事業(yè)單位檔案信息自動化系統管理若干問題的思考

文/黑龍江儲備物資管理局二三一處 李茹

一、事業(yè)單位檔案信息自動化的重要性

在國內各事業(yè)單位辦公自動化的全面普及得追溯到2000年前，在2000年之前，每個事業(yè)單位都有自己的檔案室，各城市的地方政府設立負責全市的檔案室，各事業(yè)單位需要其他部門的資料時要派人去查檔，查檔的程序很復雜，需要雙方各負責單位的領導批準、簽字，每查一次檔案沒有幾天的時間和十幾位領導的簽字是辦不成的，因此極繁瑣效率又低，同時負責檔案管理的人員人數既多工作又累，因為全部是手工操作。隨著科學技術的發(fā)展，網絡的普級，使各事業(yè)單位達到辦公自動化，為了增加辦公效率，各地方政府要求事業(yè)單位檔案管理信息自動化，由政府檔案室為中心構建信息局域網信息共享。經過幾年的努力，但目前為止，各地方事業(yè)單位的檔案管理基本達到了信息自動化信息共享，不僅使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，而且精簡了部分人員，同時使大部分信息足不出戶就可以查到，大大提高了工作效率。

二、事業(yè)單位當前檔案管理信息自動化存在的問題

（一）檔案管理信息自動化的前提是管理的規(guī)范化和標準化。當前各地事業(yè)部門的管理與規(guī)范化和標準化的管理還存在一定的差距，主要原因是計劃沒有變化快，還存在一陣風式的管理，有些上級領導，對各事業(yè)單位年末總結不重視，年初的計劃落實的不認真，全聽上級領導的臨時安排，使一些事業(yè)單位對具體的計劃還沒有做完，上級新的任務就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規(guī)范化和標準化管理很難形成良好的習慣，因此推進檔案工作的規(guī)范化和標準化工作是搞好檔案工作信息自動化的前提，失去這個基本的前提就失去檔案工作自動化信息管理的根本。

（二）對計算機硬件資源的開發(fā)程度不夠，使計算機沒有得到充分利用。檔案信息管理系統采用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實現檔案自動編目和檢索,對檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)測和控制,以及對檔案行政管理數據進行處理等等。主要設備是具有文字、圖像處理功能的計算機系統，包括根據系統的不同規(guī)模、不同目標配置的數據貯存、通訊、檢索和環(huán)境監(jiān)測、控制等設備。因此需要掌握多學科、多專業(yè)、多部門人員相配合才能達到目的。而目前許多事業(yè)單位在這方面存在差距，沒有把計算機的硬件功能進行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲、輸出，遠遠沒有達到計算機所具有的功能，具體地講，每個設計的軟件都是按照使用者的要求進行設計，還要根據使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設計，同時也反映出設計者自身的能力，目前計算機對檔案自動化系統硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進步，使用者能力的不斷提高，設計者才能不斷對檔案管理系統的軟件進行挖潛，使檔案自動化軟件更加符合時代的要求。

（三）數據庫的建設沒有長期發(fā)展的計劃。事業(yè)單位的檔案信息自動化管理是一個長期系統的管理，首先要將原有的有價值的檔案進行存儲，再把現在發(fā)生的事件輸入儲存，這些都涉及到數據庫的建設，當前一些事業(yè)單位只重視當下發(fā)生的事件，對過去檔案卻不聞不問，同時對本單位檔案數據庫的建立不重視，或者應付了事，造成有些過去的事件很難查找，當今發(fā)生的事件記錄不全，失去了檔案存儲的目的。

（四）數據庫軟硬件水平有待提高。各單位的計算機設備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯合。

三、采取的對策

（一）各事業(yè)單位在采用檔案信息化管理之前，首先要做好規(guī)范化、標準化管理。對各部門都要制定相應的管理制度，制定工作范圍、工作職責和工作目標，同時對每年的工作計劃要進行詳盡的安排和部署，使每個職員都明確自身的責任和工作方向，使檔案管理人員按照各部門的工作程序進行工作，這樣在信息管理時才能有條不紊，循序漸進。

（二）要在自動化方面積極地培養(yǎng)人才。檔案信息自動化的發(fā)展，關鍵是人才，要建設一支技術水平高，政治素質好的優(yōu)秀計算機管理隊伍，更深層次地挖潛計算機硬件系統，設計出更加適合檔案信息自動化管理的軟件，同時要提高檔案人員的管理素質，適應時代要求，使檔案信息化管理更加完善。

（三）當地政府首先要對各事業(yè)單位的檔案信息自動化管理要進行統一安排、統一部署，在設備和人員上給予大力的支持。

要制定出詳盡的計劃，還要對歷史有一個正確的認識，還要保持歷史的本來面目，數據庫的建立是一項長期的任務，也是一項艱巨的歷史使命，涉及的計算機的技術很多，如文字、圖像、音響等各有關方面的處理等。還涉及到檢索和輸出等，因此數據庫的建設首先領導要重視，要制定相應的計劃，同時還要有相關的目的和方向，這樣才能使每個事業(yè)單位的檔案信息化管理有一個健康、完善的體系，達到提高效率、降低成本的目的。

[1]孔暉，劉新文.知識經濟時代的檔案管理[J]，南華大學學報（社會科學版），2001（02）.

[2]張堅.新形勢下事業(yè)單位人力資源管理的改革[J]現代商業(yè)，2011（23）.