醫(yī)院檔案信息化建設中的問題和建議

[摘 要]檔案管理在醫(yī)院的管理工作中占據(jù)著重要的組成部分，因此，本文對醫(yī)院檔案管理信息化進行研究，這對提高其管理水平，對于促進醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展起到至關重要的作用。

[關鍵詞]醫(yī)院檔案管理；信息化建設

檔案是個人、單位、社會活動等各方面客觀情況的真實記載。檔案管理是企業(yè)或單位對其內(nèi)部員工人事、財務、業(yè)務等各方面情況進行了解與掌握的重要基礎。醫(yī)院檔案是醫(yī)院以不同的載體、不同的形式對在工作中形成的具有保存價值的歷史的記錄。

檔案管理在醫(yī)院的管理工作中占據(jù)著重要的組成部分，提高其管理水平，并運用先進的管理手段，對于促進醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展具有至關重要的作用。因此，需要運用加大醫(yī)院檔案軟件與硬件設施的建設力度、建設數(shù)字化檔案管理以經(jīng)濟加強培訓等措施，最終有效的提高醫(yī)院的檔案管理水平。

隨著網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，信息技術(shù)水平以及信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平也越來越高。在醫(yī)院的檔案管理過程中，實現(xiàn)信息化管理不僅是順應社會發(fā)展的必經(jīng)之路，而且還是提高醫(yī)院管理信息化水平的重要途徑。

1.醫(yī)院檔案管理信息化建設價值

醫(yī)院檔案管理信息化建設的價值分為兩方面：一方面，利用現(xiàn)代信息技術(shù)分類整合醫(yī)院的檔案信息；另一方面，利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理醫(yī)院的檔案信息。

（1）檔案形式的改變。利用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的變換與處理，更新與完善，最終以電子文檔的形式得以永久備份與儲存。

（2）檔案分類檢索的改善。在工作中，檔案部門要及時的對各類文件進行標注與記錄。利用計算機軟件，根據(jù)文檔的類型和所屬關系進行數(shù)字化分類、歸檔和檢索。在變更信息時可輸入指令自動完成系統(tǒng)調(diào)整。

（3）檔案信息的共享。醫(yī)院檔案管理工作運用信息查詢系統(tǒng)，使檔案信息得以共享，搜索與利用十分便捷。

（4）檔案信息化管理。醫(yī)院檔案管理工作應符合現(xiàn)代化的需求，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，在醫(yī)院檔案接受和保管上，應用專業(yè)的檔案信息接收管理平臺，由醫(yī)院檔案工作者對文書檔案、病案等信息資源進行收集、分類、保存管制，以實現(xiàn)無紙化、信息化、現(xiàn)代化的檔案資源管理。

2.醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（1）醫(yī)院基礎設施不到位

目前，在我國的醫(yī)院中還存在著醫(yī)院檔案信息化建設重視度不高、局域網(wǎng)建設不夠完善的情況。例如進行的檔案信息工作沒有安裝完善的軟件和硬件設備。運用計算機主要對數(shù)據(jù)信息進行處理，整體的信息化基礎設施水平不夠高，進而不能充分的將檔案部門具備的功能發(fā)揮出來。

（2）管理制度不夠規(guī)范、管理范圍不夠明確

由于醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著建設體質(zhì)不完善、分工職責不明確、構(gòu)建機制不健全的情況，進而不能很好的對檔案信息進行統(tǒng)一管理，導致相關的檔案信息法律規(guī)范不夠完善。另外，信息安全技術(shù)不具有管理性、技術(shù)性以及業(yè)務性的特點，導致其信息化管理技術(shù)以及制度不夠完善。

（3）缺乏信息化建設人員

在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員普遍年齡較大，層次老化，并且還不是專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理知識不夠系統(tǒng)、全面，進而給醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生巨大的影響。

3.進行檔案信息化建設的建議

（1）新時期，需要對檔案管理觀念進行更新。在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案管理信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時也在競爭服務。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務意識，不能停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護人員對知識以及信息的需求進行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（2）重視對硬件設施的投入。如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設的過程當中，醫(yī)院就必須建設各種電子計算機、縮微復制設備以及各種先進的信息化庫房管理設備，這些都是檔案管理信息化建設的基本條件。目前，這些先進的設備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案是有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡上進行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設施還無法滿足要求。要實現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設施上的同步與完善，最后實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案資源進行共享。

（3）加大投資款項，滿足檔案信息化建設。信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項檔案的物、事、人進行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進程，隨時為醫(yī)院服務。

（4）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應用水平。隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時代可以比擬的了。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)證著巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高，這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應的。因此，要積極的提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應用水平。

（5）加強檔案信息化人才培養(yǎng)。檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院進行社會服務的真實歷史記錄，是醫(yī)院各項工作開展的基礎。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化已勢在必行。本文從醫(yī)院檔案工作的實際出發(fā)，探討分析了醫(yī)院檔案管理信息化建設存在的問題，并提出了相應的應對策略。我們必須加快檔案管理信息化的進程，才能適應醫(yī)院管理現(xiàn)代化的要求，為利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻：

[1]何贛紅.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場，2012（41）.

[2]劉光風.新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進建議[J].科技信息，2011（11）.

作者簡介：朱玉春女（19750-）漢族，黑龍江省齊齊哈爾人，助理館員，研究方向：檔案信息管理。