火電總承包項目文件精細化管理探討

文/山東電力工程咨詢院有限公司 秦金霞

近年來，國內(nèi)火電總承包項目市場競爭日趨激烈，項目管理水平成為贏得競爭的重要指標。項目文件管理作為項目管理的重要組成部分，越來越受到重視。項目文件管理已逐步將重點關注對項目文件實現(xiàn)有效的過程管理與控制，項目文件管理的水平體現(xiàn)在全員、全過程的項目文件管理過程中。探索項目文件精細化管理模式，緊跟項目現(xiàn)代化建設的步伐，形成企業(yè)對火電總承包項目文檔控制的能力，提升企業(yè)核心競爭力，才能規(guī)避企業(yè)風險，在市場競爭中取得優(yōu)勢。

一、精細化管理概述

精細化管理主要是針對在現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)背景下迎接一系列巨大變化和挑戰(zhàn)中如何樹立持續(xù)的核心競爭力而展開的。精細化管理的本質(zhì)意義是對戰(zhàn)略和目標分解細化和落實的過程，是讓戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升執(zhí)行能力的一個重要途徑。推行精細化管理是緩解社會資源約束矛盾的需要，也是適應市場發(fā)展成熟、需求多樣化、競爭更加激烈的有效對策，更是企業(yè)加強基礎工作、挖掘潛力、提高企業(yè)效益的關鍵途徑。

項目管理分工的精細化以及服務質(zhì)量的精細化對項目管理提出了更高的要求。精細化管理是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，精細化管理的目標，意味著項目管理資源的節(jié)約，成本的減少和效率的提高。

二、項目文件實施精細化管理的必要性

項目文件管理作為項目管理的重要組成部分，并逐步成為項目管理的核心之一，項目文件的控制對于項目平穩(wěn)運行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的作用，探索項目文件的精細化管理對于提高項目管理質(zhì)量和效率，進而推進項目管理的精細化水平，具有十分重要的意義。

（一）外部環(huán)境的促使。云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)，新一代信息技術等不斷融合演進，新的管理工具的應用，對項目文檔管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，集約化、標準化的管理平臺和流程應用，將為管理工作提供更有效的途徑，并不斷刺激著新的管理方式的產(chǎn)生、推廣以及流程的改進和優(yōu)化。文件管理工作作為“知識型工作自動化”的一類，應該進一步關注平臺工具的應用與標準化流程的集成、文件管理與業(yè)務規(guī)則的緊密結(jié)合以及人員分工的細化，精細化文件管理將成為贏得未來的必要之選。

（二）項目管理需要。項目文件是項目管理的依據(jù)，是項目進程中所有信息的存儲庫，幫助項目管理者了解項目管理各方面的問題，并實現(xiàn)有效的控制；項目文件是實現(xiàn)各單位及各部門聯(lián)系的工具，是用于協(xié)調(diào)和溝通的載體。

（三）人員配置情況。從目前國內(nèi)火電總承包建設實際情況來看，項目建設參建方眾多，包括建設單位、監(jiān)理單位、總承包單位、施工單位及設備供應商等多身份多家單位，各單位項目文件管理人員素質(zhì)參差不齊，對項目文件及檔案管理知識的掌握不盡相同，部分單位無專職文件控制或文件管理人員，由技術人員或其他管理人員兼職的現(xiàn)象比較普遍。項目文件管理精細化對人員素質(zhì)和組織配備有了更高的要求，人員素質(zhì)方面不僅要掌握專業(yè)的文檔管理知識，熟練掌握信息化應用平臺和辦公軟件，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，同時要了解工程建設和業(yè)務流程。

（四）文件管理本身。項目文件的管理過程，貫穿項目建設整個生命周期，同時也貫穿項目文件生命周期。文件生命周期理論揭示了文件運動的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，揭示了文件運動的階段變化、文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響。它引領我們關注文件整個生命運動過程，并實現(xiàn)文件管理的高效化和全貌控制。

三、提升項目文件管理精細化的主要途徑

精細化管理是一種管理理念，一種管理文化，其以“精、準、細、嚴”為基本原則，提升和改造員工素質(zhì)，加強企業(yè)內(nèi)部控制，強化鏈接協(xié)作管理，從而從整體上提升企業(yè)效益。精是做精、求精，追求最佳、最優(yōu)；準是準確、準時；細是做細，把工作做細、流程管細；嚴就是執(zhí)行，主要體現(xiàn)對管理制度和流程的執(zhí)行和控制。項目文件精細化管理要通過提升和改造項目文件管理人員的素質(zhì)，強化部門、崗位之間的協(xié)作，借助先進的文件控制平臺，實現(xiàn)文件控制程序的優(yōu)化和推廣，從而達到項目文件管理效益的提升。主要從以下幾方面來實現(xiàn)：

（一）項目文件一體化管理團隊的建設。面對擔當多個角色的參建方，首先要明確各參建單位文件管理的職責，進而明確各管理部門文件管理的職責，再把各個部門的崗位職責落實到人。角色分工不僅包括項目文件管理部門，而且將文件控制作為全員參與的實踐過程。對于項目文件管理部門要實現(xiàn)職責的明確和細化，將崗位職責落實到細處，而且要輔以便于執(zhí)行的、明確的考核體系和考核辦法。

（二）管理程序的優(yōu)化和改進。精細化的管理方法，要實現(xiàn)復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化事情定量化，定量的事情信息化。項目文件管理精細化要求，程序方法的固化，固化以往項目文件管理的經(jīng)驗、做法，即首先實現(xiàn)隱性知識的顯性化，用具體、明確的流程化、量化標準取代籠統(tǒng)、模糊的管理要求。

（三）過程的精細化管理。項目文件精細化管理需要按照項目建設進度計劃要求，建立項目文件目標管理體系。

（四）信息化的手段為支撐。摒棄沿用傳統(tǒng)歸檔管理模式的檔案管理系統(tǒng)，借助云計算、業(yè)務規(guī)則技術為支撐。

四、項目文件精細化管理中要注意的問題

（一）觀念和意識的轉(zhuǎn)變。精細化是一種意識、一種觀念、一種認真的態(tài)度、一種精益求精的文化。應該作為企業(yè)文化的重要組成部分加以重視和培養(yǎng)。

實現(xiàn)項目文件管理的精細化，需要集中全員的智慧，靠集體力量的發(fā)揮，因此樹立項目全體成員精細化的文件管理意識，并固化為企業(yè)文化組成部分，加以宣傳和強化，徹底實現(xiàn)觀念和意識的轉(zhuǎn)變。

（二）注重實效，程序的執(zhí)行要不折不扣。精細化的項目文件管理流程固化后，要加大執(zhí)行力度，為了確保流程的順暢，反饋、檢查和獎懲制度，要有專人執(zhí)行，根據(jù)可量化的考核標準將監(jiān)督落到細處，以確保執(zhí)行效果。

（三）精細化管理強調(diào)工作的量化和精確性。通過定期對項目文件進行精確的數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，來實現(xiàn)對文件數(shù)量、質(zhì)量，流轉(zhuǎn)效果、速度等進行全面地掌握和控制。通過各類臺賬或總結(jié)，保證所有文件的狀態(tài)可控、可查，清晰明了。

（四）精細化是一個過程，持續(xù)推進和改善，消化吸收與創(chuàng)新相結(jié)合。隨著國內(nèi)火電總承包項目的激烈競爭，走出國門、搶占國際市場成為轉(zhuǎn)變經(jīng)營戰(zhàn)略的一種選擇，在開展國際火電總承包項目的過程中，面臨著文件控制必須與國際大型工程公司對標，在此過程中，會出現(xiàn)一些矛盾或問題，包括管理理念和方式上的沖突，這就需要“循序漸進，厚積薄發(fā)”，將消化吸收與創(chuàng)新相結(jié)合，探索適合自身發(fā)展的精細化文件管理之路。

[1]駱夏平.工程項目管理之精細化管理的思考[J].科技咨詢導報，2007（29）.

[2]張慧凝，郭文超，孫曉紅.淺談文檔控制在項目管理中的應用[J].輕金屬，2011（6）.

[3]李軍.工程項目文檔控制分析[J].中國檔案，2010（4）.

[4]李軍.論工程項目文檔控制人員的素養(yǎng)[J].中國檔案，2010（9）.

[5]汪中求，吳宏彪，劉興旺.精細化管理[M].北京：新華出版社，2005.