淺析福利機構收養(yǎng)兒童檔案信息化管理

文/遼陽市福利院　徐娜

淺析福利機構收養(yǎng)兒童檔案信息化管理

文/遼陽市福利院徐娜

隨著社會的進步和科學技術的發(fā)展，檔案管理的方法也應隨之而變化。而將傳統(tǒng)檔案管理的方式與先進計算機信息技術進行有效結合，完善檔案工作的利用服務功能，實現(xiàn)檔案管理效益的最大化，是福利機構檔案人需要探究的重要課題。

福利院；兒童；檔案；信息化

兒童福利院作為社會福利機構的重要組成部分之一，主要承擔對于社會上無所依靠的、無家可歸兒童的撫養(yǎng)、康復、教育等工作。而收養(yǎng)兒童在福利院生活的從始至終，應形成相應的具有保存價值的文字或影像資料，即收養(yǎng)兒童檔案。該檔案的規(guī)范管理，將更加有利于有效開展孤殘兒童救助，并對其提供更好的生活保障和福利服務。

而隨著時代的進步，電子科技的發(fā)展，信息化的普及，檔案管理無論是在內容上還是在管理上都隨之進行著革新，從初始階段的簡單的編號、姓名、入出院時間等流水記述發(fā)展到如今增添了收養(yǎng)兒童撫養(yǎng)、治療、教育等情況并逐步實現(xiàn)信息化管理。

一、檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。基礎設施上，充分運用計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)，使用綜合應用符合檔案管理標準規(guī)范的檔案管理軟件，提高檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化水平，能夠提供更好更便捷的服務，以高科技手段強化檔案管理和服務工作。而在資源建設方面，信息化檔案不但記載了入院兒童的生存與發(fā)展，也記錄了國家對兒童福利事業(yè)發(fā)展的歷程，隨著改革的不斷深入，信息全面而且豐富的福利院檔案在其中發(fā)揮了重要的指導和推動作用，不僅僅是簡單記錄，更為領導制定工作計劃，政策法規(guī)等方面提供重要依據(jù)。

二、收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的障礙

我國社會福利事業(yè)發(fā)展較晚，對于收養(yǎng)兒童檔案的信息化管理仍然缺乏強大理論支持和規(guī)范性指導，我國收養(yǎng)兒童檔案的模式依然處于落后狀態(tài)，而檔案利用服務管理模式方面問題尤為明顯，相關信息錄入仍有以人工書寫錄入情況，檔案查詢也只能依靠翻查和人腦記憶，不但效率低下，更對檔案信息的準確性產生影響。而在信息統(tǒng)計方面，對于收養(yǎng)兒童基本情況記述不夠詳盡，如健康情況、性格特征、收養(yǎng)分布等數(shù)據(jù)只能粗略體現(xiàn)，這樣就容易造成數(shù)據(jù)前后不一致等問題。落后的管理方式和大數(shù)據(jù)量處理效率低下之間的矛盾就這樣產生，不但增大工作量，而且對工作的“質”也產生不利影響。

三、信息化時代兒童福利院檔案工作重點

（一）創(chuàng)新服務模式。做好檔案工作的服務一直是檔案工作人員的目標，而隨著網(wǎng)絡信息時代的發(fā)展，服務的模式也應該更加適應時代形勢。要解放思想，摒棄傳統(tǒng)老實檔案管理思路限制。同時，強化服務意識，信息技術的革新并不意味著對于人工能力的削弱，檔案管理人員作為技術的操作者對檔案館閣分布、內容要形成全面認識，熟識其整理狀態(tài)和價值，這就需要培養(yǎng)高素質人才，在信息時代更要求工作人員進一步提高自身素質，提升業(yè)務水平和信息現(xiàn)代化技能，做好服務工作。

（二）強化信息編研。檔案信息編研，是檔案工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，其主要作用是能夠提高檔案利用率，在當前檔案對社會需求的預測水平中得以體現(xiàn)，其主要對象主要是以館藏檔案為主，對歸檔內容進行研究，再次進出上對檔案進行再次加工。而為了滿足信息時代檔案工作提出的新要求，兒童福利院的檔案工作要進行相應改革，將原有傳統(tǒng)的對檔案資料簡單收集整理改善為對檔案資料進行深化研究及運用。這就要在編研選題上實事求是，立足于福利院的實際情況充分掌握的基礎上，確定編研主體。然后要會同其他部門通力合作，共同做好編研，和信息錄入，不能漏錄任性細節(jié)，尤其是圖像視頻資料，如接收兒童過程圖像視頻，兒童在收養(yǎng)家庭生活狀況圖像視頻等，都十分重要。這些對檔案內信息進行深入探索，特征等問題進行分析，研究其聯(lián)系，并對以上條件進行加工，以便于檔案的利用。

（三）強化檢索、完善服務。對于檢索系統(tǒng)的完善，有助于提高工作效率，強化服務功能，這其中既要求對以往的案館指南、全宗、專題等目錄進行完善和改進，更需要對其進行信息化和網(wǎng)絡化進行改革，如提供網(wǎng)絡目錄檢索和全文檢索等服務。信息化的普及能夠保證完整檔案檢索體系的成型。同時要注重與其他福利院的合作，做到檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢，開發(fā)檢索渠道，拓展檢索平臺。更有助于有意愿收養(yǎng)家庭尋找適合收養(yǎng)對象。

（四）加強信息化業(yè)務學習。對于兒童福利院檔案管理，對于檔案管理要求也應更加嚴格，應對以往采用紙質版進行電子化錄入，這就要求檔案管理工作人員進行信息化、網(wǎng)絡化學習，轉變傳統(tǒng)檔案整理手段，向多元化發(fā)展，從被動向主動轉變，使得先進的設備和技術能夠熟練被掌握，從而有效的保證檔案完整、安全有效，更加能夠提高工作效率。

總之，伴隨著科技發(fā)展，時代進步，對于兒童福利院檔案的科學有效管理，不僅僅是對檔案工作的實踐和發(fā)展，更是對兒童福利事業(yè)的貢獻。