檔案制成材料對檔案保護工作的影響

文/陜西法士特齒輪有限責(zé)任公司 隋翔君

檔案的保存價值最終應(yīng)歸屬于它的使用價值，而使用價值越高的檔案，就要求其保存的時間越長久。在不同的保管期限內(nèi)，一方面采取各種技術(shù)措施管理各種檔案，一方面還要開辟和探索檔案保護工作的新途徑，正確處理好“管”與“用”之間的矛盾，使檔案信息能夠更好地為國民經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。隨著檔案管理升級工作不斷開展，對檔案管理質(zhì)量的考核指標越來越高，采用先進的科學(xué)管理方法和最有效的技術(shù)保護措施來管理檔案，才能推動檔案工作向前發(fā)展。

一、檔案保護工作內(nèi)容與重要性

檔案保護技術(shù)是研究檔案制成材料的損壞原因和保護檔案技術(shù)方法的一門學(xué)科，其任務(wù)是最大限度延長檔案壽命，使檔案達到最滿意的效果。由于檔案制成材料是承受并反映檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料，它由承受檔案內(nèi)容的載體材料和記錄材料組成的，因此從延長壽命的角度去要求這兩種材料都必須具有耐久性。

檔案制成材料的損壞有兩方面原因：內(nèi)因是檔案制成材料的耐久性，它受造紙植物纖維原料質(zhì)量、植物纖維的化學(xué)性質(zhì)、制漿與造紙工藝過程影響。在檔案紙張中纖維素含量越高越耐久。而字跡材料耐久性受色素成分和轉(zhuǎn)移固定在紙上的方式影響，比如結(jié)膜式最耐久，吸收式次之，粘附式不耐久。檔案制成材料損壞的外因是指檔案的保護環(huán)境，即自然因素對檔案直接或間接的影響，這種影響不以人的意志為轉(zhuǎn)移，它的存在就像自然界中的一切物質(zhì)，受到大自然環(huán)境的影響。

檔案是具有一定使用價值的東西。隨著時間的推移，組成東西的物質(zhì)會發(fā)生變化。而變化又分為細微的和劇烈的，對不同的物質(zhì)變化應(yīng)采取不同預(yù)防措施和促進手段，以達到某種需要達到的目的，來為自己和社會服務(wù)。外因條件固然重要，但在內(nèi)部既定情況下采取有力措施，?？梢云鸬?jīng)Q定性作用，且根本不改變物質(zhì)本身。因此研究檔案保護學(xué)理論不僅要研究檔案制成材料損壞的外因，更重要的是研究檔案支撐材料本身。若只限于客觀條件對檔案壽命影響的研究，忽略了檔案內(nèi)在質(zhì)量的影響，是不全面的，甚至?xí)璧K這方面理論的發(fā)展。檔案本身會隨著時間的流逝，將十分清楚地反映檔案制成材料的質(zhì)量情況。若從文件材料的形成工作抓起，從質(zhì)量上給予嚴格的控制，那么檔案的保護工作就會邁進一大步。文件材料的形成質(zhì)量，是影響檔案使用壽命的重要因素，必須引起檔案保護部門的足夠重視。

二、高度重視文件材料的形成

文件材料和檔案是同一事物的兩個不同發(fā)展階段，兩者有著密切的聯(lián)系。文件材料作為檔案的前身狀態(tài)，它的內(nèi)容構(gòu)成、載體材料、書寫形式等都將基本原封不動地轉(zhuǎn)化為檔案文件材料的基本內(nèi)容和基本形態(tài)。因此文件材料的質(zhì)量狀況對檔案質(zhì)量狀況有決定性影響。作為檔案的前身，文件材料是職能部門在社會活動、科研活動與生產(chǎn)活動中形成的原故，必須十分關(guān)注其質(zhì)量。雖然形成的主動權(quán)不受檔案部門掌握，但文件材料的形成需符合歸檔要求，這樣才能為檔案保護工作的開展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。在這一階段里，有兩個重要因素不能忽視：一是文件材料的準確性與真實性，這是科技人員所要把握的；另外一個是文件材料的質(zhì)量狀況，這兩點決定著檔案的使用價值與使用壽命。

文件材料的質(zhì)量狀況是由多種因素所決定的，要求科技人員在書寫材料時盡量選用質(zhì)量較好的載體材料。屬于技術(shù)尖端、保密性強的科研項目，原始記錄要使用藍黑墨水和碳素墨水書寫，另外還需要標準化方面從用紙的格式、規(guī)格上給予明確的規(guī)定。而檔案部門則要求在業(yè)務(wù)知識上給予積極地配合和必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使廣大科技人員充分認識到自己在生產(chǎn)活動中形成的文件材料不僅代表著自己的文字水平問題，更重要的是它將為日后提供利用所服務(wù)。

作為檔案部門，不能以過去那種“看門守堆”的方式進行管理工作，尤其要十分關(guān)心文件材料的形成情況，必要時為科技人員提供規(guī)范的卷內(nèi)目錄、備考表、原始記錄紙，發(fā)揮檔案部門在業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)監(jiān)督作用，為檔案質(zhì)量的高水平奠定必要的物質(zhì)基礎(chǔ)，為最大限度延長檔案壽命創(chuàng)造條件。

三、開展檔案保護技術(shù)工作的必要性

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，在當前的信息社會里，檔案可以說是一股強大的信息源，為生產(chǎn)活動提供大量圖樣，指導(dǎo)生產(chǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造利潤；為科研提供有參考價值的數(shù)據(jù)，為研究項目的完成縮短研究時間；還可為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供憑證作用。因此，檔案信息的開發(fā)利用，它不僅僅是檔案管理中的利用率問題，而是為企業(yè)、研究機構(gòu)帶來生機、帶來效益的結(jié)果，將使整個社會受益。我們開展檔案保護工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真面貌的重大事業(yè)。

檔案的壽命有限，研究檔案的保護技術(shù)，就是要在掌握這方面知識的同時，盡可能的去克服這些不利因素，及時與有關(guān)科室加強聯(lián)系，做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。當文件材料轉(zhuǎn)化為檔案以后，管理好進館的檔案信息。為使檔案的保護工作切實有效地走向一個新水平，必須從兩個方面做起：一是始終貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的方針。二是密切關(guān)注企業(yè)在各種職能活動中形成和將要形成的文件材料的質(zhì)量，必要時給予一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把不利于檔案長期保存的各種因素消除在檔案形成以前。這樣才能使檔案的耐久性問題得到良好的解決。