論信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院　劉婷婷

論信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院劉婷婷

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展提供了有力的支撐，是整個醫(yī)院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學(xué)研究檔案、人事管理檔案等各個方面。本文闡述了信息時代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題，并提出了信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革途徑。

信息時代；醫(yī)院；檔案管理模式；改革

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是整個醫(yī)院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學(xué)研究檔案、人事管理檔案等各個方面。醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展提供了有力的支撐。近年來，隨著信息化時代的來臨，檔案數(shù)據(jù)載體、管理手段都發(fā)生了質(zhì)的變化，也為醫(yī)院檔案管理模式提出了新的要求，如何做好信息時代醫(yī)院檔案管理模式的改革成為擺在我們面前的重要課題。

一、信息時代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

美國CBS技術(shù)研究所的羅斯托指出：“信息時代檔案管理特點(diǎn)是以數(shù)字技術(shù)為保障，以網(wǎng)絡(luò)為媒介的快速化、便捷化、系統(tǒng)化管理”。信息時代醫(yī)院檔案管理具有以下特點(diǎn)：一是多樣性。信息時代醫(yī)院檔案管理有形式多樣化的特點(diǎn)。尤其是網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便，容量得到了無限的擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)載體發(fā)生了變化，檔案信息傳播的主體由單一中心轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘀行?，任何事件、任何人都可以作為檔案管理的主體，醫(yī)院檔案的歸類、編目、排序、檢索、歸檔、保存、調(diào)用等各項(xiàng)程序更加便捷，檔案管理的互動性突顯。如果說傳統(tǒng)的檔案管理是以存檔為中心的，那么在信息時代醫(yī)院檔案管理中則是以使用與服務(wù)為中心的。二是無限制性。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理受空間的限制較為嚴(yán)重，而在信息時代有了互聯(lián)網(wǎng)和移動網(wǎng)絡(luò)平臺的支持，使得有效突破了空間的限制，無論在任何地方都可以進(jìn)行檔案管理。檔案數(shù)據(jù)傳輸摒棄了傳統(tǒng)檔案管理存在的時間滯后性特點(diǎn)，增強(qiáng)了檔案管理信息傳播的實(shí)時性。如：醫(yī)生和病人可以直接通過網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行電子病歷的查閱。三是互動性。信息時代的醫(yī)院檔案管理具有互動性的特征，它不再是簡單的檔案數(shù)據(jù)存儲與使用，而是更加注重檔案使用者與檔案管理部門間的互動，檔案管理更加便捷、迅速、開放、多樣化，使得傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了巨大的改變。如：信息化背景下，醫(yī)院的各個部門可以共享醫(yī)療、行政、研究、財務(wù)等各方面的檔案資源，檔案使用者也可以成為檔案管理者。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

一是缺乏認(rèn)識。長期以來，廣大醫(yī)院對檔案管理呈現(xiàn)出“被動推動”的特點(diǎn)，醫(yī)院管理層對醫(yī)院檔案管理不重視，將檔案管理作為迎接上級檢查不得不做的工作。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中，認(rèn)為檔案管理是“可有可無”的事情，只能看到檔案管理的“投入”，無法看到檔案管理的“效益”，無法認(rèn)識到檔案管理對于醫(yī)院業(yè)務(wù)工作開展的重要性。這些都導(dǎo)致醫(yī)院檔案設(shè)備比較陳舊、檔案管理技術(shù)落后、檔案管理人員素質(zhì)低等一系列問題較為突出，降低了檔案處理的效率，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展。二是重醫(yī)輕檔。醫(yī)院通常將工作的主要精力集中在醫(yī)療臨床，在檔案工作中將重點(diǎn)放在電子病歷、HIS系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會診等醫(yī)療檔案管理方面，而對于人事管理、財務(wù)管理、醫(yī)療科研等方面檔案不重視，沒有樹立檔案全面管理的理念，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，造成檔案資源開發(fā)明顯不足。三是無方可遵。缺乏檔案的制度與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，醫(yī)院的檔案管理還沒有統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)模式，在檔案管理中隨意性較強(qiáng)，各個醫(yī)院的電子檔案管理都處在自我探索階段，尚未形成關(guān)于檔案收集、整理、歸檔、保存等一系列的完整系統(tǒng)的規(guī)章和制度。使得檔案工作人員在檔案管理中沒有責(zé)任機(jī)制，管理界線不清晰，管理職能交叉嚴(yán)重，“齊抓不共管”的現(xiàn)象突顯。同時，由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，接口、存儲方式不同，也使得醫(yī)院的門診收費(fèi)、病例病案收集、檢驗(yàn)、影像等系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌銜接。四是重管輕用。長期以來，廣大醫(yī)院不注重檔案的使用。醫(yī)院的大部分檔案被收集、存儲后，就被束之高閣，封閉式、保守式的“等客上門”特征明顯，檔案使用者對檔案的調(diào)用手續(xù)繁瑣、效率低下，沒有真正發(fā)揮出醫(yī)院檔案的應(yīng)有作用。

三、信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革途徑

（一）由“被動推動”向“主動出擊”轉(zhuǎn)變。信息時代背景下，醫(yī)院的檔案管理模式要由“被動推動”向“主動出擊”。醫(yī)院的負(fù)責(zé)人要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理的重視。要充分認(rèn)識到信息時代背景下檔案管理對于提升醫(yī)院總體管理水平的重要性，將檔案管理作為現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的重要內(nèi)容，將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的投入，加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)，完善電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，做好對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)，設(shè)立專門的檔案管理部門，推進(jìn)檔案的宣傳，最終充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用，使醫(yī)院的檔案管理再上新的臺階。

（二）由“重醫(yī)輕檔”向“全面治檔”轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理以醫(yī)療臨床為主不斷向信息時代的“全面治檔”轉(zhuǎn)變。樹立系統(tǒng)論理念，將檔案轉(zhuǎn)換、錄入、編碼、備份、檢索等管理工作作為一個系統(tǒng)工程看待，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、前瞻性。密切銜接醫(yī)院門診部、住院部、人事部、財務(wù)部、后勤部等各個部門，統(tǒng)籌好電子病歷、HIS系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會診等各方面檔案管理資源，建立網(wǎng)絡(luò)化、一體化的檔案管理體系。進(jìn)一步淡化“部門界線”，改變各自為政的局面，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開放式、集中式管理，實(shí)現(xiàn)“無指縫”對接。醫(yī)院檔案管理要突破部門的藩籬，跳出固定場所，在檔案的收集、存儲、分類等方面，要調(diào)動各部門的力量共同參與，在最快的時間內(nèi)加以處理，利用信息化資源，構(gòu)建開放、高效的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺。

（三）由“無方可遵”向“有章可循”轉(zhuǎn)變。推進(jìn)檔案“無方可遵”向“有章可循”轉(zhuǎn)變。要加強(qiáng)檔案的制度與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立統(tǒng)一的檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)模式。首先，要明確各個部門的檔案管理職能，建立崗位責(zé)任機(jī)制，將檔案管理目標(biāo)責(zé)任分解到每個部門，實(shí)現(xiàn)“齊抓共管、分工明確、各司其職”的檔案管理局面。其次，不斷完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在信息時代背景下，引入國際通用的ISO30301檔案（文件）管理體系，實(shí)現(xiàn)有法可依，推進(jìn)醫(yī)院電子檔案的“邊上傳、邊甄別、邊分類”，建立醫(yī)院檔案管理的DFS（分布式文件存儲）、Hadoop（高度可擴(kuò)展的分布式批量處理）、DaaS（上傳與查詢服務(wù)）等標(biāo)準(zhǔn)，使得醫(yī)院的各個部門在檔案管理中擁有統(tǒng)一的接口，在檔案信息抽取、信息分類、信息聚類、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)處理過程中實(shí)現(xiàn)同步，促進(jìn)醫(yī)院檔案的“靶向定位、按需存取、應(yīng)用盡收、即用即取”。

（四）由“重管輕用”向“管用并重”轉(zhuǎn)變。信息時代背景下要實(shí)現(xiàn)將醫(yī)院檔案的“重管輕用”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮苡貌⒅亍保龅綒w檔資料條理清楚、分類合理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)查詢方便。對醫(yī)院檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行有效開發(fā)，使檔案的利用更符合檔案使用者的需求。一方面，醫(yī)院的檔案管理部門要利用信息技術(shù)手段，對檔案使用者的需求特征、查閱偏好、檔案使用頻次、周期等方面進(jìn)行分析，為檔案使用者量身定制檔案內(nèi)容。如：在病歷檔案信息化管理中，可運(yùn)用計算機(jī)綜合查詢、分析、共享等功能，將病歷檔案反饋到各臨床科室，為治療方案的制定提供有效的依據(jù)。同時，可將病歷上傳至網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，檔案使用者在終端輸入病歷編碼即可對檔案進(jìn)行調(diào)取。另一方面，要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)媒體與新媒體的結(jié)合?；谝苿踊ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)，可以開發(fā)更加智能化的醫(yī)院檔案系統(tǒng)，為用戶提供更個性化、差異化的空間，使醫(yī)院檔案的用戶可以不受空間時間限制，隨時隨地的通過“主題檢索”的方式提取利用檔案。

總之，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展提供了有力的支撐，是整個醫(yī)院活動中具有保存價值的有效記錄，涵蓋了病人病歷病案、行政文書檔案、病學(xué)研究檔案、人事管理檔案等各個方面。信息時代醫(yī)院檔案管理工作具有多樣性、無限制性、互動性等特點(diǎn)。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在著缺乏認(rèn)識、重醫(yī)輕檔、無方可遵、重管輕用等問題，在未來的發(fā)展中，信息時代醫(yī)院檔案管理模式只有不斷由“被動推動”向“主動出擊”轉(zhuǎn)變、由“重醫(yī)輕檔”向“全面治檔”轉(zhuǎn)變、由“無方可遵”向“有章可循”轉(zhuǎn)變、由“重管輕用”向“管用并重”轉(zhuǎn)變，才能夠全面提高醫(yī)院檔案的管理效能。

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