淺談學科檔案分級管理體系與機制建設

文/南京森林警察學院 李娟

淺談學科檔案分級管理體系與機制建設

文/南京森林警察學院 李娟

對學科檔案分級管理規(guī)劃是從高校實際出發(fā)，在充分剖析學科檔案管理存在問題的基礎上，對高校學科檔案管理分級管理體系及互動機制，提出“統(tǒng)一領導、分級管理”的初步設想。

學科檔案；分級管理；體系；機制

學科水平是高校辦水平的主要標志，是高校整體實力的核心，是高校競爭力的標志。學科建設對于高校的學科、科研、社會服務、人才培養(yǎng)作用等起著支撐作用。在學科建設中產生的大量學科檔案， 作為高校學科建設的信息資源， 對學科建設有著重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。在高校的日常管理當中，在學科檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程中，需要依據(jù)檔案法規(guī)和有關標準實施規(guī)范化、科學化的管理。

一、學科檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學科檔案管理意識不夠。缺乏檔案意識是目前高校學科建設工作中普遍存在的問題，因沒有嚴格按照相關的規(guī)章制度進行學科檔案管理工作，學科檔案的收集過程中還存在臨時突擊的現(xiàn)象，一些科研人員只注重科研過程和科研結果的歸檔， 而不注重科研過程中形成的材料和科研成果的積累；有人認為學科科研成果是自己心血的結晶，自我保存得很好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便；還有的教師怕材料歸檔后保存不善。

（二）學科檔案管理規(guī)章制度不健全。高校在學科建設中擁有大量學科活動和學科管理工作產生的原始材料，雖然有的高校設置了學科檔案室，規(guī)定了大體的操作流程和需要進行歸檔管理的文件種類，但是沒有具體的規(guī)范要求和統(tǒng)一標準，大部分將學科過程中產生的材料進行簡單整理后，存放于檔案盒中，缺乏檔案工作交流，尚未從檔案管理的整體上形成一個規(guī)范化、標準化、科學化體系。

（三）學科檔案管理手段相對落后。相當一部分高校在學科檔案的收集、整理、歸檔和再利用過程中，學科檔案管理部門仍然沿用傳統(tǒng)的以手工為主，計算機輔助管理的檔案管理模式，不僅工作量大， 效率低， 容易出錯， 同時也嚴重影響了學科檔案的利用，不能保證資源共享。

（四）學科檔案管理隊伍不夠專業(yè)。許多高校學科檔案管理人員多為兼職，因沒有經過檔案知識的系統(tǒng)培訓，缺乏必要的學科知識和檔案業(yè)務常識，面對學科評估指標和學科檔案的整理難免無所適從，在學科檔案的收集、整理、歸檔時隨意性很強， 影響了學科檔案的完整性和系統(tǒng)性， 使學科檔案的質量無法保證， 更不能對學科檔案進行進一步的整理和開發(fā)， 使學科檔案更好地為學科建設工作服務。

二、學科檔案管理對學科建設具有重要意義

學科檔案的科學管理能使學科在建設過程中合理利用檔案資源，提高工作效率；學科檔案能夠為學科發(fā)展規(guī)劃編制提供參考依據(jù)， 具有一定指導作用；學科檔案對提高學科學術聲譽，促進學科建設具有重要作用。因此，需要加大宣傳，充分認識到學科檔案工作的重要意義，認識到高校學科檔案管理是學科管理工作的重點工作之一，把學科檔案看作是學科檢查和學科評估的重要依據(jù)。盡快建立、健全機構，配備必要的人員，推動學科檔案工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，真正發(fā)揮其在學校教育管理、學科活動、學科研究等各項工作中的應有作用。

三、學科檔案分級管理體系與機制

（一）建立高校學科檔案分級管理的運行機制。形成以分管學科校長為領導的學科檔案管理團隊，實行統(tǒng)一領導、分級管理的職能體制，建議在科技處設置學科檔案室，統(tǒng)一管理全校學科檔案工作，加強對全校學科檔案工作的組織、協(xié)調，可以設置學科檔案管理的專業(yè)技術崗位，配備專職學科檔案管理人員，集中、妥善、安全保管學科檔案材料。在各院系建立院系一級學科檔案室，作為科技處學科檔案室下屬的二級學科檔案管理部門，具體負責收集、整理、保管相應的學科檔案管理，接受科技處學科檔案室的監(jiān)督和指導。各學科負責人負責本單位學科檔案管理的監(jiān)督、檢查工作，學科秘書具體負責本單位學科文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。有條件的，亦可以配備專職學科檔案管理人員。

（二）合理劃分管理權限，明確各自職責。明確科技處檔案室、院系學科檔案室學科檔案管理的職責。劃分哪些檔案由一級學科檔案管理部門管理，即科技處學科檔案室管理，哪些檔案由二級學科單位管理，即各院系學科檔案室管理。使學科單位相關管理人員及其所有教師都承擔一定的學科檔案管理責任，對各自形成的學科檔案主動進行收集和整理，定期或不定期地交給本部門專（兼）職學科檔案管理員統(tǒng)一整理后存檔，確保各級分散形成的學科檔案能完整及時地報送到上一級學科檔案管理部門。

（三）建立各級學科檔案管理工作規(guī)章制度。要提高學科檔案室工作質量，促進學科檔案室的規(guī)范化，必須統(tǒng)一制定學科檔案管理制度， 從學科檔案的形成、收集、分類、整理、立卷、利用、統(tǒng)計、保管等各個環(huán)節(jié)的全過程都必須按照統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的標準來辦理。

（四）加強學科檔案室軟、硬件建設。首先，加大學科檔案室硬件建設。增加對學科檔案室的基礎設施投入， 改善檔案保管條件， 便于學科檔案的收集、 整理、開發(fā)利用。根據(jù)學校的實際需要和財力投入，本著經濟適用的原則，配備必要的硬件設施，包括學科檔案用房、專用文件柜、裝訂工具、計算機、打印機、掃描設備、光盤刻錄機及檔案管理基本用具。其次，推進學科檔案資源建設。豐富學科檔案室的檔案資源，將學科檔案室建成各學科單位的信息中心，作為學科檔案室的重要工作目標。一方面可以通過正常的接收渠道，按照學科檔案的歸檔范圍，將各基層學科單位形成的檔案完整地接收進學科檔案室，一方面可以根據(jù)工作的需要，開展學科檔案的征集工作。同時，要注意加強學科檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設、電子文件的積累和歸檔建設等工作。

（五）組織學科檔案管理人員專門培訓。學科檔案工作專業(yè)性強，專（兼）職學科檔案管理人員既要熟悉學校的學科工作，又要具備一定的檔案學知識。為提高學科檔案隊伍的專業(yè)技術素質和整體管理水平，定期在校內舉辦檔案培訓班，學習檔案業(yè)務和檔案法規(guī)；鼓勵學科檔案管理相關人員參加各種檔案業(yè)務會議和學術會議，不斷更新知識；訂閱檔案業(yè)務報刊，創(chuàng)造良好的學習條件；定期召開一次學科檔案管理人員會議，學習有關檔案的新規(guī)定、新方法，對平時歸檔中發(fā)現(xiàn)的業(yè)務問題進行交流、研討。

（資助項目：南京森林警察學院基本科研業(yè)務項目《學科檔案規(guī)范化管理問題研究》，項目編號：RWYB201508）

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