試論文書檔案的科學(xué)化管理

文/重慶市涪陵區(qū)婦幼保健院 盧曉東 楊淼

一、文書檔案的科學(xué)化管理方法

（一）文檔的一體化管理。一直以來，文書的處理與檔案的管理一直屬于不同的管理部門負(fù)責(zé)，對(duì)檔案的管理只能由檔案部門來執(zhí)行，因文書的處理與檔案的管理分開管理，屬于不同的部門和不同的工，所以非常容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤，文書檔案管理的效率就會(huì)受到影響，進(jìn)而檔案信息的服務(wù)功能就會(huì)降低。隨著社會(huì)的進(jìn)步，文檔的一體化管理成為一種新型的管理模式替代傳統(tǒng)式的管理，這種新型的管理模式主要是把傳統(tǒng)的管理模式中的文件處理與檔案管理的分開管理結(jié)合在一起，形成一個(gè)整體，來對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。文檔的一體化科學(xué)化的管理模式，就是把公文處理與檔案合二為一歸為文書檔案，使得文書檔案能夠得到科學(xué)有效的控制管理。

（二）關(guān)于文書檔案的信息服務(wù)觀念?，F(xiàn)在中國(guó)檔案信息的利用和傳播，主要面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息社會(huì)雙重的夾擊，我們的檔案部門一定要解放思想、更新觀念，要加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)和利用。現(xiàn)在的社會(huì)公眾，不再僅僅依靠檔案管理部門來提供傳統(tǒng)性檔案就可以滿足其實(shí)際需要了，要在廣闊的范圍內(nèi)、更高的程度上來實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享。因此，我們?cè)谔岣邫n案的管理水平和利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理的同時(shí)，一定要根據(jù)現(xiàn)代的文書檔案信息的服務(wù)現(xiàn)狀，對(duì)影響文書檔案的利用和信息共享的一些因素進(jìn)行探索，進(jìn)而來尋求一些解決的方案，建立新型的文書檔案的科學(xué)化管理模式，促進(jìn)文書檔案的資源共享。

（三）利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來管理文書檔案。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也越來越多地運(yùn)用在人們的工作生活中，促使文書檔案的管理模式從傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作發(fā)展?，F(xiàn)在文書檔案存儲(chǔ)方式也有了根本的變化，從以前的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒐芾硇问?。其文書的運(yùn)行、儲(chǔ)存、傳輸?shù)人械沫h(huán)節(jié)都與辦公自動(dòng)化相連接，可以系統(tǒng)地對(duì)文件進(jìn)行起草修改、刪減檢索、打印登記以及統(tǒng)計(jì)等，這一系列的工作都可以用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作比較繁瑣，而且勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來整理文件會(huì)事半功倍。既可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，并且還減輕了文書檔案工作人員的勞動(dòng)量，進(jìn)而促進(jìn)了文書檔案管理工作。

（四）提高文書檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)。我國(guó)現(xiàn)在的文書檔案管理隊(duì)伍有一個(gè)普遍的問題就是工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較陳舊，現(xiàn)代化的管理人員與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理專業(yè)人才非常缺乏。現(xiàn)代化文書檔案的管理工作一定要有熟悉專業(yè)知識(shí)的工作人員，同時(shí)也需要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才和管理人才。文書檔案管理工作中的服務(wù)對(duì)象非常重要，有非常強(qiáng)的專業(yè)性，因此，從事文書檔案的工作人員不僅要有專業(yè)的知識(shí)，還要有非常強(qiáng)的檔案管理技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)，來保證文書檔案的精準(zhǔn)。我們對(duì)文書檔案管理工作人員有以下兩點(diǎn)要求：一是要加強(qiáng)文書檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)教育，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，使得文書檔案的工作人員主動(dòng)性得以加強(qiáng)。二是要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)對(duì)象的宣傳力度，提高服務(wù)使用者的意識(shí)，切實(shí)做好文書檔案的使用效果信息的反饋工作。

二、文書檔案科學(xué)化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）文件和文字信息可以實(shí)現(xiàn)充分地共享。在傳統(tǒng)的手工操作文書檔案管理中，有些單位無法做到數(shù)據(jù)信息的共享，就會(huì)使得許多信息閑置放在文件柜里面，這樣不僅僅對(duì)資金與資源造成浪費(fèi)，對(duì)文件與信息的查找也非常困難。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得文書檔案信息與其他的信息系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，提高了文書檔案的利用，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)還能夠了解到其他文書檔案工作部門的情況、工作重點(diǎn)以及文書檔案管理的動(dòng)態(tài)信息。

（二）電子文件容易儲(chǔ)存，有非常強(qiáng)的穩(wěn)定性。近年來，隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，要根據(jù)文書檔案的不同需要，來選擇不一樣的電子載體，這些電子載體普遍的特點(diǎn)就是存讀比較方便快捷，比較容易傳遞，并且儲(chǔ)存的時(shí)間比較長(zhǎng)，不容易受到外部環(huán)境的影響，也不容易損壞，有著很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（三）提高文件的傳遞速度。在傳統(tǒng)的工作中，工作人員私存文件與文件傳遞的過程中經(jīng)常發(fā)生丟失的情況，文件的傳送時(shí)間與距離長(zhǎng)短有關(guān)。文件也有可能因?yàn)槠渌脑蛟斐蓙G失與延誤，給檔案工作人員的歸檔與其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，我們可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接傳遞文件，文件傳遞工作的及時(shí)性與安全性得到了大大的提高。

[1]張曉敏.檔案管理工作科學(xué)化的新趨向[J].西安檔案,2014,10(12):98～103.

[2]祝明學(xué).淺析文書檔案實(shí)行全面質(zhì)量管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2013,7(10):35～41.