醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用探討

文/玉林市婦幼保健院 郭小萍

隨著形勢的發(fā)展,醫(yī)院管理進入了新常態(tài),為了盡快適應(yīng)新常態(tài)下醫(yī)院的現(xiàn)代化管理需要，醫(yī)院檔案管理工作的重點應(yīng)由單純收藏向提供服務(wù)轉(zhuǎn)變，這就要求醫(yī)院檔案管理要根據(jù)不同種類檔案利用需求的變化，探索符合新形勢的開發(fā)利用模式和途徑，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

一、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的主要內(nèi)容

醫(yī)院作為一種特殊的服務(wù)行業(yè)，檔案內(nèi)容豐富，以我院為例，有文書、人事、病案、財會、科技、基建、設(shè)備、實物等八大類檔案,管理難度較大，所以在開發(fā)利用時只是按實際需要開發(fā)。

（一）文書檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院文書檔案真實地記錄了醫(yī)院由小到大、迅速發(fā)展的光輝歷程,為編印《醫(yī)院大事記》《醫(yī)院榮譽匯編》等提供生動翔實的材料；為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、總結(jié)、以及醫(yī)教、科研、論文撰寫等提供信息資料。

（二）人事檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院人事檔案是職工成長過程的真實記錄,記錄了從讀書、工作和參加社會實踐活動情況。人事檔案能提供全面、準確的人事信息：一是可為醫(yī)院的改革、發(fā)展推薦培養(yǎng)專門人才提供人才信息，達到醫(yī)院人才管理目標。二是為醫(yī)院提拔干部合理選人用人提供真實可靠的依據(jù)，真正做到人盡其才。三是在合理配置人力資源、提高員工積極性和提高醫(yī)院兩個效益等方面起到?jīng)Q策和參考作用。四是確保醫(yī)院在職稱晉升，崗位聘任和推優(yōu)等方面的合理性和公正性，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

（三）病歷檔案資源的開發(fā)利用。病案是患者住院接受診療過程的原始、成套的資料，病案信息不但作為診斷治療的參考和教學(xué)示范的依據(jù)，其真實性、完整性也為醫(yī)務(wù)人員科研、論文撰寫提供了大量的準確數(shù)據(jù)，在我院還為遺失補辦出生醫(yī)學(xué)證明提供詳細信息。而且也是衡量醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平的重要依據(jù)，醫(yī)院各級管理者通過查閱病案內(nèi)容、業(yè)務(wù)報表和病種分析醫(yī)院業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，監(jiān)督指導(dǎo)和改進工作。同時，又能在處理醫(yī)療糾紛、醫(yī)療保險、商業(yè)保險民刑事案件等方面具有法律效用，作為法律文書，是患者在醫(yī)院所有醫(yī)療行為最重要的見證，為醫(yī)院解決各類糾紛服務(wù)。所以，通過積極開展病案的查閱利用，能強化醫(yī)院管理，提高醫(yī)療質(zhì)量。

（四）財務(wù)檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院進行所有經(jīng)濟活動的原始記錄，直接反映醫(yī)院各項收支情況。利用財務(wù)檔案資料中的各種數(shù)據(jù)，分析醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展和財務(wù)運行特點，以及存在的不足，研究制定合理的財務(wù)管理對策；另外，財務(wù)準確數(shù)據(jù)，是醫(yī)院經(jīng)營績效、債權(quán)債務(wù)的重要憑證，可為醫(yī)院開展經(jīng)營活動、杜絕違規(guī)行為提供有力證據(jù)，也是進行年度經(jīng)濟預(yù)算的重要參考，為醫(yī)院決策者提供真實的原始資料，對于醫(yī)院的健康發(fā)展發(fā)揮了經(jīng)濟保障作用。

（五）設(shè)備檔案資源的開發(fā)利用。設(shè)備檔案的利用價值主要體現(xiàn)在經(jīng)濟效益，在招標、采購、使用、維修等工作中必須充分利用。一是為科室申購設(shè)備的考察與論證提供數(shù)據(jù)，并為設(shè)備管理部門、醫(yī)院決策者提供及時、準確的參考信息；二是檔案管理人員在加強培訓(xùn)后，使維修及使用人員熟練掌握設(shè)備的使用性能,從而提高設(shè)備的使用率，并擴大使用范圍；三是方便設(shè)備管理部門做好維護服務(wù)，避免設(shè)備使用率低造成資源浪費，也減少事故隱患的發(fā)生?？筛鶕?jù)設(shè)備維修記錄,充分做好維修前準備，盡量減少設(shè)備停機時間,減少病源損失,減少維修費用。

（六）基建檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用，如工程檔案，從立項籌建到竣工驗收，其間不斷的反復(fù)利用參考設(shè)計圖紙和資料，不僅可以保證按圖施工加快進度，還可以提高工程質(zhì)量和減少成本。而醫(yī)院各項維修、擴建、改建、工程的清單制作、預(yù)算及驗收,工程款的結(jié)算等均需利用基建檔案，經(jīng)過核對，可以使各流程通暢，結(jié)算做到快速準確，充分體現(xiàn)了其利用價值。

其他如科技檔案，真實地記錄著從立項、結(jié)題、科研成果鑒定等有關(guān)學(xué)術(shù)活動的過程，成為科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)；還有專業(yè)人員技術(shù)檔案、聲像、實物等檔案資料，通過有效開發(fā)和利用，便于醫(yī)院管理者形成科學(xué)決策，真正發(fā)揮檔案服務(wù)功能。

二、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強檔案宣傳。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要信息資源，必須盡快開發(fā)和利用。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案開發(fā)的前提，要把檔案管理和開發(fā)工作納入醫(yī)院的重要議事日程，現(xiàn)今，經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認識檔案在日常工作中的重要性，并在全院加大宣傳力度，增強全體職工的檔案參與和支持意識，讓檔案資源在新常態(tài)下切實為醫(yī)院的兩個效益服務(wù)。

(二)完善管理機制，明確崗位責(zé)任。醫(yī)院綜合檔案管理是一項難度較大的工作，由于它的種類多、內(nèi)容雜、收集部門分散，故必須健全檔案管理的一系列規(guī)章制度，理順關(guān)系，建立崗位責(zé)任制，使責(zé)任到人。醫(yī)院各職能部門均設(shè)定一名兼職檔案員，負責(zé)收集整理本部門在工作中形成的材料，除病案外每年移交綜合檔案室歸檔，形成全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，方便多渠道提供利用。

（三）提高人員素質(zhì)，確保檔案利用效果。要加強檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練，不但要有責(zé)任心和使命感，更要有較強的業(yè)務(wù)能力，不只是檔案的保管者，更應(yīng)是檔案的形成者、管理者。要不斷鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，熟悉各類檔案內(nèi)容，掌握各類檔案利用規(guī)律，才能在工作中綜合各種檔案信息，準確、及時地向利用者提供所需的信息，確保檔案利用效果。

（四）加大資金投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。加大資金投入，一方面是配齊檔案保護設(shè)備，如檔案庫房的防火、防潮、防高溫、去濕、空調(diào)等基本設(shè)施；另一方面是配備現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備,如應(yīng)用計算機管理，用計算機錄入和儲存整個醫(yī)院的各個門類檔案，不但方便整理和檢索，還節(jié)省了人力和物力，提高工作效率。同時適當引進檔案管理應(yīng)用軟件，運用先進的管理技術(shù)，可實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化，為檔案信息資源的開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的條件。

（五）創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)掘檔案價值。1.把檔案由靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)。利用醫(yī)院的各類檔案,如病案、科技、文書檔案等編寫醫(yī)院動態(tài)、新項目開展、科研成果推廣以及建設(shè)醫(yī)院文化等，及時宣傳醫(yī)院特色服務(wù)、重點學(xué)科和專家名醫(yī)，方便群眾就醫(yī)，提高社會效益。要建立檔案利用信息的反饋制度，實現(xiàn)各部門檔案信息利用的相互聯(lián)系，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。

2.把被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。檔案管理者在檔案的管理和提供利用過程中，應(yīng)通過多種渠道了解利用者的需求,掌握各門類檔案的特點，主動、及時提供所需信息，多角度、多層次地為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會公眾服務(wù)。

3.把檔案收藏變?yōu)闄n案利用。對檔案的開發(fā)利用情況定期進行分析，掌握哪類資料利用率高，以及存在的問題，廣泛征求檔案利用部門和醫(yī)務(wù)人員的意見，不斷改進工作。并制定全院檔案管理工作規(guī)范，使檔案信息資料的收集、整理、篩選、歸檔和對外服務(wù)制度化、規(guī)范化。

4.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。將醫(yī)院各種門類的檔案，包括文書、科技、設(shè)備、基建、財會、聲像等檔案全部劃歸綜合檔案實行統(tǒng)一管理，病案和人事檔案單獨管理。開展檔案信息的編輯工作，進行分類開發(fā)，編寫各種匯編或簡報，使各種檔案之間都互有聯(lián)系并實現(xiàn)資源共享，提高醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的傳遞速度。加快醫(yī)院信息化建設(shè)，使外部的信息及時接入醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，形成內(nèi)外信息資源網(wǎng)絡(luò)化，全面為醫(yī)院各項工作服務(wù)。

醫(yī)院檔案是一種信息文化，關(guān)系到醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，但檔案的價值就目前來說還沒有完全體現(xiàn)出來。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院的各類檔案會大量產(chǎn)生，檔案資源的開發(fā)利用價值將會不斷顯現(xiàn)。只有多途徑加強醫(yī)院檔案資源的開發(fā)，使檔案利用價值向網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化發(fā)展，綜合利用性增強，才能使檔案信息資源有效的融入醫(yī)院的整個工作中并服務(wù)于各項工作。

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