淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

文/黑龍江省田徑運(yùn)動(dòng)管理中心 張疆

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，人們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化和無(wú)紙化，一方面工作效率得到了極大的提高，另一方面也使管理方式越來(lái)越規(guī)范了。

一、檔案管理的實(shí)際情況

企業(yè)和單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，只有持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和系統(tǒng)的管理方法，才能使工作得到正常運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)和單位對(duì)檔案管理的重要性并沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，甚至忽略了這項(xiàng)工作，覺(jué)得對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，其實(shí)意義不大。尤其是有些企業(yè)負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，他們沒(méi)有職業(yè)道德，更不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，甚至抱著混日子的態(tài)度工作，以至于失職、懶散的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對(duì)檔案管理的工作是十分不利的。因此，只有提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，提升他們的思想覺(jué)悟，才能使檔案管理更加規(guī)范。而且，這也是目前各個(gè)企業(yè)和單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)迫切需要解決的問(wèn)題。

二、檔案管理的意義及其存在的問(wèn)題

（一）意義。如今，檔案管理在企業(yè)和單位中的地位已經(jīng)變得越來(lái)越重要了，逐漸成為了部門(mén)工作的組成部分，對(duì)于員工的綜合素質(zhì)和能力起到了標(biāo)尺的作用。檔案的作用有很多，比如真實(shí)地記錄一個(gè)歷史事件、證明某件事情是否正確，它還是人們內(nèi)心世界最有力的見(jiàn)證。而要使檔案的這些作用有效地發(fā)揮出來(lái)，必須對(duì)管理工作加以規(guī)范化。比如，某些企業(yè)或者單位的管理者在進(jìn)行決策的時(shí)候，可以把檔案所反映出來(lái)的以往的業(yè)績(jī)當(dāng)做依據(jù)，從而使決策變得更合理。又比如，某些企業(yè)或者個(gè)人想要和別的企業(yè)合作，就能夠通過(guò)檔案對(duì)對(duì)方企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、人員構(gòu)成等方面的情況加以了解，從而決定是否和對(duì)方合作。

（二）存在的問(wèn)題。1.檔案管理的發(fā)展比較緩慢。我國(guó)經(jīng)濟(jì)正在飛速地發(fā)展著，百姓的生活水平也得到了極大的提高，群眾對(duì)檔案管理的關(guān)注度也越來(lái)越高了，相關(guān)的機(jī)構(gòu)對(duì)于管理的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)也在不斷地進(jìn)行完善。然而，和社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展比起來(lái)，檔案管理的發(fā)展比較緩慢，無(wú)法滿(mǎn)足我國(guó)創(chuàng)新體系所提出的要求。2.管理檔案的人技術(shù)水平比較低。新的時(shí)代背景下，我國(guó)在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了一個(gè)極為嚴(yán)重的問(wèn)題，即沒(méi)有復(fù)合型高端人才。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，由于我國(guó)負(fù)責(zé)管理檔案的人員不知道該如何進(jìn)行信息化管理，所以檔案管理發(fā)展被極大地制約了。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理逐漸脫離了靠紙質(zhì)和聲像記錄的方式，隨之又出現(xiàn)了很多新型的載體，這就對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，他們?cè)趯W(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要學(xué)習(xí)新的技術(shù)，并將二者相融合，只有這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行更好地管理。

三、如何使檔案管理更加規(guī)范化

（一）必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善，這其中也包括檔案管理工作。現(xiàn)代化技術(shù)促使管理工作的效率得到了大大的提高，也改變了傳統(tǒng)的工作方式。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)關(guān)系著管理水平是否能得到提高。比如，在條碼技術(shù)被廣泛應(yīng)用之后，對(duì)粘貼條碼的程序進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，可以使存儲(chǔ)檔案的行為也具有規(guī)范性，還能夠使查閱的速度更加快捷，從而提高整個(gè)工作效率。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，企業(yè)或者單位對(duì)這方面的工作也提出了更高的要求，所以在這個(gè)過(guò)程中融入信息技術(shù)就成了必然的結(jié)果。

（二）提高管理者的素質(zhì)。在21世紀(jì)，各行各業(yè)的工作人員都面臨了新的挑戰(zhàn)，只有不斷地學(xué)習(xí)才能使他們適應(yīng)時(shí)代的要求。對(duì)于從事檔案管理的工作人員而言，他們也面臨了行業(yè)發(fā)展所帶來(lái)的新的挑戰(zhàn)。比如，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，某些檔案管理者因?yàn)榘灿诂F(xiàn)狀、停滯不前，便無(wú)法適應(yīng)這個(gè)行業(yè)的新業(yè)務(wù)。所以只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，然后提高自身的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，才能使檔案管理更加規(guī)范化。在實(shí)際工作的時(shí)候，管理者要意識(shí)到現(xiàn)代化技術(shù)的重要性，然后要盡快學(xué)會(huì)如何操作各種軟件，提升自己的管理能力。

（三）改進(jìn)檔案管理的形式。在這個(gè)信息化的時(shí)代，管理檔案的工作人員必須要改進(jìn)檔案管理的形式，積極地革新傳統(tǒng)的利用方式，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)要有充分的認(rèn)識(shí)。隨著時(shí)代的變化和信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的數(shù)量也隨之增加，同時(shí)各種類(lèi)型的文獻(xiàn)或者情報(bào)也在不斷地豐富著。在對(duì)這些數(shù)量龐大的信息進(jìn)行管理的時(shí)候，管理人員必須用規(guī)范化的手段進(jìn)行整理和加工，從而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下，在利用檔案的過(guò)程中最好和企業(yè)內(nèi)部的信息化平臺(tái)進(jìn)行整合，設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。然后，設(shè)定好每一個(gè)權(quán)限級(jí)別，讓每個(gè)人都能輕而易舉地獲取檔案中的信息，從而促進(jìn)管理工作的發(fā)展。

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