加強醫(yī)院檔案管理提高檔案職業(yè)修為

文/山東省汶上縣人民醫(yī)院　劉文民

加強醫(yī)院檔案管理提高檔案職業(yè)修為

文/山東省汶上縣人民醫(yī)院劉文民

【摘要】醫(yī)院檔案是醫(yī)院過去活動的原始記錄，可作為生產(chǎn)活動的依據(jù)和參考，同時也是醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動中發(fā)揮作用的必要條件。實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化管理，提高檔案管理意識，使檔案工作肩負(fù)起時代賦予的任務(wù)；培養(yǎng)專業(yè)人才，是事業(yè)成功的關(guān)鍵；轉(zhuǎn)變工作模式，才能更加有效地進行檔案開發(fā)和利用；建章立制和定期考核，可形成激勵機制，有利于檔案工作快出人才、快出成果。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；開發(fā)利用；提高修為

一、制度未能健全與收集效率較為偏低的問題

現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中，相當(dāng)一部分醫(yī)院根據(jù)自己的理解進行著檔案管理活動，缺乏科學(xué)的和系統(tǒng)的管理。且醫(yī)院在收入檔案管理時內(nèi)容沒有明確的具體要求，缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，也就更沒有制定統(tǒng)一的收檔制度；伴隨而來的醫(yī)院在日常管理考核中，也就沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，從而導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。

二、檔案管理人員素養(yǎng)參差不齊

多數(shù)醫(yī)院在其管理活動中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高，并強化其繼續(xù)教育，而未對檔案管理人員素質(zhì)的提升提出培訓(xùn)計劃及工作標(biāo)準(zhǔn)的要求。致使專業(yè)從事檔案管理的人員較少，專業(yè)檔案知識面狹窄、學(xué)歷較低或者學(xué)非所用，檔案管理知識與技能貧乏；甚至有些檔案管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)調(diào)而來。為此導(dǎo)致了檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等等方面參差不齊。況且在平時的工作當(dāng)中，檔案管理崗位從業(yè)人員進修學(xué)習(xí)的機會較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，致使不少檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低管理水平受到限定，跟不上時代的發(fā)展，缺少創(chuàng)新意識和工作活力。

三、檔案資料缺失較嚴(yán)重，安全性比較差

因長期的歷史原因檔案管理設(shè)施不全，又缺乏現(xiàn)代化檔案管理知識，即使醫(yī)院設(shè)立了行政文書檔案、醫(yī)療科技檔案、醫(yī)院會計檔案和部分醫(yī)院實物檔案、音像檔案等，但由于缺乏系統(tǒng)的統(tǒng)一的管理模式，各科室各自為政管理致使如醫(yī)療文書檔案、膠片檔案、病人病理切片檔案、影像學(xué)檢查檔案等形成了多部門共管的格局。尤其是縣級以下醫(yī)院檔案管理不規(guī)范，設(shè)施不齊全，設(shè)備老化陳舊、管理技術(shù)落后等問題，大大限制了這些單位檔案工作的發(fā)展。

四、轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識

要逐步提高醫(yī)院全體員工對檔案工作的認(rèn)識，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理放到工作的議事日程上來，與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)工作同部署、同規(guī)劃、同落實；加大對醫(yī)院檔案管理工作重要性的宣傳，使院領(lǐng)導(dǎo)、科室管理者和廣大員工對醫(yī)院檔案管理工作的目標(biāo)任務(wù)行成共識，人人參與人人關(guān)心檔案工作，把檔案資料的產(chǎn)生、收集整理、開發(fā)利用形成三位一體的親密關(guān)系，才能搞好檔案管理工作。醫(yī)院以提供醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，多年來對檔案工作缺乏有效的考核與監(jiān)督，從而形成了檔案管理可有可無的模糊甚至錯誤認(rèn)識。再加上檔案工作受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的制約，檔案工作和從業(yè)人員容易受到輕視和冷落。長此以往漸漸形成了檔案工作的被動局面。要扭轉(zhuǎn)這種被動局面，就要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識。檔案工作不僅是醫(yī)院整體工作的重要組成部分，而且將會在整個醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動中日益施放著明顯的作用。我們作為一名檔案從業(yè)人員，更需要提高檔案工作認(rèn)識，以積極、主動、開拓、創(chuàng)新的主人翁意識投入到檔案工作之中，擔(dān)負(fù)起時代所賦予檔案工作的重任。

五、加強人才培養(yǎng)，提高檔案人員職業(yè)修為

醫(yī)院綜合檔案室所面臨的不只是保管和豐富館藏簡易單一的任務(wù)，還需要根據(jù)館藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等檔案編研工作，開發(fā)更高層的檔案服務(wù)工作，這其實就是新時期綜合檔案室發(fā)展的方向和生存的基礎(chǔ)。要完成這一任務(wù)，就要提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強檔案從業(yè)人員的素質(zhì)教育。通過對檔案從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、派出學(xué)習(xí)進修等等，以期達(dá)到檔案從業(yè)人員肩負(fù)起時代的重任，形成專業(yè)化檔案管理人才梯隊，滿足社會對檔案工作日益發(fā)展的需求，進而推動檔案管理工作提質(zhì)量上水平。首先，檔案從業(yè)人員要有較強的事業(yè)心和敬業(yè)吃苦并耐得住寂寞的工作作風(fēng)。檔案管理工作是一項忍耐寂寞而默默無聞的工作，又是醫(yī)院發(fā)展凝心聚力厚德積源不可或缺的工作，檔案工作者要甘當(dāng)老黃牛愿做無名英雄，盡職盡責(zé)一絲不茍地完成好本職工作。其次，要訂閱讀各級檔案專業(yè)刊物，熟練掌握檔案法律法規(guī)及地方性和單位規(guī)章制度，對檔案工作中的新規(guī)定、新規(guī)范、新要求、新做法，要及時貫徹落實，現(xiàn)實生活的生動真實、博大寬泛為檔案資料的不斷擴展收集提供了廣闊的空間。最后，要求檔案人員要不斷提高綜合能力，加強文史知識的學(xué)習(xí)，修煉提高語言表達(dá)能力和文字寫作能力以及相應(yīng)的外語能力。檔案工作是集科學(xué)性、綜合性、時限性與一體綜合歸納性較強的工作，同時又具有廣博混雜且細(xì)致精準(zhǔn)的工作要素。所以要做到現(xiàn)實材料的科學(xué)歸檔管理和有效開發(fā)利用，就必然要求從業(yè)人員，具備較全面的文化知識及熟練的專業(yè)技能。

六、檔案工作要與時俱進，轉(zhuǎn)變工作模式

伴隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的進程，社會對檔案資料的開發(fā)利用的需求越來越迫切，要求也越來越高，檔案工作參與現(xiàn)代化建設(shè)越來越明顯。這就要求檔案工作者要與時俱進，有創(chuàng)新的觀念，增強服務(wù)意識，主動進取理念，從過去陳舊的傳統(tǒng)檔案管理模式中擺脫出來，向著現(xiàn)代化科學(xué)性管理模式轉(zhuǎn)變，從封閉、半封閉狀態(tài)走向更加開放，從單純性的保管和簡略單一的借閱轉(zhuǎn)化為更廣范、更大意義的綜合性開發(fā)與利用。從現(xiàn)在開始就需要我們正直面對、不斷探索。要打破傳統(tǒng)檔案工作中“深藏不露”的規(guī)矩，使社會各界、群體、個體認(rèn)識了解檔案，懂得利用檔案為我服務(wù)。要改變目前應(yīng)付立卷、常規(guī)管理的工作方式，把“等人上門”變?yōu)橹鲃訛槠浞?wù)，要深入基層主動地了解各部門、科室、崗位的工作需要，及時為他們提供資料及信息服務(wù)，幫其所需，盡快將館藏靜態(tài)價值轉(zhuǎn)化為活動的現(xiàn)實檔案價值。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會文明的進步，物質(zhì)和精神發(fā)展的多樣性，為當(dāng)今檔案內(nèi)容的充實提供了廣闊的空間。隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，我們應(yīng)該認(rèn)識到，以互聯(lián)網(wǎng)、計算機、縮微機、掃描儀、檔案管理軟件等高科技設(shè)備在檔案工作中使用，已成為大數(shù)據(jù)、大信息時代檔案管理工作的重要管理手段，大大推進了檔案檢索、存儲、開發(fā)、利用等成果性變革，以計算機為主的高技術(shù)設(shè)備應(yīng)用于檔案管理工作已大勢所趨。

七、注重檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益

檔案信息是人們通過生產(chǎn)和實踐活動保存和積累下來的客觀真實記錄，以檔案的某種或多種形式供后來人們開發(fā)利用的重要的歷史的文化資源。檔案見證了歷史，能比較完整、真實地記錄和映示著一個單位乃至社會的歷史狀況與發(fā)展軌跡，檔案從一定意義上能總結(jié)過去預(yù)示未來。如何發(fā)揮出檔案的作用，極大滿足社會對檔案信息資源的需求，是當(dāng)今檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵。利用計算機、檔案管理軟件等在檔案工作中的應(yīng)用，使其在檔案材料的收集、存檔、借閱、查找、編目、統(tǒng)計、編研等方面發(fā)揮著作用，以提高檔案存儲及應(yīng)用處理能力，提高工作效率。

加強對檔案的綜合利用，是檔案管理的重要內(nèi)容：一是提供準(zhǔn)確價值的資料，供領(lǐng)導(dǎo)使用。檔案中許多有價值的信息，尤其是過去工作和決策方面的經(jīng)驗總結(jié)及成功或失敗方面具體分析，對新時期的工作和決策提供借鑒依據(jù)，有效增強領(lǐng)導(dǎo)者決策的科學(xué)性、實用性和針對性；二是對科研工作的信息反饋功能?？梢岳脵n案對科研課題的申報，研究、論證實施評獎直到成果轉(zhuǎn)化提供跟蹤服務(wù)，在提供跟蹤服務(wù)的同時，也便于對科研課題隨時產(chǎn)生的檔案進行收集、歸檔，確保科研資料保存的完整性，提高檔案管理的效率；三是進行動態(tài)分析。對醫(yī)院管理中的重大事項和決策．可以利用檔案資料對決策實施的整個過程進行修正和完善，力求使決策更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、適度、可以運行，并為今后工作決策提供借鑒依據(jù)。要緊緊圍繞醫(yī)院各項工作，主動開發(fā)信息資源，使檔案信息及時、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供服務(wù)，為科室管理提供服務(wù)，為病人治病和攻克疑難病癥提供服務(wù)，為醫(yī)院教學(xué)、科研提供好服務(wù)。

八、定期考核，建章立制；加大投入，更新設(shè)備

醫(yī)院檔案管理工作面臨著管理機制的創(chuàng)新和管理水平的提高，要建章立制，定期考核，制定工作目標(biāo)，量化工作質(zhì)量和工作數(shù)量，分門別類制訂工作細(xì)則和工作規(guī)范，建立嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理體系。對檔案從業(yè)人員定任務(wù)、定職責(zé)、定工作標(biāo)準(zhǔn)，使行一月一考核，將醫(yī)院檔案管理與業(yè)務(wù)科室的管理放到平等的位次進行管理、考核，將考核成績與獎懲掛鉤。檔案工作人人有責(zé)，要強化責(zé)任，明確科主任是第一責(zé)任人，科主任負(fù)責(zé)抓好本科室檔案材料的收集、歸檔、整理、報送，進而促進醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。同時，醫(yī)院要為檔案工作者提供學(xué)習(xí)進步的機會，鼓勵、支持他們學(xué)有所用、學(xué)有所成，增強檔案從業(yè)人員的成就感和榮譽感。檔案工作者是單位決策者重要智囊人才，決策者要為檔案從業(yè)人員的人才成長提供機會和機遇，充分調(diào)動其從業(yè)的積極性和創(chuàng)造性。要改善檔案部門的辦公條件。加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。一方面要配備齊全檔案保護設(shè)備，如庫房去濕設(shè)備、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備等；另一方面融入計算機管理，充分發(fā)揮計算機方便、快捷、及時、準(zhǔn)確的優(yōu)勢，為使用者及時提供查找、閱讀等信息資源。即可以節(jié)省檔案室的有效使用空間，又能節(jié)省時間、減少人力、物力和財力資源的浪費，提高工作效率。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的自動化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化的管理運行軌道。

九、總結(jié)

總之，檔案工作是一項科學(xué)性、業(yè)務(wù)性很強的工作。檔案管理人員只有進一步提高從業(yè)修為，建立健全檔案工作制度，創(chuàng)新檔案管理機制，圍繞醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研搞好檔案資源的開發(fā)利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享，推動醫(yī)院更好更快發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳福貴,張悅.對我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中華醫(yī)院管理雜志,2006(22):420-421.