淺析加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

劉瑞馨

[摘 要]當今社會是一個信息高速發(fā)達的社會，加之我國人口眾多，每一個人都有其相關的檔案資料。長此以往，大量檔案材料的管理就成為一項比較難以處理的工作。長久以來，國家對于檔案管理工作的重視也不夠，導致目前檔案管理工作存在很多漏洞和問題，筆者結合當前的信息技術和相應檔案管理理論，對于檔案管理提出了自己的意見和看法，希望能夠對相應的檔案管理人員起到一定的幫助。

[關鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化；安全

一、前言

每一個人從出生到死亡，都會有各項檔案伴隨著，隨著時間的推進，人口的激增，大量的檔案文件，管理起來難度越來越大。加之我國傳統的檔案文件都是紙質形式的，如果進行檔案的調用和檢查則有諸多不便，一些檔案數據在使用查看的過程中出現了不同程度的殘損和缺失。同時，一些檔案的管理沒有形成完善的體系，導致一些重要的檔案數據出現了泄密現象，從小處著手，不能夠保證人民群眾的個人隱私，從大處著手分析，不利于國家的安全和社會的穩(wěn)定。因此，必須在現有的基礎提高檔案管理的重視，加強檔案管理工作的調整，全面進行信息化檔案信息建設，逐步提高檔案的保密性。對此問題，筆者進行了深入的探索和分析，下面進行簡單的介紹和分析。

二、全面提高檔案管理需要落實的工作

檔案資料便于領導對下屬進行政治審查和身份考核，同時，它也是目前社會考察人民階級立場和階級關系的一個重要途徑，因此，我們首先需要肯定，檔案的管理、檔案的存在具有一定的政治因素。這樣，檔案管理工作更應該得到相關政府部門的重視。同時，檔案的安全關系到一個國家的穩(wěn)定與否，重要的檔案信息的泄漏可能導致一場戰(zhàn)爭，使得百姓生靈涂炭，因此，加強檔案的管理，安全性的保證又是前提。隨著國際形勢的日益緊張，國家與國家之間矛盾的頻發(fā)，各個國家都提高了檔案管理工作的重視，并結合本國的實際情況，對于檔案管理工作提出了具體的要求。就我們國家而言，全面提高檔案管理工作，需要從以下幾個方面來推進：首先，堅持集中統一的原則，檔案的管理工作要由專門負責檔案管理的有關部門集中管理，檔案局的工作人員必須進行層層的審查和考核，政治立場堅定具有管理檔案工作能力的工作人員，考察合格后才能正式上崗工作，同時，要根據不同檔案的性質，進行重要等級的分類，將同一級別的檔案統一管理；其次，對于一些確實需要手寫的部分資料，檔案管理人員要一絲不茍、嚴格謹慎的完成，并進行二次審核，審核無誤之后存檔；最后，定期進行檔案管理人員的業(yè)務培訓，重點培訓檔案管理人員的階級立場和職業(yè)操守，提高他們的保密意識，堅決不做任何危害國家安全和人民利益的事情。并要結合實際情況，定期的進行電子計算機操作的業(yè)務培訓，以便于適應信息化的檔案管理趨勢。

三、全面檔案管理的安全保密及信息收集能力的方法

作為一種關系重大的社會資源，檔案信息在具有社會性的同時，又具有一定專業(yè)性，也正因如此，它才能滿足各行各業(yè)的信息需求。我國社會主義市場經濟日趨成熟，對信息量的需求也是與日俱增。檔案管理工作只有緊跟時代發(fā)展步伐，不斷更新與完善才能確保檔案信息的全面性與完整性。就目前情況來看，檔案管理人員的服務意識、業(yè)務水平以及道德素養(yǎng)還有很大的上升空間，進一步加強培訓，提高管理人員綜合能力刻不容緩。筆者建議，管理人員還可以新增定位服務，化被動為主動，向領導部門征求意見，向科技工作者進行檔案法制的宣教，認真落實領導決策，滿足受眾對各類數據資料的需求。充分利用信息網絡等先進技術，提高信息收集效率，實現資源共享。

四、進行信息化檔案管理的有效方式

隨著檔案信息化的深入發(fā)展，高新技術逐漸滲透進檔案信息的管理工作中，資源信息安全問題面臨著嚴峻考驗。如何在信息化日益成熟的時代背景下，安全開展檔案信息活動已成為每一位檔案管理從業(yè)者都必須思考的一個問題。對于檔案管理工作者而言，積極引進先進技術，通過合理運用，提高檔案管理工作質量，規(guī)范檔案信息管理操作是很有必要的。在管理檔案資料的過程中，工作人員務必秉承良好的工作態(tài)度，嚴格遵循國家相關規(guī)定，科學執(zhí)行檔案管理的相關操作，正確處理好檔案保密與利用的關系，才能為檔案的完整度與安全性提供良好保障，充分發(fā)揮檔案功能，提高檔案資料的有效利用率，為各行各業(yè)提供優(yōu)質的信息服務。做好檔案信息的保密工作，利用先進技術加強網絡環(huán)境的安全性，這需要進行定期的軟件管理，以及相關漏洞檢查，需要運用科學技術手段來不斷的完善，同時，也要求工作人員嚴格按照相應的計算機操作說明進行規(guī)范操作，避免出人為的工作失誤。對于這一問題的處理，可以進行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。畢竟保障檔案的安全是檔案管理工作的核心和關鍵。

五、結束語

總之，隨著社會的不斷進步，科學技術的發(fā)展，檔案管理工作的思想必須從根本上進行轉變，傳統的紙質檔案應該在有條件的情況下逐漸轉化為信息化檔案信息，這樣既便于查詢又便于管理。同時，電子計算機存在病毒和黑客，在進行信息化管理的過程中還需要進行信息安全保密工作的建設，這一方面需要進行軟硬件的開發(fā)和研究，另一方面需要進行檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核?？傊?，對于檔案管理工作的安全保密以及信息化管理工作的建設并不是朝夕之間可以完成的，需要結合我國的具體國情，循序漸進的開展起來。相信隨著相關部門的重視，這項工作一定會取得良好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王若璇.宿遷市檔案局部署檔案安全保密檢查工作[J].檔案與建設，2011（10）：76

[2]侯榮.加強農業(yè)科研檔案管理與利用[J].山西檔案，2007（6）：3637

[3]劉紅晶，白洪云.基層單位檔案安全保密工作的現狀及對策[J].蘭臺內外，2011（5）：24

[4]韋鳳珍.加強農業(yè)科研檔案管理的若干措施[J].檔案管理，2007（3）：4547