試論商務(wù)文書的規(guī)范性

文/安徽省皖北煤電集團(tuán)上海同粲國際貿(mào)易有限公司 尹家維

文書往來是社會主體之間的信息溝通、傳遞的重要形式。作為國家黨政機關(guān)，有《黨政機關(guān)公文處理工作條例》以資遵循（2012年7月之前，分別有中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》）。而作為非國家黨政機關(guān)的企事業(yè)單位等社會組織，在文書往來處理上沒有可供遵照的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，一定程度上影響了文書處理工作的效率和效果。筆者作為一名企業(yè)辦公室工作者，謹(jǐn)結(jié)合多年來工作實踐中的體會，試論商務(wù)文書的規(guī)范性問題。

一、商務(wù)文書的概念與特點

古往今來，人們通過書寫、制作、傳遞文書來記錄和交流發(fā)布信息，文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的重要工具。如今，雖然信息存儲、傳遞的形式多種多樣，但書面文字材料仍然是最重要、最正式的一種形式。

通俗地說，一切書面文字材料，都可以稱之為文書?！拔臅币辉~，在《辭?！分械牡谝涣x項是“各種文件的統(tǒng)稱”?！冬F(xiàn)代漢語詞典》的解釋是“指公文、書信、契約等”。根據(jù)制發(fā)者和對象的不同，文書“有公務(wù)文書和私人文書之分”。公務(wù)文書簡稱“公文”，但現(xiàn)實生活中“公文”常常被理解為“國家黨政機關(guān)公文”，這一狹義的理解沒有把企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等社會組織制發(fā)的公文涵蓋進(jìn)去。“商務(wù)文書”作為企業(yè)之間及企業(yè)與其他社會組織之間傳遞信息的文件，一般不代表個人，也理應(yīng)歸為“公務(wù)文書”一類。

規(guī)范性是公務(wù)文書的應(yīng)有之意和重要特點。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）作者的法定性。公務(wù)文書是由法定的作者制成和發(fā)布的。黨政機關(guān)的文秘人員、企業(yè)和公司的辦公室文員等，盡管經(jīng)常負(fù)責(zé)公文的草擬、印制，但僅僅是作為特定機構(gòu)的特定崗位而承擔(dān)的工作職責(zé)，不能作為公文的作者。其他未經(jīng)授權(quán)許可的個人假托機構(gòu)和組織名義制作公文均屬于偽造公文。公文的作者是法定的，即公文代表的主體一定是指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)當(dāng)義務(wù)的組織，包括行政機關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位等等。即使是國家領(lǐng)導(dǎo)人或機關(guān)首長的名義發(fā)布的公文，也是領(lǐng)導(dǎo)人基于其法定職務(wù)而行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，他們也是法定的作者，并不是以個人身份發(fā)布公文。

（二）效用的正式性。國家黨政機關(guān)公文，或是傳達(dá)黨的路線、方針和政策，作為各條戰(zhàn)線工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩，或是代表各級人民政府的職權(quán)和意圖，一般都是通過一定的立法程序產(chǎn)生的，其效用的正式性不言而喻。除國家黨政機關(guān)之外，企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等社會組織制發(fā)的公文，同樣明確代表特定組織的意圖，例如公司印發(fā)的規(guī)章制度、簽訂的合同、發(fā)出的標(biāo)書，其效用的正式性也同樣明顯。

（三）體式的程式性。相對于私人文書、文學(xué)作品等來說，公文體式的程式性和規(guī)范性十分鮮明。公文因公眾性、法定性和正式性的特點，同時也為提高公文辦理效率和公文實際效果，決定其體式不能過于隨意，在長期使用、約定俗成的基礎(chǔ)上，有些體式已上升到法定的高度?！秶尹h政機關(guān)公文處理條例》就是由權(quán)威機關(guān)制定的，對黨政機關(guān)公文的種類、格式、行文規(guī)則、辦理流程等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。其他公文雖然沒有嚴(yán)格和明確的程式要求，但實際工作中一般均參照《國家黨政機關(guān)公文處理條例》辦理。

（四）辦理的程序性。公文從撰寫到制發(fā)、流轉(zhuǎn)、管理等一般都有約定俗成的程序。這一點與其體式的程式性類似，不同類別的公文對程序性的要求嚴(yán)謹(jǐn)度不同，或法定，或約定俗成。

二、商務(wù)文書規(guī)范性的重要意義

企業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的支柱作用。商務(wù)文書作為企業(yè)單位日常頻繁使用的書面材料，對企業(yè)在商業(yè)活動中協(xié)調(diào)各種關(guān)系、處理各類事務(wù)有著重要意義。商務(wù)文書與黨政機關(guān)公文一樣屬于“公務(wù)文書”，在作者的法定性、效用的正式性、體式的程式性、處理的程序性等方面具有相同的特點。因此，重視商務(wù)文書的規(guī)范性問題也具有重要意義。

（一）有利于提高商務(wù)文書的處理效率?！秶尹h政機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》）對黨政機關(guān)公文的種類、格式、行文規(guī)則、辦理流程等進(jìn)行了規(guī)范。按照條例規(guī)定，公文在制發(fā)、流轉(zhuǎn)和管理上都能有章可循，大大提高了公文處理的效率。例如在公文格式方面，由國家質(zhì)檢局、國家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布了《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）國家標(biāo)準(zhǔn)，使得公文制發(fā)人員在公文用紙、排版和印制上都可以做到模式化，提高公文印制效率的同時，也提升了公文的視覺效果，利于公文的閱讀和傳遞。就商業(yè)企業(yè)來說，發(fā)展越是成熟的行業(yè)，其商務(wù)文書的規(guī)范性也越高，例如銀行、中介等均已形成了程式化合同。

（二）有利于提升商務(wù)溝通的實際效果。規(guī)范商務(wù)文書的種類、格式、行文規(guī)則和辦理流程，既能突出商務(wù)文書的正式性，也能促進(jìn)企業(yè)間商務(wù)文書往來有章可循、按照辦理。例如：一份是政府機關(guān)發(fā)出的正式文件，有鮮明的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（俗成“紅頭”），主送機關(guān)標(biāo)注明確，排版印制規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)；而另一份是某單位發(fā)來的傳真，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識不突出，主送單位不明確，字體大小不一（小字體近乎看不清）。兩者的實際效果高下立現(xiàn)，前者讓接收者油然而生莊重感，后者給人感覺非常隨意（可能會被誤當(dāng)做廣告?zhèn)鲉味S手拋棄）。

（三）有利于解決商務(wù)活動中各類糾紛。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大和對規(guī)范管理要求的提升，也都會越來越重視商務(wù)文書的規(guī)范性，一般會制定內(nèi)部的公文處理辦法。遵照規(guī)范化的公文處理要求，能保證商務(wù)公文在格式上各要素齊全，在文本上減少歧義，在處理上流程清晰，在管理上減少疏漏，使得公文傳達(dá)的意圖更加明確，客觀地減少商務(wù)糾紛。

三、關(guān)于商務(wù)文書規(guī)范性的幾點建議

制定商務(wù)文書處理的規(guī)范對企業(yè)發(fā)展有重要意義。既要制定規(guī)范，讓企業(yè)公文辦理有章可循、日趨規(guī)范，提升效率和效果；又要考慮企業(yè)的種類繁雜、大小不同，給予足夠的自由度。

（一）關(guān)于商務(wù)文書的種類，要借鑒經(jīng)驗，有取舍和增添。根據(jù)2012年4月6日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），黨政機關(guān)公文種類主要有15種，其中除命令（令）、議案兩種為黨政機關(guān)所特有之外，其他13種在企業(yè)的公務(wù)活動中均可使用，應(yīng)借鑒吸收進(jìn)商務(wù)文書種類。這13種公文分別是：決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要。

在《條例》規(guī)定的公文種類之外，“合同”“標(biāo)書”這兩種公文為一般企業(yè)所常用。從概念上看，二者屬于“契約”，符合公文的定義。同時二者使用頻率高，正式性突出（有法律效應(yīng)），納入商務(wù)文書的常用種類并制定規(guī)范，既有必要性，也具可行性。

（二）關(guān)于商務(wù)文書的格式，要堅持一般標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合?！稐l例》中指出，“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成”，這些要素在商務(wù)文書中也都十分必要。商務(wù)文書應(yīng)該按照這一規(guī)范來執(zhí)行，保證要素的完整性。同時，公文版式參照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）國家標(biāo)準(zhǔn)，公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，公文中使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，這些《條例》中的規(guī)范也應(yīng)成為商務(wù)文書的規(guī)范要求。

對于合同、標(biāo)書等商業(yè)性較強的文中，在制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，發(fā)展較為成熟的行業(yè)可另行制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，例如的銀行金融、中介服務(wù)、建筑工程行業(yè)等。

（三）關(guān)于行文規(guī)則和公文管理，應(yīng)結(jié)合法律規(guī)定制定規(guī)范。當(dāng)前，企業(yè)之間的行文較為隨意。即有該行文而不行文、該回復(fù)不回復(fù)的情況，不利于業(yè)務(wù)溝通；也有亂行文、濫行文的現(xiàn)象，嚴(yán)重者甚至構(gòu)成“騷擾”而影響到收文單位的日常工作。部分企業(yè)公文管理也十分粗放，不利于自身工作的同時，也有造成相關(guān)企業(yè)和組織泄漏商業(yè)機密等情形。凡此種種，除極其嚴(yán)重的訴諸法律之外，其他并無適用的規(guī)范制度。為此，建議政府部門進(jìn)一步發(fā)揮服務(wù)市場主體、協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的職能，在充分調(diào)研和征求意見的基礎(chǔ)上，逐步推進(jìn)商務(wù)公文規(guī)范性制度的形成。