高校科研檔案信息資源共享平臺構(gòu)想
——以廣州市為例

文/廣州工商學(xué)院　孫淳

高?？蒲袡n案信息資源共享平臺構(gòu)想
——以廣州市為例

文/廣州工商學(xué)院孫淳

通過分析廣州地區(qū)高校科研檔案信息資源共享平臺的必要性、可行性及其建設(shè)原則，對共享平臺建設(shè)提出成立專門性領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、整合科研檔案信息資源、開展多功能全方位個性化信息服務(wù)等建議。

科研檔案；檔案信息資源共享；共享平臺

科研管理和檔案管理在整個高校教育管理中處于重要地位，科研檔案本身具有基礎(chǔ)性特點，是高?？蒲谢顒又兄苯有纬傻?、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，也是一種重要的科研信息資源，具有一定的參考價值?？蒲袡n案信息化能使科研檔案管理變得越來越科學(xué)化、規(guī)范化，依托高?？蒲袡n案信息資源共享這樣的平臺，能使管理信息系統(tǒng)的功能得以充分發(fā)揮，不斷地提高工作效率和效能，更好地為高校教育科研工作者服務(wù)，促進高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)發(fā)展。

一、共享平臺建設(shè)必要性分析

（一）推進廣州教育科研檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建和完善科研檔案管理體系的客觀需要。廣州地區(qū)高?？蒲袡n案信息資源共享平臺可以提供多項信息服務(wù)，如信息資源聯(lián)合目錄、數(shù)據(jù)同步接口、資源定期發(fā)送、信息適時更新等，使得高?？蒲袡n案信息資源配置與管理水平不斷提升，科研檔案信息資源數(shù)據(jù)庫不斷豐富完善。為了實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程傳輸與利用，各高校還可以通過檔案在線咨詢服務(wù)平臺，為檔案利用者開放檔案目錄或開放檔案全文。廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的建立，是在采用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過建立和完善科研檔案信息資源整合應(yīng)用機制，不斷推進廣州教育科研檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建起現(xiàn)代科研檔案管理體系。

（二）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，加強高校信息公開、密切管理部門與師生關(guān)系的有效措施。通常，各高校科研管理部門會通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)《高等學(xué)校信息公開辦法》、《高等學(xué)校信息公開事項清單》的規(guī)定，建立高校信息公開專欄，將涉及科研管理部門基本信息、學(xué)風(fēng)建設(shè)信息、科研項目經(jīng)費信息、科技計劃管理信息（含不涉密的館藏科研檔案文件目錄）、科研誠信管理信息等在網(wǎng)上向社會公眾公開。這樣，師生就可以通過互聯(lián)網(wǎng)或移動終端等設(shè)備訪問廣州地區(qū)建立高校科研檔案信息資源共享平臺查閱所需科研檔案信息。廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的建立，整合教育電子政務(wù)系統(tǒng)中已有的文件資料檔案信息資源，對涉及科研的電子文件信息進行統(tǒng)一管理和提供利用，能真正實現(xiàn)與教育電子政務(wù)系統(tǒng)無縫鏈接，為師生和社會公眾提供統(tǒng)一有序、權(quán)威全面、高效快捷的信息服務(wù)，為管理部門和師生搭建起有效溝通的信息橋梁。

（三）檔案信息化建設(shè)面臨電子文檔一體化管理與保護、開發(fā)等方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。目前，廣州高校信息化建設(shè)發(fā)展快，數(shù)字校園

主要基礎(chǔ)設(shè)施基本建立；在公文雙軌制運行的背景下，網(wǎng)上電子公文傳遞辦理產(chǎn)生了大量的電子文檔；檔案工作也在載體管理方式上發(fā)生了轉(zhuǎn)變；《高等學(xué)校信息公開辦法》實施以來，各高校深化依法治校、推進校務(wù)信息公開，促使檔案管理與開放工作關(guān)口前移；各高校在制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)上存在各自為政、不統(tǒng)一的現(xiàn)象。大量的低水平重復(fù)性建設(shè)，導(dǎo)致設(shè)備硬件的利用率低，也為電子文檔資源遷移和共享、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的共享與綜合利用、安全保護帶來諸多不便。檔案信息化建設(shè)面臨電子文檔一體化管理與保護、開發(fā)等方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，利用信息化手段對電子文檔進行有效地管理利用，因此，建立廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺必須提上議事日程了。

二、共享平臺建設(shè)可行性分析

（一）快速發(fā)展的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為廣州高?？蒲袡n案信息資源共享提供了技術(shù)保障。隨著各式各樣數(shù)字信息資源的不斷出現(xiàn)，人們越來越傾向于通過一個統(tǒng)一的服務(wù)入口去無縫地訪問所有的信息資源，借助于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、云計算等高新技術(shù)的飛速發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)方式訪問獲取信息資源，要求建立共建共享服務(wù)平臺。不斷成熟的海量存貯技術(shù)為社會公眾集中統(tǒng)一管理電子文件提供了可能；存儲容量不斷增大的硬盤和磁盤陣列為電子文件的生成、歸檔提供了基礎(chǔ)；廣泛使用的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)兼容性強的應(yīng)用軟件為電子文件在不同平臺上的創(chuàng)建、讀寫與傳遞創(chuàng)造了條件；高增長的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及帶寬為電子文件的廣泛利用提供了舞臺。日新月異的計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為建設(shè)廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺提供了技術(shù)保障。

（二）圖書信息資源共享平臺的成功經(jīng)驗，為廣州高?？蒲袡n案信息資源共享提供了借鑒示范。1994年在廣東省高教廳和廣東省高校圖書館情報工作指導(dǎo)委員會的組織下，由華南理工大學(xué)圖書館牽頭成立了廣州石牌地區(qū)6所高校圖書館協(xié)作組，探索建立區(qū)域性共建共享的文獻(xiàn)保障模式，以保證石牌地區(qū)高校教學(xué)科研的文獻(xiàn)信息需求，體現(xiàn)聯(lián)合辦館的優(yōu)越性。2008年11月，又有3所圖書館加入?yún)f(xié)作組，成立“天河地區(qū)九校圖書館聯(lián)盟”。2010年元月，廣東外語外貿(mào)大學(xué)圖書館加盟“天河高校圖書館聯(lián)盟”，并改名為“廣州地區(qū)高校圖書館聯(lián)盟”。此后隨著廣州中醫(yī)藥大學(xué)圖書館、廣東商學(xué)院（現(xiàn)廣東財經(jīng)大學(xué)）圖書館的加入，“廣州地區(qū)高校圖書館聯(lián)盟”成員館總數(shù)達(dá)到了12所，覆蓋了廣州主要行政區(qū)，現(xiàn)已成為廣州甚至華南地區(qū)教育教學(xué)資源的重要文獻(xiàn)保障基地。廣州地區(qū)高校圖書館聯(lián)盟資源共享平臺的成功經(jīng)驗，為廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的建設(shè)提供了借鑒。

（三）高校教師信息素養(yǎng)有了明顯的提高，為廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺提供了人力保證。近年來，廣州地區(qū)高校一直積極地致力于教師教學(xué)科研能力和信息素養(yǎng)的提高，目前開展的“廣州高校信息素質(zhì)教育在線”項目就是一個很好的例子。這個項目主要是為了培養(yǎng)教師的信息素養(yǎng)和促進教師的專業(yè)化發(fā)展而建立的一個平臺，它提高了廣州地區(qū)教師利用教育科研信息資源的能力，使本區(qū)域教師應(yīng)用信息技術(shù)手段切實提高教學(xué)科研水平和信息素養(yǎng)，為廣州高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的順利運行提供了人力保證。

三、共享平臺建設(shè)基本原則

（一）堅持總體規(guī)劃與分步實施原則。高?？蒲袡n案信息資源共享平臺建設(shè)是一項需要多方合作，協(xié)同創(chuàng)新的系統(tǒng)工程。廣州地區(qū)教育科研管理部門和檔案管理部門要對科研檔案信息化的現(xiàn)狀進行分析，根據(jù)統(tǒng)一的總體規(guī)劃，分階段、分步驟實施，逐步完善廣州地區(qū)高?？蒲袡n案信息資源共享平臺。對廣州地區(qū)高?？蒲袡n案進行全文掃描或復(fù)制刻錄，基本實行計算機文件級檢索，實現(xiàn)信息資源共享和電子檔案網(wǎng)上實時歸檔，力爭三到五年通過檔案數(shù)字化基本建成檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，從而更好地為教育行政部門各項工作服務(wù)。

（二）堅持業(yè)務(wù)驅(qū)動與發(fā)展導(dǎo)向原則。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)，信息查詢、發(fā)布、反饋系統(tǒng)建設(shè)等基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是高校科研檔案信息資源共享平臺建設(shè)的重要組成部分。對高?？蒲袡n案信息資源進行集中整合，促使軟硬件資源共享，統(tǒng)籌教育信息網(wǎng)安全保密設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)高?？蒲袡n案信息資源基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫在各高校檔案部門、科研管理部門之間共享，廣州地區(qū)高校師生及社會公眾都可以通過利用科研檔案信息資源共享平臺來實現(xiàn)共享。

（三）堅持經(jīng)濟實用與長期發(fā)展原則。在高校科研檔案信息資源共享平臺建設(shè)中，經(jīng)濟性與實用性是重要的考慮因素之一。在軟硬件設(shè)備設(shè)施的選購上，采用國內(nèi)外先進的教育技術(shù)裝備，使用業(yè)界認(rèn)可、性價比高、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品，這樣才能在信息資源共享的過程中做到既能滿足于目前的現(xiàn)實需求，又能有利于長期發(fā)展和擴展的需要。

四、建立廣州地區(qū)高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的若干建議

（一）成立專門性機構(gòu)，加強領(lǐng)導(dǎo)與管理規(guī)劃。區(qū)域性高?？蒲袡n案信息資源共享平臺建設(shè)是一項重要的工作，主管部門領(lǐng)導(dǎo)重視、共享成員全員參與是關(guān)鍵，共享各方要積極配合做好制度和人財物等方面的工作。同時，高校科研檔案信息資源共享平臺建設(shè)又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一方面要從檔案數(shù)字化建設(shè)到檔案信息資源整合，另一方面要從建立門戶網(wǎng)站到共享檔案信息資源，這兩方面都需要全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)。為了扭轉(zhuǎn)共享過程中管理整體性差、條塊分割等不合理局面，全面系統(tǒng)地進行戰(zhàn)略規(guī)劃布局，制定、頒布和批準(zhǔn)有關(guān)資源開發(fā)、校際協(xié)作、共享目標(biāo)實現(xiàn)、各共享成員的權(quán)利與義務(wù)等方面的條例和規(guī)范，協(xié)調(diào)共享組織成員間利益均衡的關(guān)系，確保高校科研檔案信息資源共享建設(shè)規(guī)范、健康、有序的方向發(fā)展，在實現(xiàn)資源共享的整個過程中必須建立一個專門性的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)來統(tǒng)管全局，充分體現(xiàn)規(guī)劃統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、資源共享的原則。

（二）整合現(xiàn)有科研檔案信息資源，建立計算機管理科研檔案目錄。建立可信網(wǎng)絡(luò)運行系統(tǒng)，確保高?？蒲袡n案信息資源共享平臺與OA系統(tǒng)保持技術(shù)體系的一致性，實現(xiàn)系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件能夠直接收錄到共享平臺中。對實施雙軌制管理以來產(chǎn)生的電子文件做到在線實時歸檔，及時豐富檔案數(shù)據(jù)；對于以往的紙質(zhì)檔案進行全文掃描，并加載到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。通過整合現(xiàn)有科研檔案信息資源，實現(xiàn)科研檔案全宗管理、目錄管理和文件級電子文件的全面管理。

（三）開展多功能全方位的個性化信息服務(wù)。個性化信息服務(wù)，是指針對不同用戶的興趣和信息需求，采用不同的服務(wù)策略和方式，提供不同的信息內(nèi)容的服務(wù)。就現(xiàn)階段的環(huán)境條件而言，個性化信息服務(wù)至少應(yīng)包括定制、搜索和推薦等3個方面的服務(wù)。在個性化定制服務(wù)中，用戶可以根據(jù)自己的興趣和需求定制信息資源、界面和服務(wù)等信息。個性化信息檢索服務(wù)，是充分支持用戶在采用檢索策略、檢索方法和檢索結(jié)果處理上的個性化。個性化信息推薦服務(wù)，是通過網(wǎng)絡(luò)信息的挖掘，利用聚類方法、分類方法和協(xié)作推薦的方法實現(xiàn)實時個性化推薦。開展多功能全方位的個性化信息服務(wù)將有助于高?？蒲袡n案信息資源共享平臺的個性化服務(wù)水平。

總之，通過廣州地區(qū)高校科研檔案信息資源建設(shè)平臺，跨越教育行政部門、科研管理部門、檔案部門的界限，整合不同層次高?？蒲袡n案信息資源優(yōu)勢，最大限度面向科學(xué)研究一線的專業(yè)技術(shù)技術(shù)人員，提供實用的科研信息，幫助廣州地區(qū)高?？蒲腥藛T獲得學(xué)科前沿科研信息，最大程度的實現(xiàn)廣州地區(qū)科研檔案信息資源共享，最大限度盤活存量資源，減少資源閑置浪費，提高高?？蒲袡n案信息資源的利用率和使用效益，對廣州地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展起到良好的助推作用。

（本文系廣州市哲學(xué)社會科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題（編號：14G79）階段性成果。）

［1］王偉華.農(nóng)村檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺建設(shè)研究［J］.經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2012（01）：213-215.

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