)人員。實(shí)際當(dāng)中檔案管理部門應(yīng)當(dāng)開展針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，進(jìn)而保證相關(guān)檔案管理工作的有效開展。與此同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)充分吸納和引入房地產(chǎn)專業(yè)管理人才，進(jìn)而為房地產(chǎn)檔案管理工作構(gòu)建一個(gè)高素質(zhì)、高能力的工作團(tuán)隊(duì)。

四、實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

第一，在檔案管理工作中充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、現(xiàn)代電子技術(shù)的運(yùn)用，有效解決因現(xiàn)代房地產(chǎn)管理工作中因檔案流動(dòng)大、變化快、多載體造成了困難。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合運(yùn)動(dòng)，能夠有效推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理模式的改革，進(jìn)而推動(dòng)房地產(chǎn)檔案信息利用管理、查詢、整理、收集的現(xiàn)代化發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息更加快捷和充分的查詢。可見通過先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用不僅能在一定程度上解決產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)龐大、工作量大、變更頻繁造成的問題，還能夠促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的提升。第二，逐步構(gòu)建電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，以數(shù)字化信息的形式存在，它的形成是建立在設(shè)備的基礎(chǔ)之上，其可更改性和可共享性更強(qiáng)。第三，提升系統(tǒng)安全。管理檔案最基礎(chǔ)的要求就是完成和安全，在城市房地產(chǎn)檔案管理中要求的安全是避免自然災(zāi)害和人為對(duì)系統(tǒng)軟件和硬件造成破壞，工作中不僅要做好各項(xiàng)防御工作，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化用戶權(quán)限管理這一環(huán)節(jié)，進(jìn)而保障房地產(chǎn)檔案的安全性和完成性。

五、結(jié)語

房地產(chǎn)檔案管理信息量大、變更頻繁，這給管理工作造成了很大的困難。這種情況下相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)積極采取各項(xiàng)手段，提供檔案管理水平和效率。

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