醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的規(guī)范化管理及應(yīng)用分析

文/河北省榮軍醫(yī)院 郭婧懿

由于醫(yī)院對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案缺乏一定的規(guī)范性，導(dǎo)致難以保證醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理的管理質(zhì)量，給醫(yī)院的規(guī)范化管理帶來(lái)障礙。

一、我國(guó)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的管理與醫(yī)院的其他檔案管理相比，具有明顯的隨機(jī)性。目前我國(guó)大部分醫(yī)院的醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案根據(jù)其內(nèi)容的不同被分散保管在不同的部門。不同的部門采取不同的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行管理，例如有的部門采用專人對(duì)檔案進(jìn)行保管，有的部門則采取崗位輪換制對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行管理。部門人員由于還承擔(dān)著自己的本職工作，導(dǎo)致無(wú)法分散出大量的精力對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行整理，不能及時(shí)的記錄風(fēng)險(xiǎn)檔案內(nèi)容。而采取風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的管理工作崗位輪換制，由于不同時(shí)期的管理人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案記錄的方式不同，導(dǎo)致記錄內(nèi)容的不規(guī)范，有時(shí)由于交接工作的不完整，致使風(fēng)險(xiǎn)管理檔案記錄內(nèi)容存在不同程度的缺失和遺漏現(xiàn)象。

二、如何規(guī)范化管理醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的管理工作

（一）建立健全的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案組織。醫(yī)院內(nèi)部要建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管理組織，醫(yī)院院長(zhǎng)作為風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)的主任，主持風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)內(nèi)的各項(xiàng)事宜；委員為院內(nèi)的各科室員工。風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)承擔(dān)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理?xiàng)l例的制定工作，定期對(duì)委員會(huì)內(nèi)的管理工作進(jìn)行評(píng)定。管理與風(fēng)險(xiǎn)管理檔案相關(guān)的一切事宜。委員會(huì)要定期召開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)估測(cè)會(huì)議，及時(shí)的對(duì)院內(nèi)可能存在的各種危險(xiǎn)因素進(jìn)行相關(guān)調(diào)查。主任及各委員要及時(shí)的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行查看，分析問(wèn)題的來(lái)源，制定相應(yīng)的處理辦法與改善措施。

醫(yī)院的質(zhì)量控制部門對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，處理有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理的大小事宜。質(zhì)量控制部要依照風(fēng)險(xiǎn)管理?xiàng)l例制訂報(bào)告表和評(píng)審記錄，做到及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)管理組織進(jìn)行匯報(bào)。醫(yī)院各科室及部門要明確自己的風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)容，及時(shí)規(guī)范的上交風(fēng)險(xiǎn)管理檔案資料。

（二）明確醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案內(nèi)容。院內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的記錄人員要明確風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的記錄內(nèi)容，及時(shí)、詳細(xì)的對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案進(jìn)行記錄。風(fēng)險(xiǎn)管理檔案記錄內(nèi)容要以院內(nèi)的不良事故管理作為記錄基礎(chǔ)，并對(duì)以下內(nèi)容做出詳盡的記錄。一是要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)管理性文件做出明確記錄，包括質(zhì)量控制部門上報(bào)的報(bào)告表和調(diào)查表，醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理?xiàng)l例和風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)制定的參考文件等，提升風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的利用價(jià)值。二是風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中的執(zhí)行性文件。包括院內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)資料收集、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)檔案、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案、評(píng)審風(fēng)險(xiǎn)管理具有有效性的檔案等。三是有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理組織的各項(xiàng)重要文件。

（三）明確風(fēng)險(xiǎn)管理檔案記錄及管理要求。醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的文字書寫必須要采用專業(yè)檔案用紙，書寫時(shí)不得用鉛筆或圓珠筆對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行書寫，必須采用黑色碳素筆或者鋼筆。對(duì)不良事故進(jìn)行記錄時(shí)，與其相關(guān)的書面材料必須為原件或者復(fù)印件。對(duì)復(fù)印件的要求是，文字內(nèi)容必須清楚，不能出現(xiàn)字跡模糊的現(xiàn)象，不能缺頁(yè)或漏頁(yè)。風(fēng)險(xiǎn)管理資料不僅要有紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，而且還要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行電子備份，防止紙質(zhì)檔案由于保管不當(dāng)?shù)仍?，造成檔案損壞或字跡不清的現(xiàn)象的發(fā)生。風(fēng)險(xiǎn)管理檔案管理人員要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔工作。

醫(yī)院對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案要有明確的管理要求。醫(yī)院的各科室要對(duì)自己部門的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行組卷，再按照事故分類進(jìn)行二次組卷。各科室可以采取不同的顏色對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)記。這樣有利于分清事件發(fā)生的嚴(yán)重性。應(yīng)對(duì)醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行明確的編號(hào)處理。對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的順序規(guī)則則是風(fēng)險(xiǎn)管理的文字資料應(yīng)在圖表和聲像資料之前。

三、醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的重要意義

醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案記錄了從醫(yī)院建立之初到如今院內(nèi)的各種醫(yī)療事故、院內(nèi)醫(yī)生業(yè)務(wù)情況以及醫(yī)療器械的使用狀況，是醫(yī)院管理的寶貴資源。醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)行起到了良好的監(jiān)督作用，促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院工作效率的提高。醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案在醫(yī)院處理醫(yī)療事故方面具有至關(guān)重要的作用，例如，當(dāng)醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故時(shí)，醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案因詳細(xì)記錄了醫(yī)療事故的發(fā)生經(jīng)過(guò)，在確定醫(yī)院有無(wú)過(guò)錯(cuò)方面，成為醫(yī)療事故中的關(guān)鍵證據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院在日常的工作中要重視對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案的管理工作。各部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行管理時(shí)，要找到具有一定檔案管理知識(shí)的工作人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理。要使風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的管理做到科學(xué)規(guī)范化。建立健全的風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，管理人員要明確風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的記錄內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行記錄要求和管理要求，做到及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。風(fēng)險(xiǎn)管理檔案人員必須做好風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的管理工作，為院內(nèi)管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]馮麗萍.醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的規(guī)范化管理及應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)院,2014(09).

[2]潘立軍.規(guī)范化管理在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案中的應(yīng)用及效果分析[J].中國(guó)管理信息化,2015(14).

[3]林佃相,張濤,顏景潤(rùn).當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析[J].黑龍江史志,2014(09).