檔案信息化建設(shè)若干問題及解決措施

文/陜西省寶雞市婦幼保健院 路線

信息化社會的不斷發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)成為社會發(fā)展的必然趨勢。目前，很多的檔案部門為了使檔案管理的效率得以提高，對現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行了引用，這不但使工作人員的工作效率與質(zhì)量得到了提高，而且還極大地推動了檔案信息化建設(shè)的開展。而要想使檔案信息化建設(shè)工作做得更好，就必須要對其建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析，并制定出科學(xué)有效的發(fā)展戰(zhàn)略，從而保證檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，抓住實(shí)效，不斷與檔案事業(yè)發(fā)展的需要相適應(yīng)。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

首先，檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然結(jié)果?，F(xiàn)代社會逐步進(jìn)入信息時代，檔案管理部門的工作必然發(fā)生巨大的變革，檔案信息管理系統(tǒng)被大力開發(fā)與利用。相關(guān)檔案管理部門只有認(rèn)清信息化建設(shè)的重要性，才能提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，使檔案服務(wù)、檔案管理等方面不會同社會發(fā)展“脫節(jié)”。

第二，檔案信息化建設(shè)會產(chǎn)生一定的社會效益。檔案信息化建設(shè)就是對信息資源的應(yīng)用管理。信息化建設(shè)使得檔案信息資源更便于存儲、利用和開發(fā)，極大地方便了人們的利用。

第三，檔案信息化建設(shè)利于創(chuàng)新利用信息模式、提升檔案服務(wù)水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用，檔案信息化建設(shè)過程中，檔案的利用范圍不斷擴(kuò)大，檔案服務(wù)模式不斷創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)促使點(diǎn)對點(diǎn)服務(wù)、網(wǎng)上咨詢、互聯(lián)網(wǎng)查詢等新型服務(wù)方式逐步實(shí)現(xiàn)，這種高效、多途徑、全方位的服務(wù)模式，滿足了用戶快捷、精確、高效、實(shí)用的需求。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息資源整合出現(xiàn)瓶頸。一是電子化的檔案信息資源來源不暢。檔案信息資源的來源處于無序的狀態(tài)，在基層的檔案中，信息化的成果較少，而已有的成果對于傳統(tǒng)的載體有較強(qiáng)的依賴性。二是檔案信息資源整合難度大。由于諸多因素的影響，各個部門在檔案信息化建設(shè)中各自為政、重復(fù)建設(shè)，出現(xiàn)了信息孤島的問題。在推進(jìn)信息化的過程中遇到了很強(qiáng)的阻力，并且存在一定的安全風(fēng)險，積極性不高。三是檔案信息資源開發(fā)利用滯后。檔案的信息資源開發(fā)的深度不夠，電子化的成果處于收縮的狀態(tài)，且電子化的成果出現(xiàn)了閑置浪費(fèi)的問題，這些成果沒有得到充分的利用。在檔案信息化產(chǎn)品中進(jìn)行二次開發(fā)產(chǎn)生檔案信息資源的成果很少，沒有形成效益。

（二）資金投入不足。檔案信息化建設(shè)需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設(shè)中出現(xiàn)了資金不足的問題，這就容易導(dǎo)致檔案軟、硬件以及相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)出現(xiàn)滯后的局面，影響檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的推廣。檔案信息化建設(shè)的資金投入不足會導(dǎo)致：第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入不足。各地的檔案信息化建設(shè)總體處于中低檔水平，甚至于有些地方?jīng)]有基本的設(shè)施設(shè)備。第二，資金的不足導(dǎo)致數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案數(shù)字化進(jìn)程比較快，欠發(fā)達(dá)地區(qū)則相對滯后。檔案的數(shù)字化程度偏低，還需要加大投入。

（三）檔案信息化建設(shè)的隊伍結(jié)構(gòu)“老化”，重視程度不夠。檔案信息化建設(shè)隊伍的整體業(yè)務(wù)水平不高，知識結(jié)構(gòu)逐漸“老化”。檔案信息化建設(shè)隊伍中有較多具有豐富的傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗的工作人員，其在管理方法和技術(shù)上具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，但對應(yīng)用軟件、信息存儲、電子檢索等技術(shù)難以熟練掌握，而一些掌握信息技術(shù)的年輕工作人員，對檔案管理的基本流程等方面卻甚少了解。同時，還存在對信息化建設(shè)不夠重視的現(xiàn)象，投入的人力、物力較少，給予檔案工作人員的待遇不高。

（四）缺乏對檔案信息安全建設(shè)的重視力度。沒有對檔案信息安全建設(shè)進(jìn)行高度的重視，這不僅包括主觀方面的原因，而且還包括客觀方面的原因。其中，主觀原因主要是，現(xiàn)如今，檔案管理部門始終沒有建立起一套完善的檔案信息安全管理體系，這就直接導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏較高的安全意識，進(jìn)而對檔案信息的管理與檢查也就沒有較高的重視；客觀方面的因素主要指得是技術(shù)問題。例如，當(dāng)前，電腦病毒越來越多，特別是黑客的存在對于信息的破壞與竊取影響較大，由此使得檔案信息安全受到了巨大的威脅。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，還要對安全建設(shè)進(jìn)行高度的重視，及時采取措施對其存在的問題進(jìn)行切實(shí)的解決。

三、解決措施

（一）規(guī)劃建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息資源共享體系。一是加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。根據(jù)信息化建設(shè)的目標(biāo)，制定檔案數(shù)字化的規(guī)劃，使檔案數(shù)字化能夠有序地進(jìn)行。根據(jù)用戶的需求，著眼于長遠(yuǎn)利益的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步，建立檔案數(shù)字化目錄，這在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化。加強(qiáng)檔案信息主體的責(zé)任，加快檔案信息全文數(shù)字化進(jìn)度。同時實(shí)行檔案紙質(zhì)與電子雙套歸檔制度，采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞剑瑢?shí)現(xiàn)文件的電子化歸檔。二是積極推動檔案新型資源共享。建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加快信息的入檔速率。同時要努力探索區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共享，并且按照先難后易的原則，制定檔案信息資源共享的目錄。在檔案信息化的建設(shè)過程中，要發(fā)揮檔案產(chǎn)生的管理部門的職能作用，注重實(shí)效，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)。

（二）整合完善統(tǒng)一的技術(shù)支撐與資金保障體系。一是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。將資金列入財政的預(yù)算中，逐年投入解決基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)。同時要采用服務(wù)外包的形式，創(chuàng)新檔案信息化的投入機(jī)制。鼓勵各級檔案信息化部門開展技術(shù)攻關(guān)，并給予信息化科研項目經(jīng)費(fèi)支持。二是加強(qiáng)軟、硬件與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。提供充足的資金支持，配置計算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等相關(guān)的設(shè)施，為檔案信息化的開展提供良好的環(huán)境。對于信息化中的軟件，一方面要跟蹤行業(yè)中的發(fā)展動態(tài)，及時升級軟件。另一方面則要積極開發(fā)適用于本部門的軟件，使其更加便捷順暢。三是加強(qiáng)檔案信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。及時升級安全認(rèn)證、病毒防殺、身份認(rèn)證技術(shù)，增強(qiáng)技術(shù)防范能力。四是推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自上而下的各級檔案館與各專業(yè)檔案館的互聯(lián)互通，打造檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

（三）要重視信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)隊伍的整體水平。檔案管理部門要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，進(jìn)一步提高科學(xué)化的檔案管理水平。隨著社會環(huán)境的不斷變化，要求檔案工作也隨之改變，這就對檔案工作人員提出了新要求。信息化建設(shè)的檔案工作人員首先要樹立信息化的意識，不僅掌握相關(guān)檔案管理的業(yè)務(wù)知識，還要熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和各類應(yīng)用軟件，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

（四）高度重視檔案信息安全建設(shè)。要對檔案信息的安全建設(shè)進(jìn)行高度的重視，特別是對檔案共享系統(tǒng)的全面安全更要引起重視。除了要對非法入侵進(jìn)行預(yù)防之外，還要對各種可能妨礙系統(tǒng)正常工作的侵?jǐn)_，如病毒危害、垃圾郵件，以及其他能造成系統(tǒng)不能正常工作的事件給予更多的關(guān)注，同時，還要加強(qiáng)相關(guān)人員的管理。

總之，當(dāng)前時期的檔案信息化建設(shè)雖然已經(jīng)取得了一定的成績，但是，在其建設(shè)過程中仍然存在著較多的問題，因此，必須對其存在的問題進(jìn)行分析，并采取針對性的措施對其解決，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，使檔案信息資源的作用得以充分的發(fā)揮，進(jìn)而提供更好的檔案服務(wù)給用戶。

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