淺析計(jì)生技術(shù)服務(wù)站檔案管理信息化

文/山東省日照市莒縣計(jì)劃生育服務(wù)站 王英臣

淺析計(jì)生技術(shù)服務(wù)站檔案管理信息化

文/山東省日照市莒縣計(jì)劃生育服務(wù)站 王英臣

計(jì)生檔案資料是指在計(jì)生工作中所形成的各種文件、圖表、視頻、音頻等資料。它們是計(jì)生工作中的一筆寶貴資源，是計(jì)生工作歷程的“記錄儀”與“儲(chǔ)存庫”。當(dāng)前，計(jì)生檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，也是今后計(jì)生檔案管理的發(fā)展方向。因此，本文主要探討如何加快計(jì)生檔案管理信息化進(jìn)程，提高計(jì)生檔案管理水平。

計(jì)生檔案；管理；信息化

計(jì)生檔案包括轄區(qū)基本人口情況、育齡婦女情況、藥具管理、獎(jiǎng)勵(lì)扶助情況、社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理、生育情況、節(jié)育工作等信息。它們不僅是計(jì)生工作的真實(shí)記錄，也是計(jì)生工作者開展日常工作的重要依據(jù)。因此，抓好新時(shí)期的計(jì)生服務(wù)站檔案管理工作顯得非常重要。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化成為今后計(jì)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。作為一名基層計(jì)生檔案管理工作者，筆者結(jié)合多年的工作實(shí)踐，著重探討如何推進(jìn)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，以進(jìn)一步提高計(jì)生檔案管理水平。

一、計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性

計(jì)生檔案是人口與計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的“存儲(chǔ)庫”，也是開展計(jì)生工作的重要依據(jù)。隨著多年的發(fā)展，我國人口形勢(shì)正發(fā)生著重大的變化，計(jì)生工作也面臨著很多新任務(wù)與新問題。新時(shí)期的計(jì)生工作更強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷，突破傳統(tǒng)工作思路的局限性。但很多基層計(jì)生服務(wù)站對(duì)檔案工作缺乏足夠的重視，加上經(jīng)費(fèi)短缺，仍采用傳統(tǒng)的人工管理模式，檔案管理水平低下，一些檔案資源得不到有效的保管。因此，要加快計(jì)生檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的保管與利用，確保檔案資源的完整性與有效性，才能充分發(fā)揮出檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，更好地為計(jì)生工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，逐步完善相關(guān)軟硬件設(shè)施。計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，將其納入計(jì)生工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中。同時(shí)，要將計(jì)生黨政一把手作為第一責(zé)任人，親自抓檔案管理信息化建設(shè)。實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制，將責(zé)任層層落實(shí)到位，逐步構(gòu)建起計(jì)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。對(duì)專兼職檔案人員的職責(zé)要加以明確，并定期開展匯報(bào)工作，收集檔案管理中存在的主要問題與管理漏洞，并制定整改措施，不斷提高檔案管理水平。此外，要加大資金投入，逐步配備相關(guān)軟硬件設(shè)施，抓好辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。對(duì)檔案的信息化管理采用以“件”為單位的立卷方式，便于對(duì)檔案的立卷、接收、鑒定。在檔案保管期限內(nèi)可運(yùn)用相關(guān)檢索工具對(duì)其進(jìn)行刪改、調(diào)整、補(bǔ)充。另外，要根據(jù)計(jì)生檔案管理工作實(shí)際，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。計(jì)生檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因此，計(jì)生檔案人員要重視檔案資源建設(shè)，挖掘檔案信息資源，盡量豐富室藏資源。同時(shí)，還應(yīng)加大檔案編研力度，以滿足社會(huì)對(duì)計(jì)生檔案信息的需求。

（二）健全計(jì)生檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案管理。首先，要建立健全計(jì)生檔案管理制度，從檔案收集到永久保存、銷毀等全部過程均要加以明確，細(xì)化流程，實(shí)行全程管理。同時(shí)，要制定電子文檔的管理制度，根據(jù)計(jì)生部門工作實(shí)際，適當(dāng)拓寬收集范圍，并嚴(yán)格遵守歸檔要求與操作規(guī)程，從業(yè)務(wù)流程上加以梳理與規(guī)范。完善安全管理制度，并出臺(tái)機(jī)房、庫房等重要場(chǎng)所的出入規(guī)則。細(xì)化績(jī)效考核制度，定期對(duì)檔案人員的工作業(yè)績(jī)、規(guī)范程度進(jìn)行考核，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)良的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核成績(jī)差的人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，直到考核合格為止。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。當(dāng)前計(jì)生部門從事檔案工作的很多人員非專業(yè)出身，也未接受過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。和專業(yè)的檔案管理人員相比，差距非常明顯，專業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案意識(shí)缺乏，檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足，嚴(yán)重制約了新時(shí)期計(jì)生檔案信息化管理的發(fā)展。因此，要結(jié)合計(jì)生工作實(shí)際，制定計(jì)生檔案隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，形成長(zhǎng)效的教育培訓(xùn)機(jī)制。首先，要培養(yǎng)計(jì)生檔案工作人員的檔案意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案的重要性，樹立起“愛檔如珍、維護(hù)歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。其次，要以培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才為目標(biāo)，采用多渠道、多層次的人才培養(yǎng)機(jī)制，不斷提高計(jì)生檔案隊(duì)伍的整體水平。然后，要豐富教育形式，運(yùn)用多媒體、經(jīng)驗(yàn)討論、專家講座、檔案專題攝影展等形式，讓計(jì)生檔案人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)掌握檔案管理方法，檔案管理系統(tǒng)操作，常見故障的應(yīng)對(duì)方法等。同時(shí)，要經(jīng)常向計(jì)生部門全體人員宣傳檔案法、檔案工作流程等，營造出“人人學(xué)習(xí)、人人參與”的檔案氛圍。

三、結(jié)語

總之，在信息化時(shí)代，檔案管理信息化是計(jì)生檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。不同于其它檔案，計(jì)生檔案具有專業(yè)性、分散性、周期性等特點(diǎn)，因此，加快計(jì)生檔案信息化管理進(jìn)程，能有效提高計(jì)生檔案管理水平，充分發(fā)揮出計(jì)生檔案應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)我國計(jì)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

［1］吳亞娟，李慶紅.淺談?dòng)?jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的信息化.中外健康文摘，2012，9（7）：403～404.

［2］徐付秀，郭俊麗.淺談檔案信息化建設(shè)和現(xiàn)代化趨向.科學(xué)與財(cái)富，2014，18（2）：7～7.

［3］孫琳.以提升計(jì)生檔案管理水平為抓手推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程.辦公室業(yè)務(wù)，2015，9（2）：45～46.