淺談如何提高文書和檔案管理人員的管理水平

于雯

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使文書和檔案管理人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮文書和檔案管理人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文書和檔案管理人員知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文書和檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文書和檔案管理人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

一、進一步提高文書和檔案管理人員對文檔工作的認識，

增強管理意識

文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文書和檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

二、文書和檔案管理人員應(yīng)該認真履行崗位職責，做到以下十點：

（1）做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導批閱。嚴格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。

（2）負責黨政部門的文件、總結(jié)、計劃、報告、報表、信函的打印、復印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。

（3）負責向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報刊信件并負責分發(fā)。負責到校外等單位取送文件、材料和復印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達校內(nèi)臨時性通知等。

（4）負責計算機通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設(shè)備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。

（5）及時收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

（6）負責集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計工作；做好教職工月工作量津貼和學?？己诵б妾劦挠嬎憬y(tǒng)計工作。

（7）保管學校禮品及行政辦公室公共財產(chǎn)；保管辦公用品并負責分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領(lǐng)導辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識。

（8）做好校外來訪人員的接待工作。

（9）負責節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報文件。

（10）嚴格執(zhí)行保密制度。

三、強制度建設(shè)，建立長效培訓機制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書和檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的取消聘任資格，增強文書和檔案管理人員參加在職教育的主動性和積極性。

四、相對于高等教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性

在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。

（1）學習文檔專業(yè)知識。為文書和檔案管理人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；

（2）相關(guān)學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關(guān)系學等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學知識的補充和更新；

（3）現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習。