檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析

文/吉林省白山市長白朝鮮族自治縣電視轉(zhuǎn)播臺(tái)　唐霞

檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析

文/吉林省白山市長白朝鮮族自治縣電視轉(zhuǎn)播臺(tái)唐霞

檔案收集整理是檔案管理過程中的重要組成部分，檔案管理的質(zhì)量直接決定了檔案機(jī)構(gòu)的整體服務(wù)水平。筆者通過對檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值進(jìn)行分析，提出意見和建議，以期促進(jìn)檔案材料的完善和檔案收集工作的順利完成。

檔案收集整理；檔案管理；前提保障

檔案是對相關(guān)單位和部門從事的一系列活動(dòng)的歷史記錄，其保存形式多樣，檔案機(jī)構(gòu)的日常工作過程中離不開對檔案的收集和整理。檔案管理人員要結(jié)合檔案的具體內(nèi)容和形式，對檔案進(jìn)行合理科學(xué)的分類和整理等，降低檔案管理過程中的難度，減輕檔案管理人員的工作壓力，從根本上推進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)日常管理工作的順利進(jìn)行。

一、檔案收集整理的相關(guān)概述

與其他文件形式不同，檔案收集管理工作相對比較復(fù)雜。檔案收集的目的是對各項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)，或者對歷史事件進(jìn)行考察。它要求檔案管理人員在檔案的收集和整理過程中以真實(shí)的歷史材料為前提，同時(shí)也要保證材料的完整性。檔案管理人員要結(jié)合檔案的日期、形式、內(nèi)容等在日常的檔案管理過程中對檔案進(jìn)行收集、分類和整理，確保檔案資料在管理過程中的完善，從而以指導(dǎo)相關(guān)部門各項(xiàng)工作的順利開展。

二、檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析

（一）提高檔案意識(shí)。目前，我國很多檔案管理人員沒有樹立正確的檔案意識(shí)，造成檔案的收集過程中存在檔案遺失或者檔案不齊全等現(xiàn)象，導(dǎo)致相關(guān)部門在后期的工作過程中沒有相應(yīng)的檔案依據(jù)。檔案管理過程中，管理人員普遍缺乏檔案管理意識(shí)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。首先，檔案管理人員對檔案收集和整理不夠全面，造成單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議的相關(guān)資料、記錄、文件及圖片等沒有及時(shí)歸檔；其次，日常工作過程中各部門之間的相關(guān)來往信件沒有及時(shí)交送檔案部門；最后，工作過程中涉及的各類資料、證件等收集的不全面，導(dǎo)致檔案管理過程中各種問題的出現(xiàn)。檔案管理人員改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式，樹立正確的檔案意識(shí)，能夠保障檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（二）促進(jìn)檔案管理制度的完善。檔案的收集和整理工作相對比較復(fù)雜，相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門要重視檔案的收集和管理工作，加強(qiáng)對檔案收集和管理工作的宣傳，從根本上提升人們的檔案管理意識(shí)，在日常工作過程中認(rèn)識(shí)到將相關(guān)檔案和文件進(jìn)行收集和歸檔的重要性，相關(guān)機(jī)構(gòu)要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，不斷完善檔案管理制度，指導(dǎo)檔案管理人員根據(jù)時(shí)間、內(nèi)容、形式和范圍等對檔案進(jìn)行歸檔。比如，檔案管理人員要將影像資料、文字資料與音頻資料區(qū)別開來，按時(shí)期和相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分門別類，從而提高檔案的管理質(zhì)量和查詢效率。同時(shí)，要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況建立科學(xué)合理的檔案管理考核制度，在日常檔案管理過程中將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，以提升檔案管理質(zhì)量和效率。

（三）提高檔案收集效率。檔案的收集整理工作相對比較復(fù)雜，無論是檔案的形式還是內(nèi)容都比較多樣化，因此其管理難度也相對比較大。領(lǐng)導(dǎo)要對檔案收集管理工作進(jìn)行重視，同時(shí)，各部門之間也要加強(qiáng)交流和溝通，從根本上促進(jìn)檔案收集管理工作的順利進(jìn)行。由于沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，導(dǎo)致檔案日常管理過程中的混亂。沒有科學(xué)合理的管理機(jī)制對檔案管理工作進(jìn)行約束，造成檔案的整合和應(yīng)用等不符合標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自己的工作內(nèi)容，不斷采取多種方法，進(jìn)行多途徑的檔案收集，與各部門進(jìn)行溝通，讓他們及時(shí)上交檔案，對部分不積極配合的部門，要進(jìn)行催交，從而保證檔案的完善，為后期各項(xiàng)工作的開展提供相應(yīng)的參考和依據(jù)。

（四）改變傳統(tǒng)服務(wù)模式。目前，我國很多相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員普遍缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，在檔案的日常收集和整理過程中過于被動(dòng)。檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)與人民之間的溝通。將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合。檔案人員要樹立良好的服務(wù)態(tài)度，主動(dòng)發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)和資源共享等。同時(shí)，要結(jié)合具體的檔案情況，對檔案進(jìn)行整理和篩選等，讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案的作用和重要價(jià)值。并依據(jù)檔案存儲(chǔ)情況，編印相關(guān)的檔案參考資料，為人們的日常檔案查詢提供合理的依據(jù)。只有重視檔案的收集管理工作，才能給人們提供一個(gè)良好的服務(wù)環(huán)境。

（五）提高檔案管理人員的從業(yè)水平。我國檔案管理人員的從業(yè)水平普遍偏低，導(dǎo)致檔案管理過程中各種問題的出現(xiàn)。檔案機(jī)構(gòu)需要結(jié)合檔案管理過程中的具體工作情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，對檔案管理人員的行為進(jìn)行約束，以培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德。也要對檔案管理人員進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)，通過開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓他們樹立正確的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平。并結(jié)合檔案管理過程中的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對日常工作過程中表現(xiàn)積極的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展和管理理念的革新，檔案管理已經(jīng)成為政府和相關(guān)部門日常工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員要認(rèn)真做好檔案的收集和管理工作，結(jié)合檔案管理過程中的實(shí)際情況制定科學(xué)合理的檔案管理方案，確保檔案管理的科學(xué)性和合理性，提高相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門的整體檔案管理水平。

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