城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案工作解析

劉越

城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)與管理的基礎(chǔ)資料，是城鄉(xiāng)規(guī)劃部門(mén)依法進(jìn)行行政管理、執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)。規(guī)劃?rùn)n案工作作為城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的重要組成部分，必須與城鄉(xiāng)規(guī)劃整體管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)服務(wù)，為提高城鄉(xiāng)規(guī)劃的工作效率服務(wù)，為群眾方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。因此，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，城鄉(xiāng)建設(shè)的快速推進(jìn)，社會(huì)各界日益強(qiáng)烈的需要，建立一個(gè)科學(xué)化、現(xiàn)代化的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理體系，一支服務(wù)能力不斷提升、服務(wù)意識(shí)不斷強(qiáng)化、服務(wù)方式不斷完善的城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理隊(duì)伍，是檔案管理工作者的重要職責(zé)。

同時(shí)，規(guī)劃?rùn)n案既具有一般檔案的普遍特點(diǎn)，又具有其自身的鮮明特征，涉及面比較廣。規(guī)劃管理部門(mén)在工作內(nèi)容上包括一般的黨政管理和各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，并且由于規(guī)劃管理的復(fù)雜性，業(yè)務(wù)管理部門(mén)就較多，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)種類檔案比較繁雜，這就是規(guī)劃?rùn)n案管理自身具有的特點(diǎn)。這些不同的機(jī)構(gòu)在從事不同工作活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，按內(nèi)容劃分為文書(shū)檔案和專門(mén)檔案。文書(shū)檔案主要收集黨組文件材料，黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、各項(xiàng)規(guī)章制度、請(qǐng)示與批復(fù)，受到有關(guān)部門(mén)表彰的通報(bào)、機(jī)關(guān)黨總支、團(tuán)支部在其職能活動(dòng)中形成的文件材料，機(jī)構(gòu)、人員編制、干部任免材料，本機(jī)關(guān)印發(fā)的各種文件材料等。專門(mén)檔案包括財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案、專題檔案四類；按載體劃分為紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案等，形成了一個(gè)多種類型、互相補(bǔ)充的檔案結(jié)構(gòu)。

正是由于城建檔案具有的上述特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)方面著手，不斷提升城建檔案管理水平，以適應(yīng)各項(xiàng)城鄉(xiāng)建設(shè)工作的需求。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高重視程度

要把檔案管理工作搞好，離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。只有把城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多研究、多關(guān)注，從理順檔案管理體制，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理入手，在檔案室專職管理的基礎(chǔ)上，各部門(mén)也都配備專兼職檔案員，形成專門(mén)機(jī)構(gòu)和政務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)齊抓共管的局面。同時(shí)把檔案管理工作發(fā)展編入長(zhǎng)期工作規(guī)劃、年度計(jì)劃，花大力氣在管理方式、管理手段、管理意識(shí)上不斷優(yōu)化，把重視真正落到實(shí)處。

二、依法治檔，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

1.提高檔案執(zhí)法意識(shí)，依法治檔。在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高重視程度的基礎(chǔ)上，依法建立檔案、依法使用檔案、依法管理檔案，也是加強(qiáng)城建檔案管理工作的重要內(nèi)容。因此，一要切實(shí)提高干部職工的依法用檔意識(shí)。結(jié)合城鄉(xiāng)規(guī)劃工作管理特點(diǎn)，以開(kāi)展學(xué)習(xí)宣傳貫徹檔案法律、法規(guī)及規(guī)范活動(dòng)，定期組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《城建檔案管理辦法》及《哈爾濱市檔案管理?xiàng)l例》等載體，把檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)納入本部門(mén)普法工作內(nèi)容，營(yíng)造依法用檔的輿論氛圍。二是加強(qiáng)檔案管理知識(shí)上崗培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)專兼職人員持證上崗。定期組織專兼職檔案人員對(duì)檔案收集、整理、立卷、歸檔和開(kāi)發(fā)利用的規(guī)范等業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并外請(qǐng)檔案專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案管理人員到其他省市學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)理論和經(jīng)驗(yàn)，使檔案工作者熟練掌握檔案收集、分類、立卷、歸檔的技術(shù)，提升依法管理的意識(shí)，自覺(jué)按照各項(xiàng)規(guī)范開(kāi)展工作。

2.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理。制度是貫徹和落實(shí)的最好保障。筆者認(rèn)為，以《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等為依據(jù)，結(jié)合城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理的自身特點(diǎn)，建立健全完善城鄉(xiāng)檔案管理的各項(xiàng)制度，應(yīng)成為日常檔案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)同步運(yùn)行、同步發(fā)展、相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮出業(yè)務(wù)工作與管理工作的相互支撐、相互配合的積極作用。這就需要我們有意識(shí)地去制定科學(xué)的檔案管理辦法和分類體系，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料收集及時(shí)、類別齊全、內(nèi)容完整的各項(xiàng)制度，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都得到制度的保障和約束。

3.注重執(zhí)行效果，加強(qiáng)指導(dǎo)和督促。制定和實(shí)施相應(yīng)的指導(dǎo)和督促措施，是促進(jìn)各方面檔案管理參與者，提高檔案管理重視程度，自覺(jué)執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度有效方法。筆者認(rèn)為，可以從以下幾方面入手。一是以有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，考慮本單位實(shí)際，制訂統(tǒng)一的局系統(tǒng)事業(yè)、企業(yè)單位檔案考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。二是堅(jiān)持每年在系統(tǒng)內(nèi)開(kāi)展檔案自檢、自查工作，形成定期自查、自評(píng)、整改的機(jī)制。三是每年固定時(shí)間，對(duì)檔案工作“硬件”建設(shè)和“軟件”建設(shè)等方面進(jìn)行監(jiān)督整改。通過(guò)強(qiáng)有力的日常監(jiān)督和督促，得以使檔案管理的各項(xiàng)制度切實(shí)落到實(shí)處。

三、注重建設(shè)，提檔檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施

上述措施，從某種意義上講屬于城建檔案管理的軟措施，那么，檔案管理的硬措施也是不容忽視的。即使建立了再完整的制度，沒(méi)有優(yōu)良硬件做支撐，檔案管理的各項(xiàng)目標(biāo)也是無(wú)從實(shí)現(xiàn)的。

1.加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了適應(yīng)城建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需要，更好的服務(wù)于社會(huì)，應(yīng)當(dāng)科學(xué)設(shè)置辦公、庫(kù)房、閱檔等場(chǎng)所，使辦公場(chǎng)所展現(xiàn)現(xiàn)代化、整理保存場(chǎng)所具有標(biāo)準(zhǔn)化、調(diào)閱場(chǎng)所體現(xiàn)方便化。同時(shí)，及時(shí)更新升級(jí)檔案收集、保存等專業(yè)儀器，如微機(jī)、檔案管理和文書(shū)處理軟件、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，以及配備防光、防盜、防溫、防濕、防火等保護(hù)設(shè)施。

2.加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。過(guò)去的檔案管理，多處于封閉保管階段。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的不斷加快，對(duì)城建檔案管理開(kāi)放性、信息化的要求越來(lái)越迫切。為了適應(yīng)這種變化，就要求城建檔案管理加快信息化的步伐，以適應(yīng)社會(huì)的要求。這就需要在日常工作中，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，改變以往檔案紙質(zhì)化這種唯一載體，充分實(shí)現(xiàn)電子化，并借助網(wǎng)絡(luò)這一開(kāi)放資源，實(shí)現(xiàn)檔案材料存儲(chǔ)、查閱、利用的徹底變革。