現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的思考與對策

文/安徽省銅陵市人民醫(yī)院 何鋒

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在基本建設、醫(yī)療業(yè)務及相關管理活動中形成的各種原始記錄，對醫(yī)院的日常管理、醫(yī)學研究、工作查考及教育宣傳培訓的重要資料。面對新的醫(yī)改政策，醫(yī)院發(fā)展面臨難得的發(fā)展機遇，檔案工作也應該與時俱進，轉變檔案管理模式，加強規(guī)范化管理，適應醫(yī)院發(fā)展的新需要。醫(yī)院檔案管理人員應充分了解醫(yī)院檔案管理存在的問題，分析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作，從而充分發(fā)揮檔案的積極作用，為醫(yī)院創(chuàng)造更多的物質財富和精神財富，為廣大患者的生命健康提供有效服務。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）未能正確認識對檔案資源的作用。大多數(shù)醫(yī)院長期以來專注于醫(yī)療、預防和科研這方面中心工作，對檔案工作的關心程度相對單薄，檔案工作未排到醫(yī)院的日常議事日程，說起來都說很重要，但實際工作中對檔案工作的關心和支持較少，涉及人員、設施、經(jīng)費等問題時，能拖則拖，能砍則砍，導致檔案工作在醫(yī)院中的地位相對低下，嚴重影響了醫(yī)院檔案的管理水平，挫傷了檔案管理人員的積極性，在談到醫(yī)院檔案時人們的印象中很容易被聯(lián)想為“陳年往事”一詞，還未引起大家的足夠重視。

（二）醫(yī)院檔案管理體系不健全。由于醫(yī)院的管理者沒有真正認識到檔案的重要性，導致雖然大部分醫(yī)院都設置了綜合檔案室，但綜合檔案室不“綜合”，很多只管理文書檔案，而醫(yī)院中醫(yī)療檔案、基建檔案、設備檔案還分歸不同部門管理，一個醫(yī)院的檔案未能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案的效用合力未能形成。各部門、科、室檔案員大都由兼職人員輪流坐莊，變動頻繁，檔案業(yè)務不熟，交接手續(xù)流于形式，監(jiān)措施不力，檔案丟失、未及時歸檔現(xiàn)象時有發(fā)生。主要的原因還在于醫(yī)院檔案的管理沒有一套科學的管理體系，檔案機構不健全，責任體系不明確，考核制度不落實。雖有制度規(guī)定，也僅是一個象征，也是為了應付上級檢查和考評，真正付諸實施的是很少的一部分。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，尤其是信息化深入到社會的方方面面，存在于人們生活的點點滴滴，檔案的內涵和外延都發(fā)生了深刻的變化，今天的檔案不僅包括各種重要文件、資料、圖書，而且包括各種有價值的圖片、影像、技術數(shù)字等等，醫(yī)院沒有重視此類科技的進步，沒有按規(guī)范建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理不規(guī)范，信息共享程度低，檔案的利用率也低，檔案的真正效用沒有得到發(fā)揮。

（三）檔案專業(yè)人員素質亟待提高。醫(yī)院的檔案管理崗位是年輕人不愿去，大多是醫(yī)院關系戶、臨近退休人員，有的是臨床護士和后勤人員從事檔案工作，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角。他們沒有專業(yè)的檔案知識，業(yè)務水平和業(yè)務能力有限，抱著混日子享受的角度從事此項工作，對傳統(tǒng)的手工檢索尚能運用自如，但在當今的信息潮流中，面對計算機自動檢索等現(xiàn)代化技術無所適從，難以適應檔案數(shù)字化、信息化服務的需要，這種狀況常常會給檔案利用者快速、準確地利用檔案帶來很多障礙，已不能適應醫(yī)院現(xiàn)代管理的需要。

（四）檔案管理保管環(huán)境和安全措施薄弱。醫(yī)院對規(guī)模、診療科目、設備、人員結構等核心部分，都一般都有比較詳細的規(guī)劃。雖然檔案工作的投入相對較少，但由于領導的不重視，很難于列入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，長而久之勢必造成檔案管理水平與醫(yī)院整體發(fā)展水平差距越來越大，將會對醫(yī)院的長久發(fā)展產(chǎn)生消極影響。這樣使有的醫(yī)院外表條件優(yōu)越，但檔案庫房保管條件較差，基本的檔案保護要求不能達到，庫房破舊，設備老化，檔案“八防”要求的基本設置沒有配置。除了上述硬件不到位外，檔案安全防范措施不到位，一方面沒有專門的符合條件的檔案庫房，另一方面在信息化時代檔案人員對電子檔案知識一知半解，沒有專門的安全保管措施，未對電子檔案進行安全備份，容易造成電子檔案信息的丟失。一旦遇到像地震、泥石流等突發(fā)性事件，自然災害，或者遭遇計算機系統(tǒng)性損壞，將對檔案實體和電子信息造成直接的破壞和除破壞和丟失。

（五）未能處理好檔案工作保密與利用率的關系，檔案利用率低。保密是檔案工作的基本屬性，檔案部門被視為“保密重地”。但過分強調其保密性，無疑是作繭自縛，使檔案和檔案利用工作蒙上了一層面紗，給人一種神秘莫測的感覺，許多人不敢輕易地踏進檔案室的大門，檔案部門長期處于封閉半封閉的狀態(tài)之中，檔案人也被視為“裝在套子中的人”，與外界交往甚少。這種狀況嚴重脫離社會需求和醫(yī)院建設的需要，導致檔案工作地位和知名度不高，成為被人們遺忘的角落。

二、做好醫(yī)院檔案管理的對策

（一）強化檔案意識，明確責任，健全制度。首先，應加強對醫(yī)院檔案工作的領導，建立的醫(yī)院檔案管理的責任體系。改變過去那種說起來重要、閑起來次要、忙起來不要的傳統(tǒng)思維，自覺將檔案工作納入重要議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，明確領導，加強監(jiān)督，解決工作中的困難，為工作人員創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境和氛圍。其次，要有針對性地采取措施，充分調動檔案人員的積極性，激發(fā)檔案人員自覺學習和工作的熱情，促進檔案隊伍的素質和管理檔案的能力的提升，形成人人都來干事創(chuàng)業(yè)的生動局面；要用職業(yè)的光榮感激勵人心，引導檔案人員真正認識到檔案工作是一項為事業(yè)做貢獻、為時代寫歷史、為文明傳薪火的崇高事業(yè)，從事檔案工作同樣可以大有作為，從而增強責任感和使命感，更加熱愛本職工作。第三，要運用績效考核機制建立目標管理責任制，將檔案管理與經(jīng)濟核算掛鉤，根據(jù)考核工作目標實現(xiàn)情況實施獎懲，為檔案工作的開展提供重要的紀律保證。第四，加強檔案安全體系建設方面，拓展安全監(jiān)管范圍，嚴格落實安全監(jiān)管制度，強化安全技術保障，確保檔案特別是重點檔案數(shù)據(jù)的絕對安全，堅決杜絕因檔案數(shù)據(jù)丟失或檔案信息泄露而使公共利益和個人利益受損現(xiàn)象的發(fā)生。第五，檔案工作人員要主動出擊，爭取領導的理解和支持，主動向領導請示匯報工作部署，爭取將檔案工作列入領導工作議事日程，納入醫(yī)院整體發(fā)展計劃，納入目標管理項目，建立科學的考核制度，加強投入，完善檔案管理條件，為科學管理檔案打下良好基礎。

（二）創(chuàng)新理念和方法、加快信息化步伐，賦予檔案以生命力。檔案富有“今后賴之以知古，后世賴之以知今”的職能，因此必須重新認識自身工作的對象，檔案工作的對象不是簡單不變的文件、數(shù)字、工具，而是檔案工作的重要流程和服務對象，文件、數(shù)字、工具只是介質，目的是提供服務，產(chǎn)生效益。在具體操作中，要改變傳統(tǒng)的按部就班的習慣，創(chuàng)新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，制定相應的工作流程，取得高效的檔案管理效果。如基建項目驗收應由檔案人員對檔案進行驗收，檔案未驗收工程不得結算，工程結束的三個月內上交所有檔案，財務檔案使用后連同登記目錄要求在兩年后交檔案室，視聽檔案在活動結束時即交到檔案室。對于重大項目檔案，如科研類、基建類檔案應按照項目管理規(guī)范，在項目立項開始時，即明確項目的檔案管理負責人和檔案具體承擔人，做到檔案產(chǎn)生在什么地方、什么時候，就有檔案人員跟蹤的足跡。要加快創(chuàng)新步伐，了解有關法律，熟悉醫(yī)院各種類型檔案的產(chǎn)生過程，及時準確收集資料，科學管理，總結編纂，讓檔案工作落地、開花、結果，發(fā)揮出最大效率。檔案人員要緊跟時代和科技的步伐，強化學習，掌握與檔案專業(yè)相關的信息技術，利用先進的檔案管理手段提升檔案管理水平。在當前廣泛使用的H I S、L I S、P A C S的醫(yī)院數(shù)據(jù)系統(tǒng)的平臺上，建立電子數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一標準，把已建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的單位的電子數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)中心，并且要求建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，編制統(tǒng)一的檔案號，從而達到方便檔案查閱，檔案統(tǒng)一共享的目的，設計標準化規(guī)范化的數(shù)據(jù)共享模式，使之適應醫(yī)院和社會的需要。通過檔案的服務利用來促進信息資源的開發(fā)，充分利用數(shù)據(jù)系統(tǒng)在檔案管理工作中的作用，完善檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，保證醫(yī)院檔案信息的真實和準確。

（三）加強檔案工作宣傳的力度，密切檔案與領導和臨床一線及社會的聯(lián)系。加強宣傳主要是加強檔案有用性的宣傳，讓領導和相關部門認識到檔案的作用，唯有主動宣傳自己，主動提供檔案服務，密切檔案與中心工作和重點工作的聯(lián)系，將檔案工作的觸角深入領導的日常工作，深入臨床一線，深入每個職工的心中，根植于民，才可以走出深閨，展現(xiàn)出自己的真實面目，發(fā)揮其應有的作用。要不斷創(chuàng)新宣傳方式，利用重大節(jié)日和重大活動時間，采取編研出書、舉辦陳列展覽、組織開展專題研究多種方式加以宣傳和推廣。利用醫(yī)院信息化的優(yōu)勢，開通網(wǎng)上利用，使用檔案網(wǎng)站、微博、Q Q群、論壇等，真正將檔案的豐富文化價值挖掘出來，使更多人認識、了解、關心和支持檔案工作，以保證醫(yī)院檔案工作的順利開展。

[1] 丁文龍.基層檔案工作者素質提升的思考[J].中國檔案,2015(6):65-66.

[2] 劉皓.醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策[J].中國檔案,2007(11):34.