淺談基于網(wǎng)絡(luò)思維下的檔案利用

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 殷菲 呂子品 劉夢丹

國家檔案局局長楊冬權(quán)在國際檔案理事會東亞地區(qū)分會2014年研討會開幕式上的致辭中說：“面對這一檔案工作的新特點，我認為，最重要的是檔案工要樹立新的思維，以新的思維面對新的情況，積極采取符合時代發(fā)展要求的新措施，與時俱進，應(yīng)對挑戰(zhàn)，化危為機，更好地開展檔案工作?！逼渲嘘P(guān)于新思維的問題，他提出：“第三，要有網(wǎng)絡(luò)思維特別是移動網(wǎng)絡(luò)思維，善于利用網(wǎng)絡(luò)開展工作，給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代翅膀。”在關(guān)于檔案利用上，在運用網(wǎng)絡(luò)思維的基礎(chǔ)上提出：“要利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案目錄特別是發(fā)布檔案，開展檔案的遠程利用。這樣將無限地擴大檔案利用的領(lǐng)域，成千上萬倍地放大檔案利用的效應(yīng)?！?/p>

那么，什么是網(wǎng)絡(luò)思維呢？在網(wǎng)絡(luò)時代的今天。具有大系統(tǒng)思維是網(wǎng)絡(luò)化時代的根本，它要求網(wǎng)絡(luò)社會中的人在自己的行動方式和思維方式上。不應(yīng)只考慮局部、暫時的利益，而要樹立團隊精神與協(xié)作意識，共享網(wǎng)絡(luò)文明給人們帶來的物質(zhì)利益和精神財富。

從起源上說，一般認為，網(wǎng)絡(luò)思維是在計算思維的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，因為計算思維是以計算機為基礎(chǔ)的，在計算機時代產(chǎn)生的，是當今社會上每個人的一種普遍適用的技能。在網(wǎng)絡(luò)工具以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛試用的基礎(chǔ)上，才能夠產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)思維。在對社會群體思維進行綜合的基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)思維是基于計算機的個體思維的補充與擴展。網(wǎng)絡(luò)是各種系統(tǒng)的一種普遍存在的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。網(wǎng)絡(luò)科學(xué)是對計算機科學(xué)的發(fā)展。

由于網(wǎng)絡(luò)思維是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，所以網(wǎng)絡(luò)思維下的檔案利用必然是存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為檔案利用提供了越來越完備的條件，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，進行在線利用檔案信息的實踐，中外已經(jīng)有了很多成功的報道案例。尤其是近年來，上海市徐匯區(qū)檔案館、浙江省嘉興市檔案館等一大批檔案館對檔案遠程利用成功的案例，告訴了我們?nèi)藗兝镁W(wǎng)絡(luò)平臺獲取信息資源已經(jīng)是當下最普遍的獲取方式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案資源的利用能夠最大程度地滿足用戶的需求，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，對于檔案事業(yè)的發(fā)展也起了很大的推動作用。

如今我們?nèi)匀惶幱趶膫鹘y(tǒng)檔案思想到現(xiàn)代檔案思想的轉(zhuǎn)型期，所以我們的欠缺體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)思維上就是人們利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來利用檔案的意識和行為還有很多不足。并且人們在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于檔案利用的制約因素仍然還有很多。

一是檔案工在運用網(wǎng)絡(luò)思維提供檔案開放利用時存在的問題。由于在過去的很長的時間里，受到傳統(tǒng)的工作環(huán)境的制約形成了一定的思維定式和工作方法定式，檔案工以及檔案利用者從觀念上難以接受將互聯(lián)網(wǎng)引入到檔案管理中。然而，近幾年受到網(wǎng)絡(luò)時代的巨大沖擊，大多數(shù)的檔案工已經(jīng)認識到網(wǎng)絡(luò)對于檔案利用工作的重要性。但是對于如何利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案利用工作，相當多的檔案工并沒有充分認識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案利用工作影響的深刻程度。另外，從檔案工的提供單位即各大高校來看，高校在對于檔案人才的培養(yǎng)方式也存在著不足之處。比如高校檔案專業(yè)學(xué)生的知識結(jié)構(gòu)不合理。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，雖然大部分的高校開設(shè)了有關(guān)于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等課程，但是由于書本體系的滯后性與科技發(fā)展快速性的反差，導(dǎo)致高校培養(yǎng)的檔案人才難以適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要。而且，由于學(xué)校講授的都是書本知識，導(dǎo)致很多學(xué)生缺乏實際的操作能力。由于學(xué)校教育大多是重理論而輕實踐，所以難以讓學(xué)生將自己所學(xué)的理論運用于真正的實踐中去，實際操作能力得不到鍛煉和提高。

二是公眾運用網(wǎng)絡(luò)思維利用檔案信息的意識度不夠。這點從我國的檔案相關(guān)網(wǎng)站的訪問率就能看出，在目前，我國公眾運用網(wǎng)絡(luò)思維去進行檔案信息的利用意識比較薄弱。造成這一現(xiàn)象的原因可能是由于我國傳統(tǒng)檔案利用工作的“重藏輕用”原則，長期以來，我們的檔案部門一直把黨政職能服務(wù)作為主要的任務(wù)，大多是為政府機關(guān)提供利用，而不是為了普通的公眾，因而使得公眾對于檔案的利用和認識不足。并且，由于利用效率低，檔案工也就很少將精力花費在網(wǎng)絡(luò)檔案利用中，使得網(wǎng)絡(luò)檔案利用者難以得到想要的結(jié)果，因此到檔案網(wǎng)站上瀏覽檔案網(wǎng)站和獲取檔案信息資源的用戶并不多。并且公眾對通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息資源的交流方式不一致，體制不健全。由于檔案長期處于“重藏輕用”的模式中，很多人認為檔案館是神秘的，除非是非常需要，大多數(shù)人不會想到去檔案機構(gòu)利用檔案資源，更不用說利用網(wǎng)絡(luò)打造檔案機構(gòu)了。

三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案利用是存在著安全性的問題，使得網(wǎng)絡(luò)思維在檔案利用中進一步受到限制。雖然網(wǎng)絡(luò)本身的開放性和共享性為檔案遠程利用帶來了好處，但是同時也由于其開放性和共享性給電子檔案管理過程中帶來嚴重的信息安全方面的威脅。尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案開放利用過程中的信息安全面臨的問題尤為突出。由于安全技術(shù)是在對抗中不斷發(fā)展起來的技術(shù)，安全問題的不斷出現(xiàn)推動安全技術(shù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全本身就存在嚴重的滯后性，這種滯后性也帶來了很大的安全隱患問題。另外，還存在著安全管理的滯后性。如在項目審核中任何的私心都是要不得的，是摧毀你的開始，也是毀掉公司前程的開始。

第三是優(yōu)良的作業(yè)質(zhì)量。作業(yè)質(zhì)量是展現(xiàn)態(tài)度、素養(yǎng)、專業(yè)知識、計算規(guī)則、協(xié)調(diào)管理的綜合窗口，是公司的門面，你們的門面。為達作業(yè)質(zhì)量優(yōu)良，公司的每一員都要掌握豐富的專業(yè)知識。專業(yè)知識包括很多,如施工工序、計算規(guī)則、責(zé)任劃分、清單定額、法律法規(guī)、取費標準。符合規(guī)定是工程審核的基線。工程審核的意義是客觀真實，合法合規(guī)，符合風(fēng)險分擔(dān)原則。不刻意壓低審核價，追求利益，也不喪失原則，人為放水，造成投資人損失。審核中的每一步，每一個定額，每一個數(shù)字都要有理有據(jù)，清晰明了，客觀真實。

第四是科學(xué)管理。科學(xué)管理要求我們建立一個符合公司客觀實際，溝通管理順暢，運行高效，人盡其責(zé)的組織管理系統(tǒng)。根據(jù)我們的實際，造價部建2個組，招標部1個組，任命2名組長，2名部長，二級復(fù)核由組長負責(zé)，三級復(fù)核由部長負責(zé)，根據(jù)復(fù)核情況對相關(guān)人員進行獎罰。這很好理解，審核問題多，你沒有很好履職，少收入甚至不收入都是合理的，因為你的過錯會讓公司信譽受損，不能指望一個漏洞百出的審核報告還能拿到提成，這樣就是對認真負責(zé)人員的不公。三級復(fù)核是公司為預(yù)防成果文件重大錯誤設(shè)立的三道防線。一級復(fù)核要盡職，運用掌握的知識相互印證，把成果文件差錯降到最低。班組符合主要從大線條復(fù)核，如定額有沒有錯用，大項計算有無錯誤，費用文件運用是否正確等。公司級復(fù)核以地區(qū)單位含量控制大面，如單位鋼材含量、混凝土含量，安裝費用，主流設(shè)計院差異等。

有了以上四方面的有機組合，我們的團體一定會運行高效，成果文件質(zhì)量優(yōu)良，社會認可度高，公司信譽好。有了這些，就會有公司的未來，會有各位的未來。