檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/上海市楊浦區(qū)中心醫(yī)院 張煜婷

檔案管理模式改革被多次提及，主要是原有管理中存在著制度、手段、內(nèi)容等方面的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理不合時(shí)宜發(fā)展。醫(yī)院檔案最為重要的作用就是整理醫(yī)院各項(xiàng)信息，指引醫(yī)院的發(fā)展方向，但現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理存在一些問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行改革，而加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理并且不斷完善檔案管理模式，是促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展、不斷提升公信力的有效途徑。

一、醫(yī)院檔案管理內(nèi)容及意義

醫(yī)院檔案管理內(nèi)容包括從醫(yī)院成立至今的發(fā)展資料、基建信息、人事信息等，是對(duì)醫(yī)院整體的信息保管平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院管理有著重要的意義。此外，醫(yī)院檔案管理對(duì)于監(jiān)控醫(yī)院發(fā)展、提升醫(yī)院工作效率等方面也起到了重要的作用，特別是通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的分析，可以有效調(diào)取各單位的資料信息。例如，行政管理手段、基礎(chǔ)設(shè)施檔案信息、黨群信息檔案等。并且醫(yī)院的文書(shū)檔案范圍廣，管理程度深，從文字影像等各方面對(duì)醫(yī)院進(jìn)行管理，是醫(yī)院發(fā)展的重要資源庫(kù)。

二、醫(yī)院行政檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制主次不分，檔案管理機(jī)構(gòu)重疊。檔案管理形式多樣，不同行業(yè)對(duì)檔案管理有不同的管理機(jī)制。在醫(yī)院檔案管理工作中，管理機(jī)制主要以醫(yī)院文書(shū)檔案、人事檔案、病歷檔案等資料性檔案為主，但是，這些檔案在發(fā)展過(guò)程中，缺乏分清對(duì)保管內(nèi)容的分類(lèi)。對(duì)于醫(yī)院發(fā)展歷史、發(fā)展方向及發(fā)展前景等計(jì)劃性管理內(nèi)容缺乏整理。檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的整理收集工作，其最重要的作用是對(duì)檔案內(nèi)容及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析鑒定，但現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理工作缺乏對(duì)檔案的實(shí)質(zhì)認(rèn)識(shí)，將各部分檔案分離保管，造成各科室檔案有重復(fù)保管現(xiàn)象，加重了檔案管理的負(fù)擔(dān)，又不能便于整理，導(dǎo)致檔案查找不方便。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，業(yè)務(wù)能力欠缺。醫(yī)院是不可缺失的服務(wù)行業(yè)，其是使人們生命得以保障的重要資源。所以，醫(yī)務(wù)人員的職責(zé)更多是如何提升專(zhuān)業(yè)技術(shù)、保障人們的生命安全，對(duì)于檔案信息保管方面缺乏管理意識(shí)。醫(yī)院檔案管理包括人事檔案、文書(shū)檔案、病歷檔案等多方面內(nèi)容，分類(lèi)管理細(xì)則多，所以，一般檔案管理人員的能力不足，無(wú)法完全區(qū)分各檔案的屬性及性質(zhì)，導(dǎo)致檔案歸類(lèi)出現(xiàn)邏輯混亂，造成檔案部分內(nèi)容缺失或是分類(lèi)錯(cuò)誤，給醫(yī)院檔案資源造成系統(tǒng)性錯(cuò)誤，重新整理更浪費(fèi)時(shí)間精力。

（三）信息檔案形式不統(tǒng)一，檔案管理較分散。現(xiàn)今醫(yī)院的檔案保管形式雖然以信息檔案保管為主，但是信息技術(shù)應(yīng)用的形式卻存在很大問(wèn)題。其一，信息檔案整合性差。一般醫(yī)院檔案信息都是各職能科室各自管理，很少有信息共享數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，但是這造成了檔案缺乏針對(duì)性管理現(xiàn)狀，一旦需要特殊病歷借鑒經(jīng)驗(yàn)，就需要翻找所有文書(shū)檔案或是病歷檔案，更不利于檔案管理。其二，信息技術(shù)應(yīng)用不徹底。一般醫(yī)院檔案管理在使用過(guò)程中，只能達(dá)到收集、整理、查閱的功能，缺乏對(duì)于檔案系統(tǒng)的反饋分析應(yīng)用，而電子信息之所以逐漸占據(jù)檔案管理的主導(dǎo)地位，也正是因?yàn)樗憬莘治觥⒈憬莺{(diào)的特點(diǎn)，但醫(yī)院電子檔案缺乏專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理，比如一些病歷檔案與科研檔案分離管理，電子檔案只能搜索一方信息，對(duì)于二者相關(guān)聯(lián)的分析內(nèi)容缺少，檔案管理的綜合性低。

（四）缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，檔案工作過(guò)于被動(dòng)。由于醫(yī)院檔案管理未出現(xiàn)過(guò)大失誤，所以，醫(yī)院管理者對(duì)于醫(yī)院檔案管理的專(zhuān)業(yè)意識(shí)淡薄，認(rèn)為醫(yī)院檔案只需要保管好各項(xiàng)資料、便于隨時(shí)查閱即可，沒(méi)有意識(shí)到醫(yī)院發(fā)展與檔案管理之間的必然聯(lián)系。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益來(lái)源于患者的信任、醫(yī)務(wù)人員的能力及醫(yī)院公信力，這些方面在醫(yī)院歷史發(fā)展中都有相關(guān)檔案分析。但是，由于醫(yī)院缺少這種檔案管理認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的歷史完整性無(wú)法保證，并且一般文書(shū)檔案保管是針對(duì)發(fā)展時(shí)期發(fā)生的事情、規(guī)章制度等方面被動(dòng)的進(jìn)行保管，缺乏主動(dòng)可發(fā)檔案管理的意識(shí)，使很多檔案信息出現(xiàn)如果不進(jìn)行記錄就不進(jìn)行保管的問(wèn)題，不利于檔案改革發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革的途徑

（一）提升檔案管理意識(shí)，提高檔案管理效能。以上原因可以看出，現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理模式存在諸多問(wèn)題，需要合理有效地改善途徑，以此來(lái)促進(jìn)醫(yī)院管理。意識(shí)是行動(dòng)的來(lái)源，所以，促進(jìn)檔案管理模式改革的首要方式就是提升檔案管理的意識(shí)。首先，提升醫(yī)院管理者的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員應(yīng)該將管理意見(jiàn)整理成發(fā)展計(jì)劃書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，通過(guò)檔案管理信息規(guī)劃醫(yī)院各科室發(fā)展，同時(shí)宣傳檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及有效手段，將檔案管理落到實(shí)處，以提升管理意識(shí)。其次，提升檔案管理人員的信息分類(lèi)整理意識(shí)。因?yàn)闄n案的分類(lèi)有行政、人事、基建等各方面檔案信息，這些信息會(huì)有重復(fù)內(nèi)容，檔案管理者需要將重復(fù)部分分塊處理，將類(lèi)別差距大的內(nèi)容分類(lèi)保管，將信息重復(fù)的檔案建立合并檔案庫(kù)，便于檔案管理。各科室檔案收集的信息是醫(yī)院檔案工作內(nèi)容的來(lái)源，只有基層檔案收集準(zhǔn)確，才能完善檔案資料的管理，促進(jìn)管理模式向系統(tǒng)化、規(guī)范化改革。

（二）完善檔案管理手段，建立綜合性檔案資源庫(kù)。檔案的收集與整理應(yīng)該拓寬管理渠道，不應(yīng)將檔案局限于基礎(chǔ)信息整理，要從醫(yī)院實(shí)際發(fā)展出發(fā)，加強(qiáng)各分類(lèi)檔案信息的整合，建立統(tǒng)一檔案資源庫(kù)，將各科室檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且可以配備一些資源分析軟件，在查找或檢閱信息時(shí)，可以出現(xiàn)對(duì)醫(yī)院發(fā)展前景、醫(yī)院發(fā)展歷史等方面的反饋信息，便于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展工作，進(jìn)而提升醫(yī)院的工作效率。其次，加強(qiáng)信息檔案的共享，各大醫(yī)院應(yīng)該建立檔案共享平臺(tái)，對(duì)于一些檔案資源進(jìn)行分享，提升醫(yī)院的管理效率。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理的主動(dòng)性。由于檔案管理人才的缺失，使醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前。所以，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理改革時(shí)，應(yīng)該不斷地對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，定期對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)各方面檔案分類(lèi)基礎(chǔ)知識(shí)，增加管理人員對(duì)醫(yī)院檔案信息的分類(lèi)了解；其次，讓檔案管理人員對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，教導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員如何便捷保存病人資料以及如何實(shí)現(xiàn)檔案保管的多元化，提升檔案管理的雙向發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理向?qū)I(yè)化模式改革。

（四）完善管理機(jī)制發(fā)展，保證長(zhǎng)效規(guī)范管理。原有醫(yī)院檔案管理對(duì)于檔案鑒定分析等內(nèi)容缺乏完善機(jī)制，在檔案管理改革中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注。醫(yī)院檔案必須從制度上建立“收集-整理-鑒定-分析”的一體化模式，才能促進(jìn)醫(yī)院管理形成科學(xué)化、規(guī)范化的管理機(jī)制。首先，應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案整體信息進(jìn)行整合收集，建立完整的檔案資源；其次，統(tǒng)一規(guī)范管理，將不同類(lèi)別、不同層次的信息分類(lèi)整理，形成管理樹(shù)形圖，優(yōu)化體制；再次，行政檔案人員對(duì)于各科室檔案進(jìn)行鑒定評(píng)估，對(duì)于重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行劃分，生成分析報(bào)告，進(jìn)行科室評(píng)估；最后，對(duì)于各分類(lèi)檔案進(jìn)行分析，分析醫(yī)院整體發(fā)展的趨勢(shì)、受影響的因素都有哪些，從而形成醫(yī)院的整體分析，以檔案信息的歸類(lèi)方法解決醫(yī)院管理中存在的問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容多，較為雜亂，管理體系十分受約束。在檔案管理工作不斷發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理改革刻不容緩，面對(duì)現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理意識(shí)差、信息技術(shù)應(yīng)用性低、管理機(jī)制不完善的現(xiàn)狀，應(yīng)該從專(zhuān)業(yè)性、信息性、管理機(jī)制等方面進(jìn)行改革，以確保醫(yī)院檔案管理模式的科學(xué)化、合理化發(fā)展，提升資源的合理分配效率。

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