淺析高校信訪檔案管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué) 張杰

淺析高校信訪檔案管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué) 張杰

和諧社會(huì)的構(gòu)建離不開校園的穩(wěn)定，穩(wěn)定校園環(huán)境的建立離不開高校信訪工作。信訪檔案管理作為信訪工作中一項(xiàng)重要的、基礎(chǔ)性工作，更應(yīng)引起足夠的重視。本文總結(jié)了高校信訪檔案的特點(diǎn)，并對(duì)新時(shí)期如何做好信訪檔案管理提出了思考。

信訪；高校；檔案管理

高校信訪檔案是在信訪事項(xiàng)處理過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、聲像等原始記錄。筆者總結(jié)分析信訪工作實(shí)際，認(rèn)為信訪檔案內(nèi)容主要包括三方面：一是原始的來信、來訪、來電記錄，教育部、地區(qū)黨委、政府及教育主管機(jī)關(guān)等上級(jí)部門交由信訪事項(xiàng)主管部門辦理的信訪件、信訪事項(xiàng)登記表。二是信訪事項(xiàng)處理過程形成的材料，如深入信訪問題發(fā)生部門或信訪人家庭所做調(diào)查取證材料、信訪主承辦部門召開的由各相關(guān)部門參加的事項(xiàng)協(xié)調(diào)處置會(huì)議記錄、信訪轉(zhuǎn)辦單及通知單存根、案件完結(jié)材料。三是本單位或上級(jí)部門召集的有關(guān)信訪政策講解會(huì)議材料、上級(jí)部門發(fā)放信訪文件及領(lǐng)導(dǎo)批示、信訪情況反饋材料、訂閱的信訪類期刊。

一、高校信訪檔案的特點(diǎn)

（一）信訪檔案來源多樣化。與傳統(tǒng)紙質(zhì)信訪檔案不同，新時(shí)期的高校信訪檔案具有來源多樣化的特點(diǎn)，通過電子化方式進(jìn)行高速、便捷的網(wǎng)絡(luò)信訪是現(xiàn)代信訪工作的重要渠道。目前，幾乎所有學(xué)校利用網(wǎng)絡(luò)開通了“書記信箱”“校長(zhǎng)信箱”“校內(nèi)BBS論壇”，這既拓寬了廣大師生員工與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)密切聯(lián)系的渠道，也為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)獲取師生思想動(dòng)態(tài)，做出符合學(xué)校實(shí)際的相關(guān)決策發(fā)揮了參謀的作用。這就要求高校信訪工作者將工作重心逐步向電子信訪檔案傾斜。

（二）形成信訪檔案客體多元化。高校各項(xiàng)工作的開展受社會(huì)大環(huán)境的影響越來越深，以前形成高校信訪檔案的客體主要是教師和學(xué)生，但現(xiàn)在已超出了校園內(nèi)部事物的范疇，只要是與學(xué)校發(fā)生聯(lián)系的各行各業(yè)的人都有可能成為信訪檔案客體?？腕w多元化在增加了高校信訪職工的工作壓力的同時(shí)，還加大了信訪檔案管理的難度。

（三）信訪檔案映射問題復(fù)雜化。學(xué)校人事涉及的職稱、工資、離退休待遇等問題，紀(jì)檢涉及的干部問題，教務(wù)涉及的招生錄取、考試成績(jī)問題，這些涉及師生切身利益的問題都成為高校信訪檔案映射的問題。

（四）信訪檔案形成往往具有一定的周期性。作為高校管理客體的學(xué)生群體，每年都會(huì)遵照高考錄取、新生入學(xué)、畢業(yè)生離校的順序來反復(fù)循環(huán)；而作為管理主體的各類教師關(guān)心的職稱評(píng)聘、福利待遇等工作也以年度為周期展開。所以，師生員工在這些時(shí)期采取信訪渠道提意見、申訴問題的可能性大大高于其他時(shí)段，也使得信訪檔案的形成看似有了一定的周期性。

（五）信訪檔案與學(xué)校發(fā)展階段密切相關(guān)。學(xué)校在發(fā)展的不同階段，會(huì)根據(jù)情況，制定不同的規(guī)劃和政策，以期達(dá)到整合資源、優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)的目的，當(dāng)然這也不可避免地帶來了利益格局的調(diào)整，會(huì)在信訪檔案中有所反映。如學(xué)校在建立初期，教職工多關(guān)心的是學(xué)院、系部設(shè)置情況、人員編制、定級(jí)分配制度等與自身利益密切相關(guān)的問題。隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，依法、民主治校改革的深入，廣大師生員工的主人翁意識(shí)也會(huì)不斷增強(qiáng)，他們積極渴望參與學(xué)校治理，這必將在信訪檔案中有所體現(xiàn)：以為學(xué)校謀發(fā)展、促改革、話不足為主要內(nèi)容的信訪檔案比例會(huì)有增加的趨勢(shì)。比如，如何改進(jìn)教育教學(xué)的方法，如何吸引人才，如何提升學(xué)校的知名度和社會(huì)影響力，如何擴(kuò)大畢業(yè)生的就業(yè)途徑等等，這些信訪內(nèi)容往往脫離個(gè)人利益的表達(dá)，更多地關(guān)注學(xué)校公共治理?？梢?，信訪檔案會(huì)與學(xué)校的發(fā)展緊密結(jié)合，發(fā)展階段不同會(huì)令信訪檔案呈現(xiàn)不同的特征。

二、新時(shí)期高校信訪檔案管理的思考

（一）做好信訪信息的收集、分類工作。準(zhǔn)確、及時(shí)的信息是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)決策的基礎(chǔ)，能夠敏感地將各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備、開展、結(jié)果等全過程中好的經(jīng)驗(yàn)和其中的薄弱環(huán)節(jié)投射出來。傳統(tǒng)的信訪工作比較被動(dòng)，因?yàn)榭偸怯兄仁录笮旁L的順序，但新時(shí)期信訪工作的復(fù)雜性和綜合性，要求改變被動(dòng)工作方式和理念，加強(qiáng)事前預(yù)防。信訪部門不能“守門待訪”，而應(yīng)主動(dòng)出擊，采取多種有效的形式收集敏感信息，了解師生的思想動(dòng)態(tài)，深入調(diào)查、研究，把握一些具有代表性、傾向性的問題趨勢(shì)，從而為事件預(yù)警、領(lǐng)導(dǎo)決策提供翔實(shí)的第一手材料。1.信訪信息的收集。作為社會(huì)矛盾“晴雨表”的信訪，要充分發(fā)揮其作用，還應(yīng)當(dāng)完善其信息收集制度。從高校角度講，就是要收集反映當(dāng)前高校面臨的急需解決的各種矛盾的信息。目前，高校信訪工作部門主要還是依靠接待來訪人員、電話、信件、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信訪問題，但這些方式被動(dòng)、臨時(shí)的特點(diǎn)，影響了我們對(duì)信訪問題本質(zhì)的思考。信訪人員對(duì)問題單一、主觀的陳述模式，嚴(yán)重影響了我們對(duì)事件的全面了解和掌握。2.信訪信息的分類研究。高校還要加強(qiáng)對(duì)信訪信息的分類研究工作，要善于在大量的信訪材料中找出那些帶有普遍性、全局性的問題，重點(diǎn)跟蹤處理。要改進(jìn)各類信訪登記環(huán)節(jié)，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段，把信訪工作人員從繁重的基礎(chǔ)工作中解脫出來，從而有更多的時(shí)間對(duì)信訪案件進(jìn)行歸納和分析，摸清廣大師生的關(guān)注熱點(diǎn)，做好預(yù)測(cè)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾意見最為集中的問題。應(yīng)借著高校大規(guī)模投入軟件建設(shè)的春風(fēng)，盡快建立體現(xiàn)各高校特點(diǎn)的信訪辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)案件的登記、批示、轉(zhuǎn)辦、催辦、反饋、歸檔等流程的無紙化辦公，達(dá)到校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門、職能部門與校信訪部門之間互通互聯(lián)，信息共享的目的。如浙江大學(xué)研制的信訪信息管理平臺(tái)，開發(fā)了實(shí)用的六大模塊，分別為：信息處理、查詢定位、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入導(dǎo)出、打印、維護(hù)模塊。我們?cè)诖撕?jiǎn)要介紹一下前三個(gè)模塊，信息處理模塊：由高校信訪工作人員手動(dòng)錄入信訪全過程信息，包括接待時(shí)間、人員姓名、事由、領(lǐng)導(dǎo)批示等，可實(shí)現(xiàn)信息的刪除、修改、保存的功能。查詢定位模塊：快速檢索定位信訪信息，提高信息查全率和查準(zhǔn)率。統(tǒng)計(jì)模塊：自動(dòng)完成信訪類別、數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，為及時(shí)匯總數(shù)據(jù)并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)提供可能。

（二）確保信訪檔案安全。在高校信訪工作中，采用傳統(tǒng)的電話、信件、傳真、來訪等方式進(jìn)行信訪的人數(shù)穩(wěn)中有降，但采用校長(zhǎng)信箱、校園BBS、QQ群、微博等新興信訪方式的信訪人數(shù)卻日益龐大，高效、便捷、隱秘的特點(diǎn)使得越來越多的師生員工選擇了網(wǎng)絡(luò)信訪，所以高校信訪工作人員要更加重視信訪檔案的安全性，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)信訪檔案“八防”工作的同時(shí)，還要采取多種措施保證信訪電子檔案的安全，如采用多機(jī)備份數(shù)字信訪信息，當(dāng)一臺(tái)機(jī)器出現(xiàn)問題后，其他機(jī)器可以頂替；將用來完成信訪工作電子化錄入、管理的機(jī)器安裝專業(yè)的殺毒軟件和防火墻，防止黑客對(duì)信息的竊??；對(duì)有信訪管理系統(tǒng)的高校，要加強(qiáng)對(duì)用戶權(quán)限的管理，達(dá)到專號(hào)專人管理，防止越權(quán)訪問。另外，新修訂的《信訪條例》第二十三條明確規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)及其工作人員不得將信訪人的檢舉、揭發(fā)材料及有關(guān)情況透露或者轉(zhuǎn)給被檢舉、揭發(fā)的人員或者單位?！?所以高校信訪檔案管理部門必須建立健全各項(xiàng)管理制度，銷毀信訪原始信件、來訪、來電記錄材料時(shí)，要做仔細(xì)甄別，按照保密規(guī)定處理。

（三）信訪工作隊(duì)伍建設(shè)。高校信訪工作者作為信訪檔案形成的直接參與者及整理者，必須掌握一定的法律知識(shí)和調(diào)解的能力、必須具有良好的溝通和應(yīng)急能力、必須擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和常識(shí)，唯有建立這樣一支專業(yè)化、高素質(zhì)的高校信訪隊(duì)伍，才能使信訪發(fā)揮積極的作用。然而現(xiàn)階段我國(guó)高校信訪隊(duì)伍建設(shè)尚不完善。一方面，信訪隊(duì)伍的穩(wěn)定性不高，專職化程度較低。另一方面，信訪工作者整體素質(zhì)較低，尤其是在法律、法規(guī)和政策解釋與適用方面水平較低。信訪培訓(xùn)次數(shù)少、時(shí)間短、很難通過零散的培訓(xùn)來熟練掌握系統(tǒng)的法律知識(shí)。所以，信訪工作者要加強(qiáng)對(duì)高校信訪工作的依據(jù)——《信訪條例》《教育信訪工作規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)的理解和運(yùn)用，引導(dǎo)群眾合理有序信訪；因?yàn)楦咝Ｐ旁L工作可能涉及學(xué)校的方方面面，高校信訪干部還要熟悉本單位各領(lǐng)域的規(guī)章制度，這樣才能做好對(duì)信訪事項(xiàng)的解釋說明；還要豐富心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、檔案管理學(xué)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識(shí)，建立立體的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為信訪事項(xiàng)的準(zhǔn)確、及時(shí)解決，信訪檔案保質(zhì)、保量歸檔、高效利用創(chuàng)造條件。

各高校在信訪檔案管理中要嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，創(chuàng)新工作機(jī)制和方法，按照分析問題、判斷問題、解決問題的思路，客觀而靈活地處理遇到的信訪檔案管理問題，高校的和諧穩(wěn)定是高校改革、發(fā)展的基礎(chǔ)，反過來，高校改革、發(fā)展又為高校的穩(wěn)定創(chuàng)造了條件。所以，各高校要充分重視信訪檔案管理，敏銳地發(fā)現(xiàn)學(xué)校中存在的不和諧的隱患，把問題解決在萌芽狀態(tài)，破除在學(xué)校持續(xù)發(fā)展道路上存在的荊棘。

［1］李壯暉.《新時(shí)期高校信訪工作的問題與思考》［J］.廣東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（4）.