淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

文/中國(guó)神華能源股份有限公司神東煤炭分公司保德煤礦 姚玉娟

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理最根本也是最重要的一環(huán)，對(duì)檔案管理水平的優(yōu)劣有著決定性影響，然而近觀我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作，其落實(shí)情況還有待提高，普遍存在著一些問(wèn)題，亟待解決。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作性質(zhì)及作用

檔案管理最明顯的性質(zhì)是以“服務(wù)”為最終追求目標(biāo)，在實(shí)際中并不能收到直接的物質(zhì)回饋，但是綜合全局考慮，檔案管理具有不可替代的重要地位，是支持工作正常進(jìn)行、推動(dòng)事業(yè)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)力量。檔案管理基礎(chǔ)工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，與其它管理工作存在著密不可分的關(guān)系，其中以檔案信息為社會(huì)提供服務(wù)是其有別于其它工作的主要特點(diǎn)之一。雖然檔案部門(mén)也從事檔案研究、編著等工作，但是其最終目的還是為了滿足社會(huì)的需求，仍是一種服務(wù)活動(dòng)。

檔案管理工作開(kāi)展要遵循一定的原則，即對(duì)國(guó)家檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的安全性與完整性，檔案信息利用便捷等，其中檔案信息利用便捷是整個(gè)檔案管理工作圍繞的中心，也是衡量檔案管理工作水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案是一部見(jiàn)證史，如實(shí)地反映出歷史，任何隨意的修正與篡改都屬不合法行為，因此保證檔案的真實(shí)性是檔案管理工作必不可少的原則之一。檔案管理系統(tǒng)是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成之一，在社會(huì)科學(xué)能力中發(fā)揮著不容忽視的影響，是構(gòu)建社會(huì)信息系統(tǒng)的重要基石，檔案管理不論是對(duì)局部單位還是整個(gè)社會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)都具有深刻意義，在現(xiàn)實(shí)與歷史中、現(xiàn)在與未來(lái)中，其意義不可磨滅。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理基礎(chǔ)工作還普遍存在著一些亟待解決的問(wèn)題，主要包括以下方面：

（一）檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作的重視度有待提高。檔案部門(mén)開(kāi)展的培訓(xùn)力度有待加強(qiáng)，檔案管理執(zhí)行人員數(shù)量欠缺，從而造成了檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)漏洞。

（二）檔案分類(lèi)不合理，造成相當(dāng)大的檔案混亂。極大程度地降低了檔案信息的利用率，這實(shí)在有悖于檔案管理工作需要遵循的“便捷”原則。

（三）檔案編號(hào)不正規(guī)。由于我國(guó)截至目前還未出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的檔案編號(hào)規(guī)定，所以大部分檔案部門(mén)仍采用傳統(tǒng)的編號(hào)方式對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，致使編號(hào)缺乏規(guī)范性，這也是造成管理水平低下、檔案丟失的根源。

（四）檔案查詢麻煩。由于頁(yè)碼缺漏以及案卷標(biāo)題不夠規(guī)范等問(wèn)題，檔案管理者在進(jìn)行檔案查閱時(shí)目標(biāo)不明確，從而極易造成漏查，同時(shí)還不便于歸檔。

（五）檔案信息利用效率低下。目前檔案信息化管理在大部分檔案部門(mén)中得到了應(yīng)用，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法仍還在繼續(xù)沿用，就這造成了檔案檢索、利用不便，甚至有些年代比較久遠(yuǎn)的檔案已經(jīng)丟失，檢索不到。

（六）檔案保管不當(dāng)。實(shí)體檔案資料由于保管不當(dāng)而出現(xiàn)少角、缺頁(yè)等情況，并且修復(fù)與補(bǔ)充工作也未及時(shí)落實(shí)。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的策略

檔案管理工作中存在的問(wèn)題嚴(yán)重滯后了我國(guó)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，但是只要檔案部門(mén)制定出科學(xué)合理的管理規(guī)范、創(chuàng)新檔案管理方法，完全能夠有效解決問(wèn)題并避免問(wèn)題再出現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，特提出提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的策略。

（一）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作落實(shí)力度。將檔案工作的具體內(nèi)容分派到各個(gè)組織，明確工作職責(zé)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督檔案工作進(jìn)展，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行考核，同時(shí)吸收專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人員。制定科學(xué)合理的管理規(guī)范，根據(jù)現(xiàn)代檔案管理提出的標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案借閱、保管、歸檔、鑒定等相關(guān)工作流程，認(rèn)真做好檔案校核工作，健全借閱等級(jí)審批以及歸檔審查體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，建立完善的工作規(guī)程與業(yè)務(wù)規(guī)范，同時(shí)獎(jiǎng)懲有方。

（二）重視專(zhuān)業(yè)水平的提高。對(duì)案卷進(jìn)行全面的普查，針對(duì)一卷多冊(cè)、目錄號(hào)缺失、案卷斷面、缺頁(yè)、少頁(yè)、標(biāo)題出錯(cuò)等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)修正；針對(duì)由于維護(hù)措施不到位、年代久遠(yuǎn)等原因而造成的漏洞進(jìn)行及時(shí)糾正；對(duì)檔案的內(nèi)容、種類(lèi)、數(shù)量、保存價(jià)值等基本情況進(jìn)行調(diào)研，并根據(jù)實(shí)際需求，按照一定的等級(jí)分類(lèi)凸顯出其重要性；普查、核對(duì)時(shí)要做到“一個(gè)不漏”，并制定合理的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等相關(guān)規(guī)范，對(duì)無(wú)用文件進(jìn)行確認(rèn)后剔除，以全面提高檔案基礎(chǔ)工作的專(zhuān)業(yè)水平。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作設(shè)施設(shè)備的建設(shè)工作，“三個(gè)用房”的設(shè)置要完備：陳列及閱覽室、辦公庫(kù)房、檔案庫(kù)房；“三個(gè)用具”的配備要齊全：技術(shù)設(shè)備、檔案裝具、保護(hù)設(shè)備，從設(shè)施設(shè)備上確保基礎(chǔ)工作的正常展開(kāi)。加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其檔案管理專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作重要性的意識(shí)，督促檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新檔案管理知識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督、考核等措施，傳授相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，幫助其不斷提升工作能力。

（三）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)的必要措施，特別是對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，這種現(xiàn)代化的科技大幅度地提高了工作效率，通過(guò)關(guān)鍵詞、目錄、索引等檢索方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作中遵循的“便捷”原則，這是傳統(tǒng)管理方法所不能與之相提并論的。實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化是避免人工出錯(cuò)的有效措施，在提高工作效率的同時(shí)還在很大程度上保證了檔案信息的準(zhǔn)確度。檔案管理工作應(yīng)跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，及時(shí)了解新型知識(shí)與技術(shù)，及時(shí)對(duì)案卷進(jìn)行重新組合、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)。

然而，在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，也應(yīng)考慮到其安全問(wèn)題、真實(shí)性問(wèn)題以及法律效力問(wèn)題。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性與龐雜性，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上存在不可預(yù)估的安全風(fēng)險(xiǎn)，如黑客攻擊、病毒侵害等，所以如何確保電子檔案安全是尤為值得關(guān)注的事項(xiàng)。其次，在實(shí)際的檔案管理中，從電子文件生成到歸檔的管理工作還不夠程序化、規(guī)范化，以致相當(dāng)一部分的電子草稿檔案沒(méi)有得到妥善保管，并且與紙質(zhì)檔案之間沒(méi)有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理體系；此外，還存在存儲(chǔ)電子檔案的載體不耐久等一系列硬件設(shè)施問(wèn)題，從而降低了檔案的可靠性、完整性。再者，檔案具備的法律效力一般都取決于其載體，由于電子檔案的載體不夠固定，因此在法律條文制定方面就存在困難，這也是磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等載體的電子檔案不能被法律認(rèn)定的原因。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代下，檔案管理工作中暴露出了一些問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重滯后了我國(guó)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此解決檔案管理問(wèn)題、提高檔案管理水平是每一個(gè)檔案管理人員不可推卸的責(zé)任與義務(wù)。在實(shí)際檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)檔案具備的特點(diǎn)，在加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)軟件建設(shè)，如此“雙管齊下”方能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，將檔案管理事業(yè)提升到新一層次。

[1]吳玉萍. 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014（04）:291～292.

[2]周靜. 淺談檔案管理工在現(xiàn)代檔案管理中的素養(yǎng)要求[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2014（15）:258.

[3]周宇飛. 在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2013（11）:83.

[4]霍成龍. 現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理基礎(chǔ)工作重要性[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào),2013（02）:66～67.

[5]齊海燕. 探討在現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作的必要性[J]. 黑龍江科技信息,2012（02）:154.