高校基層檔案管理工作淺析

文/寧夏大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院 劉艷娟

一、對檔案進(jìn)行目標(biāo)化管理，建立完善的檔案管理制度

（一）隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，各高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案制度的建設(shè)。采取一系列措施，逐步完善、更新學(xué)校檔案的管理方法和程序，如重新修訂檔案規(guī)章制度，制定特色檔案管理制度，將各種規(guī)章制度匯集成冊，做到有法可依，有法必依、以保證檔案材料的系統(tǒng)性、科學(xué)性。利用要有詳細(xì)的借閱登記記錄程序，并指定詳細(xì)的丟失、泄密、破損賠償方案，以便責(zé)任到人、責(zé)任到事，并在實(shí)踐中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、使檔案利用制度不斷充實(shí)和完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案管理人員對檔案安全負(fù)有不可推卸的責(zé)任。所以提高基層檔案管理人員的素質(zhì)就變得極其重要了。第一要有較高的政治素質(zhì)，要有全心全意為人民服務(wù)的精神和較高的政治覺悟，要熱愛檔案事業(yè)和檔案管理工作。第二要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較高的專業(yè)知識，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容、及其重要性。第三要有較高的文化素質(zhì)，能在日常的檔案管理中、分析工作中存在的問題，及時(shí)總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從中找出檔案管理工作的規(guī)律。

二、重視第一手資料的收集，確保第一手資料的完整性、真實(shí)性

（一）為了確保第一首資料的完整性、真實(shí)性，各個(gè)部門要認(rèn)真做好第一首資料的收集工作。部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真制定檔案收集的規(guī)章制度，積極與多個(gè)部門協(xié)調(diào)一致，起草規(guī)定統(tǒng)一的檔案格式，并將檔案格式發(fā)布在網(wǎng)頁上，或者直接發(fā)給相關(guān)責(zé)任人的郵箱里，并要求制表人嚴(yán)格按照規(guī)定格式起草文件。收集歸納檔案時(shí)，既要收集整理紙質(zhì)文檔，又要建立健全電子文檔庫，并督促相關(guān)制表人及時(shí)上交紙質(zhì)文檔和電子文檔，驗(yàn)收時(shí)要認(rèn)真檢查每個(gè)負(fù)責(zé)人的簽字情況，整理時(shí)要細(xì)心認(rèn)真，分類要科學(xué)準(zhǔn)確，便于查找，根據(jù)文件類別，編號，還要貼上標(biāo)簽，把電子文檔科學(xué)歸類儲存。

（二）要對檔案內(nèi)容及格式嚴(yán)格把關(guān)。首先，基層檔案管理者，是高校各種第一手檔案資料的收集者，直接決定檔案的質(zhì)量。所以收集第一手檔案時(shí)一定要做好檔案文件的把關(guān)工作，比如，檔案原始文件的文本格式、檔案的原始記錄、原始文件以及各級部門的負(fù)責(zé)人的親筆簽字、負(fù)責(zé)部門的簽章等，都要仔細(xì)檢查，嚴(yán)格驗(yàn)收，確保第一手資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、完善化。其次，基層工作者作為第一手資料的收集者，要對相關(guān)資料的內(nèi)容以及所涉及的專業(yè)知識有一定的了解。這樣才能科學(xué)的、合理的對文件進(jìn)行歸類整理。

三、要做到紙質(zhì)文件與電子文件并存

（一）隨著信息化時(shí)代的到來，電子文件越來越起著舉足輕重的作用。電子文件的鑒定與歸檔在現(xiàn)今檔案管理中是必不可少的一部分。只有認(rèn)真的對電子文檔進(jìn)行鑒定，才能合理的對文件進(jìn)行歸檔。區(qū)分文件的價(jià)值是電子文件歸檔的核心部分，在高校檔案管理中，只有對學(xué)生，或者教師教學(xué)，人事、科研有利用或者參考價(jià)值的電子文檔，才有必要保存下來，用處不大，或者經(jīng)常不用的電子文檔，可以刪除。

（二）區(qū)別真?zhèn)螌﹄娮游募臍w檔和鑒定有重要的作用。要保證電子文件的原件或真實(shí)的電子文件，與紙質(zhì)文檔互為憑證。為了保持電子文檔的原始性，需要?dú)w檔的電子文件還應(yīng)該區(qū)分出原件與復(fù)制件，制定文件的單位一定要將電子文件的原件歸檔，以保持電子文檔的依據(jù)性和憑證性?；鶎訖n案管理者還應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形標(biāo)示與電子文件一起歸檔，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。

四、提高案卷質(zhì)量，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化越來越起著至關(guān)重要的作用，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，提高卷宗質(zhì)量，做好文書的處理工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作的重要基礎(chǔ)工作。文書和檔案看似相互獨(dú)立，工作任務(wù)性質(zhì)各不相同，但是兩者是在文檔工作流程中密切相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。文書處理工作能做到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，檔案工作的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化就能抓住要害了。

（一）高度的責(zé)任心是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題是相近材料的重復(fù)與整理檔案的無序，所以，檔案管理人員必須有高度的責(zé)任心，強(qiáng)烈的主人翁的意識，嚴(yán)格認(rèn)真的收集整理檔案，注意檔案文件的格式、編號、簽字、公章等細(xì)節(jié)上的工作，才能做到檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)際工作中，歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，根據(jù)高校檔案管理的規(guī)定，將各種材料科學(xué)合理的分類，準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，有參考價(jià)值和利用價(jià)值的，才能立卷或歸檔。再者立卷歸檔要明確重點(diǎn)，合理分工，在整理歸檔時(shí)，要根據(jù)文檔的內(nèi)容、形式、和作用區(qū)分文件和資料之間的差別，認(rèn)真分析，仔細(xì)篩選，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（二）提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。大量的實(shí)踐工作證明，案卷材料的收集是檔案工作中最重要的一環(huán)，檔案的完整與否直接影響和決定著檔案的價(jià)值，收集檔案的方法和檔案的裝訂是否美觀，整潔、規(guī)整是影響和決定檔案是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)操性因素。因此，在推進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，一定要做好檔案的收集工作，研究切實(shí)可行的歸檔方法，做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索工作，解決好檔案的裝訂質(zhì)量問題，提高檔案的規(guī)范化管理。