基層單位檔案管理工作重要性之我見

文/承德市外八廟管理處 毛俊芝

一、基層單位檔案管理工作的重要性

基層單位的檔案是單位生產(chǎn)、經(jīng)營活動中直接形成的真實記錄，是單位規(guī)范管理的一項基礎(chǔ)性工作，是單位發(fā)展過程的歷史憑證，是寶貴的經(jīng)驗財富和信息資源，是與單位同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，其中包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、安全檔案等等。各種材料記錄著單位不同時期，不同階段的發(fā)展過程，它在科學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、處理重大問題中，有著依據(jù)、憑證等重要作用。如：某單位因違規(guī)用電造成了火災(zāi)事故的發(fā)生，在事故調(diào)查中，安全檔案的原始記錄是調(diào)查事故原因、分清相關(guān)人員責(zé)任的依據(jù)。只因安全檔案中日常檢查工作記錄不全，缺少被檢查單位負(fù)責(zé)人簽字，盡管檢查人員一再強調(diào)事發(fā)前曾經(jīng)已將此處進行了斷電處理，而被檢查單位負(fù)責(zé)人否認(rèn)此事，雙方各執(zhí)一詞，掙得面紅耳赤，“口說無憑，立字為證”這句諺語在這里得到了充分體現(xiàn)。在最后定責(zé)時致使檢查人員、被檢單位當(dāng)事人、負(fù)責(zé)人以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都受到了追責(zé)處罰。實踐證明，檔案管理的好壞，直接影響著單位生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作規(guī)范性管理的落實，直接影響著單位領(lǐng)導(dǎo)的決策和指導(dǎo)工作，由此可見，檔案管理在現(xiàn)實工作中的權(quán)重非同一斑，做好基層檔案管理工作責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)。

二、基層單位檔案管理工作當(dāng)前存在的問題

（一）對做好檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位。長期以來，在大多數(shù)人心里，認(rèn)為檔案管理工作只是應(yīng)付一些上級考評檢查所需，而無實際作用，沒有把檔案管理工作提高到應(yīng)有的認(rèn)識層面加以認(rèn)識，還存在著“檢查時重要，不檢查不要” 的錯誤觀點對待檔案管理工作，往往是抱著“日常不收集，檢查搞突擊”的工作態(tài)度，在上級檢查、考核驗收前臨時抱佛腳，抽調(diào)人員突擊整理歸檔應(yīng)付，沒有認(rèn)識到基層檔案在信息化時代的實用價值。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是收集、整理、保管一些已過時的文件材料，投入人、財、物去管理，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，出不了政績，沒有真正的從對歷史負(fù)責(zé)、對工作負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

（二）檔案管理力量還較為薄弱?；鶎訂挝挥捎诜N種原因，一直面臨著“人少事多”的情況，很多單位沒有設(shè)專職檔案管理人員，一般由辦公室文秘人員兼管，且該人員在實際工作中，疲于應(yīng)付日常上傳下達、起草行文、撰寫總結(jié)等多項瑣碎繁忙的工作，客觀上導(dǎo)致了文秘人員很難全身心地投入到檔案管理工作中去。盡管有的文秘人員很想做好這項工作，卻是力不從心，致使有些檔案收集歸檔不及時，材料不齊全、不規(guī)范。另外，充當(dāng)檔案管理的兼職人員由于工作需要時有變動，不夠穩(wěn)定，檔案業(yè)務(wù)知識欠缺，工作鏈銜接不到位，致使檔案管理質(zhì)量一直不高，極大地降低了基層單位的檔案管理水平。

（三）硬件建設(shè)投入相對不足。檔案管理工作必須以物質(zhì)基礎(chǔ)為保障，必須要有專項經(jīng)費才能得以完善?，F(xiàn)實中，盡管每年上級部門都加大了對基層單位的資金投入力度，但具體落實到檔案管理中的資金仍不足,很多基層單位都沒有自己的檔案室，設(shè)施設(shè)備老化，辦公室、庫房、閱覽室三不分同處一室現(xiàn)狀存在于很多基層單位，即便有些基層設(shè)置了檔案室，也與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的檔案室要求相差甚遠(yuǎn)；更有甚者將檔案庫房、儲物室共用，隨意找柜子存放檔案，五花八門不統(tǒng)一，比較零亂，極易發(fā)生檔案缺失現(xiàn)象，不利于檔案的保存和利用。這種硬件建設(shè)投入不足，設(shè)施不完善，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)欠缺現(xiàn)象還存在于很多基層單位。

（四）基層檔案管理與服務(wù)不相匹配。在實際工作中，有的基層只注重文書檔案的收集，而忽視了聲像檔案、電子文檔的收集保管工作，使檔案失去了其應(yīng)有的系統(tǒng)性與完整性，即便是對已有的紙質(zhì)材料，有的基層單位也是堆放保存，沒能及時整理、分類、立卷歸檔，致使有些需要的資料沒法查找，影響了檔案的利用。另外，隨著科技的不斷發(fā)展，基層單位也大都配備了電腦等一些新設(shè)備，但是在應(yīng)用服務(wù)上也存在著一些問題，由于配備的電腦有限，一個科室?guī)讉€人共用一臺，很難保證電子文檔從生成到歸檔不被刪改、刪除丟失的可能，以及檔案人員不能熟練使用管理軟件等，其不能真正的提高工作效率，讓檔案信息得到有效的利用。

（五）基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。前面也已經(jīng)提到，在實際工作中，由于基層單位大多數(shù)對檔案管理這項工作沒有引起足夠的重視，檔案管理人員多數(shù)是兼職人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)只是粗淺的了解，業(yè)務(wù)不熟，難以適應(yīng)檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，不會使用帶有科技含量的檔案管理軟件及新的管理模式，還停留在傳統(tǒng)陳舊的“保管型”管理方式開展檔案工作，不能真正的應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，直接影響到檔案的完整與安全。

三、加強基層檔案管理工作的幾點建議

（一）加強宣傳，強化領(lǐng)導(dǎo)，提高全員的檔案管理意識。要想真正做好基層檔案管理工作，就必須從上到下全員解放思想，更新觀念，從思想上充分認(rèn)識到基層檔案管理工作的重要性。要通過各種途徑搞好宣傳發(fā)動，通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、櫥窗、宣傳欄等多種形式廣泛宣傳檔案工作、介紹檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、作用等，普及檔案知識。利用多媒體組織大家觀看檔案的重要作用紀(jì)錄片，以及適時開展檔案培訓(xùn)、檔案講座等，充分發(fā)揮宣傳、教育功能，動員全體人員關(guān)注檔案工作，自覺做好檔案管理工作，以此來提高全員對檔案的認(rèn)識。促使單位領(lǐng)導(dǎo)從根本上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性、必要性和實用性，切實把檔案管理納入單位的重要議事日程，作為單位發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，在實際工作中，加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門、工作人員、崗位職責(zé)，使檔案管理工作層層有人抓、事事有人管，確保檔案工作各項管理措施落到實處，使之更好地服務(wù)于單位的建設(shè)和發(fā)展。

（二）加大投入，立足規(guī)范，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是確保檔案有效保存、延長檔案壽命、充分發(fā)揮其信息提供與利用的物質(zhì)保障。基層單位要從根本上改變無檔案室、檔案庫房和“一室多用”的現(xiàn)狀，就要根據(jù)本單位實際，不斷加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，多渠道籌措資金增加硬件設(shè)施的投入力度，切實改善檔案室辦公環(huán)境和檔案庫房設(shè)施，不斷完善硬件設(shè)備，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，立足規(guī)范，避免樣子工程，做到“三室分開”即：庫房、閱檔室、辦公室三室分開。配備專用質(zhì)優(yōu)的檔案櫥、檔案盒、裝訂機、計算機、打印機、空調(diào)機、溫濕度計等設(shè)備，努力使檔案庫房達到“八防功能”，即：防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防蟲、防鼠。以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展，確保檔案的安全、有序管理。

（三）穩(wěn)定隊伍，強化培訓(xùn)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。基層單位要提高檔案管理的整體水平，就要根據(jù)工作實際，設(shè)立專職檔案管理人員，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員從事檔案工作，保持隊伍的相對穩(wěn)定性，明確職責(zé)范圍，使其專心致力于檔案管理工作。同時，要注意專職人員自身業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，堅持學(xué)以致用的原則，采取“走出去，請進來”的辦法，積極創(chuàng)造條件組織檔案工作人員到先進單位觀摩學(xué)習(xí)、交流，取人之長，補己之短；聘請檔案部門專業(yè)人員到單位現(xiàn)場授課指導(dǎo)，培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識、計算機應(yīng)用等，使檔案工作人員及時掌握檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)程、要求，以及領(lǐng)悟一些先進的現(xiàn)代化管理理念，提高業(yè)務(wù)技能。另外，在實際工作中，專職人員要勤奮好學(xué)，愛崗敬業(yè)，在學(xué)中干，干中學(xué)，用高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，過硬的業(yè)務(wù)技能，大膽的創(chuàng)新精神，把單位的檔案管理工作提高到一個新水平。

（四）依法治檔，建章立制，完善檔案管理規(guī)章制度建設(shè)。加強制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案管理工作的迫切要求。為使檔案管理工作更趨科學(xué)、規(guī)范、易于操作，必須把規(guī)范行為、從嚴(yán)管理作為檔案管理工作的筋骨，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、借閱、安全等各個環(huán)節(jié)均建立健全各項規(guī)章制度，如：《檔案管理人員工作職責(zé)》、《借閱制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》等一系列規(guī)章制度。在日常實際工作中，嚴(yán)格遵守、執(zhí)行，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依、程序清晰，職責(zé)到位，形成檔案工作的良性循環(huán)，實現(xiàn)檔案管理工作的法制化、制度化、規(guī)范化。

（五）歸檔完整，提升服務(wù)，提高檔案的利用價值。做好檔案材料的收集，是確保檔案材料完整的重要環(huán)節(jié)。首先，檔案人員要注重日常檔案的收集工作，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集影像、照片、錄音等介質(zhì)載體的信息。其次，監(jiān)督、指導(dǎo)所屬各科室等部門檔案的收集、整理，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，抓好細(xì)節(jié)，協(xié)調(diào)好本科室與各部門之間的聯(lián)系，爭取檔案收集的主動權(quán)，保證各部門形成的文件按時按要求及時歸檔移交。特別是職能科室檔案，為了查檔方便，不愿移交自行保管問題，要多方協(xié)調(diào)，采取原件移交復(fù)印件留存的方式，確保檔案的統(tǒng)一管理。另外，優(yōu)化服務(wù)措施，對檔案資源進行信息挖掘，把死資料變成活信息，把檔案管好用活，提高檔案信息的利用價值。同時，在科技飛速發(fā)展的今天，要充分利用計算機高新技術(shù)，提高檔案管理的科技含量，為利用者提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)，早日適應(yīng)新時期基層單位檔案管理工作的迫切需要。

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