淺析突發(fā)事件檔案的管理與應(yīng)急服務(wù)的互動(dòng)構(gòu)建

文/河北省低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況核查認(rèn)定中心 時(shí)利琦

淺析突發(fā)事件檔案的管理與應(yīng)急服務(wù)的互動(dòng)構(gòu)建

文/河北省低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況核查認(rèn)定中心 時(shí)利琦

應(yīng)急服務(wù)和突發(fā)事件管理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，建立完善的應(yīng)急管理制度不僅能夠提高檔案工作的效率，也能減少檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。文章對(duì)突發(fā)事件檔案的管理方法進(jìn)行探究，提出了應(yīng)急服務(wù)的互動(dòng)構(gòu)建措施。

突發(fā)事件；檔案管理；應(yīng)急服務(wù)

檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較多，工作相對(duì)繁瑣，在對(duì)突發(fā)事件的處理上很容易出現(xiàn)問題。為了降低突發(fā)事件所帶來的影響，提高檔案管理工作的效率，我國(guó)出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》，提出了“應(yīng)急與預(yù)防相結(jié)合”的管理方式。各個(gè)企業(yè)必須認(rèn)真研究法規(guī)的內(nèi)容，制定出突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，提高突發(fā)事件的處理能力，從根本上減少突發(fā)事件所帶來的傷害。

一、收集突發(fā)事件檔案

在突發(fā)事件的檔案管理中，首要任務(wù)是完成檔案收集工作。由于突發(fā)事件具有內(nèi)容多樣、形式變幻不定的特點(diǎn)，因此在收集檔案時(shí)要做好各個(gè)層次的管理工作，將各個(gè)方面具有保存價(jià)值的檔案收集起來，為突發(fā)事件的處理提供可參考的資料。近年來，信息技術(shù)發(fā)展迅速，如今的檔案管理工作已經(jīng)擺脫了紙上辦公的束縛，升級(jí)到了信息化辦公的時(shí)代。這也使得突發(fā)事件的檔案收集工作更加多元化，所收集的數(shù)據(jù)信息更加豐富。如在H5N1禽流感爆發(fā)時(shí)，檔案收集工作的內(nèi)容不僅包含大量的數(shù)據(jù)信息，還包括抗非典的宣傳標(biāo)語(yǔ)、新聞報(bào)道、醫(yī)學(xué)研究資料等，這些信息不僅完整記錄了事件的過程，也為今后的研究工作提供了可參考的資源。

突發(fā)事件與普通事件有所不同，其發(fā)生的條件和發(fā)生的過程都具有一定的特殊性，因此在收集時(shí)間檔案時(shí)，必須堅(jiān)持多樣性、廣泛性和時(shí)效性的原則。具體來說，在突發(fā)時(shí)間檔案收集工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是要完成文字的收集工作，收集的內(nèi)容包括有關(guān)事件報(bào)道的文字材料、處理工作的人員安排、會(huì)議紀(jì)要等。二是要完成圖片、視頻等資料的收集，將這些資料與文字資料分開，做特殊保存。三是要完成各種統(tǒng)計(jì)圖、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集。四是要完成宣傳報(bào)道資料的收集。

二、保存突發(fā)事件檔案

檔案是對(duì)人類活動(dòng)的記錄，具有很高的收藏價(jià)值。人類在生產(chǎn)生活中會(huì)發(fā)生一系列的突發(fā)事件，將這些事件完整地記錄下來不僅能夠豐富檔案的內(nèi)容，對(duì)人類日后的發(fā)展也有很大的幫助?！吨腥A人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》中強(qiáng)調(diào)：“要建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行評(píng)估處理，將事故的影響降至最低”。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)突發(fā)事件的評(píng)估，必須依靠完整的檔案作為支撐，檔案管理工作的價(jià)值也更加明顯地體現(xiàn)了出來。

檔案作為一種載體，肩負(fù)著記錄重要?dú)v史事件的任務(wù)，具有很高的社會(huì)價(jià)值。當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生后，檔案記錄工作的價(jià)值被更加完整地體現(xiàn)了出來。通過檔案中的記載，后人能夠十分詳細(xì)地了解事件發(fā)生的背景和過程。由于突發(fā)事件具有特殊性和突發(fā)性的特點(diǎn)，因此必須采取非常規(guī)的措施對(duì)檔案進(jìn)行管理和保存。成立專門的檔案保存團(tuán)隊(duì)，不斷提高檔案保存工作的專業(yè)性，堅(jiān)持對(duì)國(guó)家和人們負(fù)責(zé)的原則，以積極的心態(tài)去應(yīng)對(duì)檔案管理和保存工作，將寶貴的資源留于后人。

三、應(yīng)急管理與服務(wù)

（一）突發(fā)時(shí)間檔案應(yīng)急管理。應(yīng)急管理工作要體現(xiàn)應(yīng)急性的特點(diǎn)，做好檔案的特殊處理工作。既要簡(jiǎn)化管理的步驟，也要做好各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，使應(yīng)急管理工作更加方便快捷。建立完善的管理制度，對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，做好非常時(shí)期的檔案管理工作。在突發(fā)事件檔案的應(yīng)急管理中，首先要完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，完成人員的統(tǒng)一部署、明確各個(gè)崗位的職責(zé)，做好宣傳工作，提高檔案管理人員的責(zé)任感。其次要建立完善的通報(bào)制度，保證各個(gè)部門間交流上的暢通，以便于更好地建立聯(lián)系。

（二）突發(fā)事件的檔案應(yīng)急服務(wù)。應(yīng)急服務(wù)是檔案管理部門參與突發(fā)事件的重要方式，通過應(yīng)急服務(wù)的開展，檔案管理部門能夠更加清晰地了解事件發(fā)生的過程，更好地收集事件的相關(guān)信息，這其中也包括回溯檔案信息。對(duì)于突發(fā)事件來說，這種回溯性的信息具有很高的參考價(jià)值。當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生后，相關(guān)部門可以借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)制定出事件的解決方案。如在汶川地震發(fā)生后，唐山檔案局緊急調(diào)出了珍貴的歷史檔案，為抗震救災(zāi)工作提供了大量的信息支援。應(yīng)四川檔案局的要求，唐山檔案局先后為其調(diào)出資料500余份，同時(shí)完成了資料的復(fù)印和電傳工作，為救援工作的進(jìn)行提供了幫助。突發(fā)事件對(duì)人類的生命財(cái)產(chǎn)構(gòu)成了重大的威脅，因此檔案職能部門應(yīng)以科學(xué)發(fā)展為指導(dǎo)，結(jié)合檔案管理自身的特點(diǎn)，不斷參與到突發(fā)事件的預(yù)警和救援工作中去，最大限度地減少突發(fā)事件所帶來的傷害。

四、結(jié)語(yǔ)

完善突發(fā)事件的檔案管理制度不僅能夠提高檔案工作的效率，也能減少突發(fā)事件所帶來的傷害，具有很高的社會(huì)價(jià)值。在具體工作中，要對(duì)突發(fā)事件的檔案進(jìn)行收集和保存，完善突發(fā)事件應(yīng)急管理措施，確保突發(fā)事件檔案應(yīng)急服務(wù)的順利開展，提高突發(fā)事件檔案管理的效率，為后人留下寶貴的資料。

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［2］吳加琪，周林興.面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案部門應(yīng)急管理體系研究［J］.中國(guó)檔案，2012（07）.

［3］吳加琪.面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急聯(lián)動(dòng)機(jī)制研究［J］.檔案與建設(shè)，2013（10）.