淺議如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用

文/江蘇省連云港市第一人民醫(yī)院　胡靜

淺議如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用

文/江蘇省連云港市第一人民醫(yī)院胡靜

【摘要】經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，極大地刺激了醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，尤其是三級(jí)甲等綜合醫(yī)院的發(fā)展，大量的信息和證據(jù)表明三甲醫(yī)院的檔案管理越來越引起高層管理者的重視。檔案管理是醫(yī)療行為的重要組成部分，它不是僅僅局限于醫(yī)療行為的管理活動(dòng)，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要醫(yī)療行為中所有人員共同參與的一項(xiàng)事業(yè)。新形勢(shì)下，如何才能充分發(fā)揮出綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用，是醫(yī)療高層管理者面臨的新的挑戰(zhàn)。本文主要從五個(gè)方面對(duì)綜合檔案管理進(jìn)行分析：一是提高管理者對(duì)綜合檔案的認(rèn)知水平；二是辦公室為綜合檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境；三是建立健全醫(yī)院綜合檔案管理制度；四是做好綜合檔案保密工作有效提高醫(yī)院管理水平；五是為綜合檔案工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)條件。

【關(guān)鍵詞】檔案室；醫(yī)院；管理；作用

隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理模式的不斷發(fā)展，使檔案工作已經(jīng)成為一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容。我院從之前功能單一的檔案室到現(xiàn)在綜合檔案室的成立，說明檔案在醫(yī)院管理中的重要作用，如何充分發(fā)揮綜合檔案室的作用是擺在我們面前的新課題。

就檔案的本職屬性而言，它是醫(yī)院管理活動(dòng)的原始性記錄，是醫(yī)院發(fā)展史的真跡和憑證，具有重要的查考使用價(jià)值。完整的、系統(tǒng)的檔案資料，不僅僅是一種單純的文字材料的儲(chǔ)備，更重要的是它準(zhǔn)確地記錄了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展和成長(zhǎng)的過程，是一所醫(yī)院重要的歷史寫照。檔案材料不但能直接反映醫(yī)院發(fā)展與管理工作的密切關(guān)系，而且也能間接反映各階段醫(yī)院管理水平及院風(fēng)院貌等情況，從某種意義上講，檔案工作的建設(shè)是醫(yī)院進(jìn)步極其寶貴的財(cái)富之一。

檔案工作的主要職能是服務(wù)于管理工作，從這一點(diǎn)上來看，因此重視檔案工作在醫(yī)院管理中的作用，是提高醫(yī)院管理質(zhì)量和管理水平的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是醫(yī)療工作面向社會(huì)高質(zhì)量的為經(jīng)濟(jì)服務(wù)的保證。所以加強(qiáng)醫(yī)院的檔案工作，提高檔案管理水平是十分必要，也是十分迫切的。

我院是三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，我院綜合檔案室成立于2005年底，集文書、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、人事、醫(yī)技、聲像、實(shí)物檔案于一體，集中管理，同時(shí)開展對(duì)內(nèi)對(duì)外提供利用工作。實(shí)踐證明，重視綜合檔案工作在醫(yī)院管理中的作用，是提高醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)。

一、提高管理者對(duì)綜合檔案的認(rèn)知水平

由于現(xiàn)代醫(yī)院管理模式的逐步轉(zhuǎn)變和管理水平的不斷提高，我院正朝著科學(xué)管理的方向發(fā)展。在這種新形勢(shì)下，醫(yī)院的基礎(chǔ)管理工作顯得十分突出，需要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案作為管理的依據(jù)。尤其是在當(dāng)今信息社會(huì)中，重視信息管理已是一種不可抗拒的管理模式。一條信息可以引來新的發(fā)明與創(chuàng)造，一份資料可以獲得高倍效益的分析和決定，這些均來自于檔案的作用。

醫(yī)院是以患者為生存依托的，主要任務(wù)是向病人提供高技術(shù)質(zhì)量的、合理的、安全可靠且又信譽(yù)至上的醫(yī)療服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)醫(yī)療工作的需求。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、經(jīng)濟(jì)的收入等相對(duì)是醫(yī)院高層管理者更為關(guān)注的焦點(diǎn)。而要更好地管理醫(yī)院，就必須了解醫(yī)院自身的過去和現(xiàn)在，了解本行業(yè)的歷史和現(xiàn)狀。例如在醫(yī)院管理中要開展經(jīng)濟(jì)核算工作，如果沒有全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù)，就不可能分析和制定出切實(shí)可行的管理方式和工作指標(biāo)，如果缺乏檔案信息觀念，那么在談及經(jīng)濟(jì)管理時(shí)只能涉及一般的表面現(xiàn)象。要想深入分析就必須參考查閱醫(yī)院各階段的發(fā)展變化情況和大量的檔案資料，這樣才能找到應(yīng)有立足點(diǎn)，完成較為可靠的數(shù)據(jù)。就醫(yī)院的管理而言，不僅經(jīng)濟(jì)管理的決策需要有檔案資料的支撐，其它管理亦是如此。

目前在醫(yī)院的管理中，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合檔案工作在醫(yī)院管理中的地位和作用的認(rèn)識(shí)還不是很平衡，缺乏正確的決策需要用什么來保證的認(rèn)識(shí)。綜合檔案資料作用于領(lǐng)導(dǎo)的決策過程，相當(dāng)于領(lǐng)導(dǎo)者決策前參考分析、調(diào)查研究的過程，這個(gè)過程，是領(lǐng)導(dǎo)者決策正確與否的關(guān)鍵所在。加大綜合檔案管理決策力度，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，是與管理好醫(yī)院息息相關(guān)的。只有做到這一點(diǎn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)才有積極性去加強(qiáng)綜合檔案管理工作，才不至于忽視檔案工作。作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該把眼光放得遠(yuǎn)一點(diǎn)，看到將來，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案這一極其寶貴的資源是容易丟失而難于復(fù)得的，只有這樣，綜合檔案工作才能在醫(yī)院管理中發(fā)揮積極的作用。

二、辦公室為綜合檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境

綜合檔案工作是醫(yī)院辦公室工作的重要組成部分。因此，綜合檔案室工作的優(yōu)劣與辦公室支持有著不可分割的關(guān)系，辦公室主任也就起著關(guān)鍵的作用。一般來說，一方面醫(yī)院的檔案管理工作是千頭萬緒的，綜合檔案室的建立也是從無到有的。如果只有領(lǐng)導(dǎo)者的決策意志作用在檔案工作質(zhì)量等方面，不可能逐個(gè)環(huán)節(jié)都保證符合標(biāo)準(zhǔn)、符合要求。另一方面，醫(yī)院的檔案資料的內(nèi)部收集整理及日常管理是需要辦公室主任的大力支持，這樣才能使檔案工作者做好收集、整理、歸檔，接受上級(jí)和市檔案局的檢查，對(duì)外交流等工作。定期向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，宣傳《檔案法》內(nèi)容及管理要求，聯(lián)系解決綜合檔案庫(kù)房、設(shè)備、用具等物質(zhì)條件問題，解決檔案管理環(huán)境、機(jī)構(gòu)和人員，制定綜合檔案工作計(jì)劃和活動(dòng)方案等，均需要辦公室的大力支持。

辦公室支持檔案工作的另一個(gè)主要任務(wù)就是檢查指導(dǎo)綜合檔案工作的開展。醫(yī)院綜合檔案室工作的成績(jī)與辦公室的工作職責(zé)是分不開的：一是上級(jí)或同級(jí)管理部門到本院檢查指導(dǎo)工作，需要陪同并虛心聽取意見，要針對(duì)有關(guān)工作問題提出整改意見；二是要經(jīng)常參加檔案工作會(huì)議及有關(guān)檔案工作活動(dòng)，進(jìn)行必要的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流，實(shí)時(shí)了解檔案工作的新動(dòng)態(tài)；三是以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為要求，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，抓好綜合檔案管理質(zhì)量；四是從實(shí)際出發(fā)，隨時(shí)做好綜合檔案工作人員的思想政治工作，關(guān)心他們的學(xué)習(xí)和工作情況，幫助他們解決工作中的困難；五是認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，依法辦事，落實(shí)綜合檔案管理程序，提高綜合檔案效果。

辦公室在醫(yī)院綜合檔案管理中，其責(zé)任與作用相當(dāng)重大。因此，在繁雜的事務(wù)性和政務(wù)性工作中，辦公室對(duì)綜合檔案工作的支持并不是道義上支持，更不是無形的支持，而是實(shí)實(shí)在在的、有形的具體工作的支持。只有這樣，才能給綜合檔案工作人員以直接的、良好的影響，才能最大限度地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和自覺性，從而達(dá)到提高醫(yī)院綜合檔案工作水平為醫(yī)院管理與發(fā)展服務(wù)的根本目的。

三、建立健全醫(yī)院綜合檔案管理制度

一項(xiàng)具體工作的開展，其實(shí)施過程是一系列工作管理制度的落實(shí)過程。綜合檔案管理工作也同樣如此。從我院的綜合檔案管理作用來看，要使檔案工作更好地服務(wù)于醫(yī)院管理，制定嚴(yán)格的、健全的檔案管理制度是必須的。

1.以集中、統(tǒng)一管理醫(yī)院的全部檔案為主導(dǎo)，建立《醫(yī)院綜合檔案管理制度》。由于工作條件不具備，不能一次到位的，可采取循序漸進(jìn)的管理辦法，但總體的管理目標(biāo)應(yīng)該明確。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才能真正維護(hù)醫(yī)院檔案的完整和安全，才能保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，才能使檔案有科學(xué)依據(jù)和提供有效的利用。在管理內(nèi)容上，要健全檔案材料的形成和歸檔制度、移交制度、收集整理制度、借閱利用制度、保管制度等。

2.明確對(duì)文件收發(fā)管理人員、綜合檔案室工作人員和與檔案工作相關(guān)聯(lián)的職能科室負(fù)責(zé)檔案資料管理人員等各級(jí)人員，在檔案工作中的職責(zé)，提高檔案資料初期的管理能力，保證醫(yī)院各門類檔案的歸檔質(zhì)量。

3.制定各職能科室運(yùn)行操作中各種資料的歸檔范圍和保管期限，達(dá)到全院綜合檔案管理?xiàng)l理化、系統(tǒng)化。

4.開展綜合檔案信息化，建立網(wǎng)絡(luò)版綜合檔案室檔案總登記冊(cè)、分類明細(xì)登記冊(cè)、接收移交登記冊(cè)、借閱登記冊(cè)、流動(dòng)及銷毀登記冊(cè)等利用檢索工具。在我院現(xiàn)有的檔案軟件中按照不同的分工開放不同的權(quán)限，最大限度地發(fā)揮我院的綜合檔案工作在醫(yī)院管理中的作用。

四、做好綜合檔案保密工作，有效提高醫(yī)院管理水平

綜合檔案管理人員要維護(hù)檔案的完整與安全,這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供物質(zhì)保證。

1.檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽、外借、復(fù)制等制度。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。對(duì)某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看收劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀擋案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

五、為綜合檔案工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)條件

切實(shí)做好醫(yī)院綜合檔案工作，離不開必要的物質(zhì)條件。要使綜合檔案工作在醫(yī)院的管理與發(fā)展中充分發(fā)揮其功能和作用，就必須為其工作的開展創(chuàng)造一定的有利條件。我院在綜合檔案工作的建設(shè)上，依據(jù)實(shí)事求是、逐步發(fā)展的原則，分階段開展。

1.成立綜合檔案室，完成各門類檔案資料的清理、移交、接收和歸檔工作，使全院分散在各職能部門的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。

2.依據(jù)實(shí)際綜合檔案工作需求，擴(kuò)充綜合檔案室專用房，實(shí)行三室分開，購(gòu)買檔案設(shè)備、裝具等，改善綜合檔案管理?xiàng)l件。

3.配備專職檔案人員提高綜合檔案管理水平，打破以往兼職管理檔案人員多數(shù)兼而不干，經(jīng)常換人，工作無序的局面。綜合檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高自己的業(yè)務(wù)能力，了解和把握信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)的影響和要求，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的地位和作用，拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務(wù)水平。有效開展綜合檔案信息化工作，提高了檔案管理的水平。

六、總結(jié)

綜合檔案工作是醫(yī)院管理中最基礎(chǔ)的工作，它不僅是一所醫(yī)院最為珍貴的財(cái)富，同時(shí)也是醫(yī)院整體素質(zhì)與等級(jí)管理規(guī)格的具體反映。檔案利用中體現(xiàn)著醫(yī)院的管理效益，是醫(yī)院生存與發(fā)展的最原始的記載，無論是經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、發(fā)展與退步，只有通過檔案才能真實(shí)的反映出來。所以，重視綜合檔案工作是醫(yī)院管理中不可或缺的內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展道路上一項(xiàng)重要的事業(yè)。

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