淺談辦公室主任如何處理好與副職的關(guān)系

文/華能景洪水電工程建設(shè)管理局 胡國超

淺談辦公室主任如何處理好與副職的關(guān)系

文/華能景洪水電工程建設(shè)管理局 胡國超

辦公室主任只有勤于學(xué)習(xí)、善于總結(jié)、積極探索、不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，才能充分發(fā)揮好部門副職的作用，才能營造和諧寬松的工作氛圍，才能團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)部門員工干好工作、服務(wù)大局、成就事業(yè)。

辦公室主任；副職；關(guān)系處理

辦公室正副職能不能形成團(tuán)結(jié)有戰(zhàn)斗力的班子，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)部門全體員工干好工作，不止要看副職如何想、如何做、如何配合，關(guān)鍵還在于辦公室主任如何處理好與副職的關(guān)系，如何發(fā)揮好副職的參謀助手、輔助配角作用。結(jié)合個(gè)人的思考和體會(huì)，我認(rèn)為辦公室主任應(yīng)做到“七要七不”，即：要懂得授權(quán)不攬權(quán)、要主動(dòng)攬過不爭功、要及時(shí)補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、要樹立威信不威嚴(yán)、要善于傾聽不專斷、要敢于舉能不嫉賢、要適當(dāng)愛護(hù)不庇護(hù)。

要懂得授權(quán)不攬權(quán)。授權(quán)是指上級(jí)把自己的職權(quán)授予給下級(jí)，使下級(jí)擁有相當(dāng)?shù)淖灾鳈?quán)、行動(dòng)權(quán)和決策權(quán)，授權(quán)是一種文化，也是動(dòng)態(tài)變化的。離場原則就是好的管理者自己不在崗位也能正常運(yùn)行。辦公室主任不但要懂得職責(zé)分工，還要懂得授權(quán)，分工與授權(quán)是對(duì)等的同一概念。分工是分管工作的意思，但是分管工作管到什么程度，可以決定哪些事，就是授權(quán)的問題。授權(quán)的本質(zhì)就是上級(jí)對(duì)下級(jí)決策權(quán)力的下放過程，也是職責(zé)的再分配過程，授予權(quán)利，就是授予責(zé)任。懂得授權(quán)，既是對(duì)副職的信任，也是對(duì)自己的解放，授予權(quán)利，能讓副職更快成長，能讓自己向高處看，往遠(yuǎn)處想。授權(quán)不是放權(quán)，授權(quán)的一個(gè)特征就是授權(quán)者與被授權(quán)者之間信息和知識(shí)共享暢通。辦公室主任授權(quán)后，需要隨時(shí)了解其授權(quán)工作執(zhí)行的情況，及時(shí)指導(dǎo)糾偏，確保執(zhí)行方向正確、總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

要主動(dòng)攬過不爭功。爭功推過就是到處拉功績，推諉過失，把政績功績都攬到自己身上，說是自己干的，過失錯(cuò)誤推諉到別人身上，與自己無關(guān)。工作出了問題、副職有了過錯(cuò)，辦公室主任要在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面前替副職承擔(dān)，部門工作做不好、部門副職出了差錯(cuò)，要么是辦公室主任監(jiān)督檢查不到位，要么過程把控不到位，要么就是目標(biāo)指引不到位。所以，無論辦公室主任與問題差錯(cuò)有無關(guān)系、知不知道、參未參與，都是有責(zé)任的，而且要承擔(dān)主要責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。爭功推過是“官德”問題，說白了就是“私欲”在作祟。辦公室主任要公道做人、踏實(shí)做事，才稱得上合格的好干部。辦公室主任在處理與副職關(guān)系時(shí)要做到推功攬責(zé)，而不是爭功推過、攬功諉過。俗話說群眾的眼睛是雪亮的，推過爭功的辦公室主任，在這個(gè)位置，也是暫時(shí)的，或者說想往更高的位置走是很難的。

要及時(shí)補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)。辦公室主任必須轉(zhuǎn)變“補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)是對(duì)副職的義務(wù)、副職的責(zé)任、副職的要求”這種思想。及時(shí)補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)不單單是對(duì)副職的要求，辦公室主任更應(yīng)當(dāng)樹立補(bǔ)臺(tái)意識(shí)，摒棄拆臺(tái)思想。補(bǔ)副職的臺(tái)就是補(bǔ)辦公室工作的臺(tái)、就是補(bǔ)單位全局工作的臺(tái)，也是補(bǔ)辦公室主任自己的臺(tái)。相互補(bǔ)臺(tái)，好戲連臺(tái)；相互拆臺(tái)，大家垮臺(tái)。副職在工作中發(fā)生疏漏、出現(xiàn)失誤，應(yīng)該說是正?，F(xiàn)象，辦公室主任應(yīng)在私下提醒、指導(dǎo)、批評(píng)、指正副職，幫助副職堵塞漏洞，彌補(bǔ)失誤。辦公室主任不能不分場合，當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)、當(dāng)著下屬、當(dāng)著局外人對(duì)副職品頭論足挑毛病、惡意攻擊狠批評(píng)。這樣不止會(huì)打擊副職的積極性，更會(huì)損毀自己的形象。辦公室主任只有樹立了補(bǔ)臺(tái)意識(shí)，才能讓副職口服心服，才能樹立正職的威信，才能增強(qiáng)副職和下屬對(duì)自己的信心和信任，才能營造團(tuán)結(jié)共事的和諧工作氛圍。

要樹立威信不威嚴(yán)。古語有云：有威則可畏，有信則樂從，幾欲服人者，必兼?zhèn)渫?。辦公室主任想要副職信服你，需要樹立威信而不是威嚴(yán)。威信所表現(xiàn)出來的是信服，威嚴(yán)所表現(xiàn)出來的是嚴(yán)厲。你對(duì)副職威嚴(yán)，副職可以怕你，但是可能不服你。威信是指在社會(huì)交往中影響與改變他人心理和行為的能力。威信是“無言的召喚，無聲的命令”。威信既不能向上級(jí)要，又不能靠別人吹，必須靠非權(quán)力性影響力去樹立。辦公室主任要樹立威信，就是要嚴(yán)肅對(duì)待承諾，先讓副職信任你，自然由信生威；就是要道德高尚，光明磊落，正派公道，副職才能信其言、遵其令、感其行、明其威；就是要靠不斷學(xué)習(xí)、知識(shí)廣博，知識(shí)的多少直接影響威信的高低，知識(shí)豐富，才有真知灼見，才能思想敏銳有洞察力，看問題客觀全面，辦事情周到細(xì)致，才能取得副職的信任。

要善于傾聽不專斷。善于傾聽交流是任何一個(gè)組織“一把手”的基本功，是貫徹民主集中制、團(tuán)結(jié)隊(duì)伍凝聚力的必修課，也是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)具備的氣度和胸懷。辦公室工作涉及面廣、協(xié)調(diào)量大，需要收集各類信息、掌握各種知識(shí)，辦公室主任要樂于傾聽、學(xué)會(huì)傾聽、善于傾聽，包容副職的不同聲音。只有堅(jiān)持時(shí)時(shí)聽、處處聽、事事聽，工作遇到困難時(shí)要聽，工作取得進(jìn)展時(shí)更要聽，順耳之聲要聽，逆耳之言更要聽，堅(jiān)持民主集中制，傾聽副職的不同意見、建議和主張，善于刮起頭腦風(fēng)暴，最大限度吸收借鑒副職的智慧，才能更好地團(tuán)結(jié)隊(duì)伍，做好部門各項(xiàng)工作。切忌凡事都搞一言堂，唯我是聽，唯我獨(dú)尊，獨(dú)斷專行，個(gè)人拍腦袋決策，在決策上隨心所欲，這既打消了副職的積極性，更容易造成決策失當(dāng)、工作失誤。

要敢于舉能不嫉賢。職務(wù)高低不能代表能力高低，權(quán)力大小不能代表賢德多少。辦公室主任要善于舉賢薦能，培養(yǎng)副職，不謀私利，輸送賢才，要敢于把比自己能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)專、水平高、頭腦靈、態(tài)度好的副職向上級(jí)推薦、向領(lǐng)導(dǎo)推薦，為副職創(chuàng)造條件、鋪平道路、提供舞臺(tái)、發(fā)揮才能，為單位培養(yǎng)人才、輸送賢才。辦公室主任切忌嫉賢妒能的心理，甚至不惜采取種種不正當(dāng)?shù)氖侄?，排斥壓制比自己能力高的副職。這樣不但不能樹立辦公室主任的威信、團(tuán)結(jié)同事、帶好隊(duì)伍、營造氛圍、管好部門，還會(huì)造成正職與副職的分裂、分歧、矛盾，使部門內(nèi)部出現(xiàn)小團(tuán)體、小圈子現(xiàn)象。辦公室主任要堅(jiān)決摒棄“怕副職搶了自己主任的位子”這種消極狹隘心理，要秉持“培養(yǎng)好了副職就是提升了自己”這種積極正確心態(tài)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己，實(shí)現(xiàn)與副職共同提高、共同進(jìn)步。

要適當(dāng)愛護(hù)不庇護(hù)。上級(jí)愛護(hù)下級(jí)是應(yīng)該的，可以使下級(jí)在和諧寬松的氛圍中工作，提升工作的積極性、主動(dòng)性和自覺性，提高工作效率和工作質(zhì)量，但愛護(hù)絕不是庇護(hù)，上級(jí)對(duì)下級(jí)要寬嚴(yán)結(jié)合，嚴(yán)格要求，不能因怕影響與下屬的關(guān)系而降低標(biāo)準(zhǔn)、放松要求、不講原則、不守規(guī)矩。辦公室主任要經(jīng)常與副職談心，了解其思想動(dòng)態(tài)，掌握主動(dòng)權(quán)，在思想上和工作上嚴(yán)格要求，幫助副職克服各種消極思想。對(duì)副職的缺點(diǎn)或錯(cuò)誤要敢于批評(píng)教育，絕不可護(hù)短、包庇。安排副職的各項(xiàng)工作任務(wù)，決不能因遇到困難而降低標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)于原則問題，要態(tài)度堅(jiān)決，不能畏首畏尾，對(duì)副職的工作失誤和缺點(diǎn)不能視而不見、充耳不聞，要提出嚴(yán)厲批評(píng)，對(duì)副職的批評(píng)要對(duì)事不對(duì)人，注重批評(píng)后的安撫工作，要嚴(yán)慈相濟(jì)，達(dá)到以理取人、以情感人的效果。在生活和家庭上要對(duì)副職關(guān)心、愛護(hù)、照顧，另外，對(duì)于副職提出的合理要求、合理建議，能解決的應(yīng)該及時(shí)解決，能夠采納的要積極采納，創(chuàng)造一個(gè)和諧、寬松的辦公室工作環(huán)境。