探究文書檔案管理的問題及對策

于彥明

[摘 要]隨著時代的發(fā)展，文書檔案的存儲數(shù)量也在不斷增加，龐大的文書檔案管理工作已經(jīng)讓管理人員應(yīng)接不暇，加上其它各方面的原因，我們的文書檔案管理必須改革，本文提出了建立數(shù)字化檔案等對策。

[關(guān)鍵詞]文書；檔案管理；問題；對策；信息化

一、存在的問題

（一）文書檔案的抗風(fēng)險能力有待提高

文書的檔案是十分重要的材料，而我國的文書檔案抗風(fēng)險能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我的文書檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時，文書檔案的抗風(fēng)險能力弊病就會立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多文書檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財產(chǎn)理賠工作帶來了很大的困難。

（二）文書檔案具有明顯的時代特征

由于文書檔案所跨越的時間較長，在不同的歷史階段，文書檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的文書檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，文書檔案具有明顯的時代特征。但是，我國文書檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達(dá)的時期，文書檔案是由紙張組成的，且檔案中對于文書的描述過于簡單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，文書周圍的情況描述較少。

（三）文書檔案的形式單一

完整的文書檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需要了，由于文書檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會發(fā)展的需求。

二、加強(qiáng)管理，解決問題

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代文書檔案管理的主要趨勢。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量文書檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬無一失

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

國家檔案局已經(jīng)針對電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。文書管理部門也必須結(jié)合時代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。

（三）保存雙套檔案

文書檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，對文書檔案管理實(shí)行雙保險，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證文書檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的文書檔案信息搜索平臺，讓業(yè)主可以方面的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)文書檔案的逐頁掃描，存入微機(jī)。在文書檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少文書檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

（四）搞好前期控制

根據(jù)我國相關(guān)法律，文書檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果文書檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么文書檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現(xiàn)證據(jù)錯誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，文書檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔錢，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行文書登記時，一點(diǎn)要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理文書登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手??；如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好文書的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；文書資料移交的管理。這是文書資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說明原因，比便當(dāng)事人及時采取補(bǔ)救措施。

（五）注重人才的培養(yǎng)

我們從文書檔案未來發(fā)展的角度來看，單單只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項(xiàng)工作，因?yàn)樯鐣默F(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求也會越來越高。因此，我們必須建設(shè)一支具有專業(yè)管理能力的人才，應(yīng)以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化文書檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。文書檔案數(shù)字化的實(shí)施，減少了檔案管理部門的工作量，為社會提供了更便捷的服務(wù)，還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，保護(hù)了公民的合法利益。因此，文書檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)文書檔案管理的發(fā)展。

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