檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用中檔案管理原理探討

范亞靜

[摘 要]本文基于檔案管理原理探討了推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的科學(xué)策略。對(duì)提升檔案管理現(xiàn)代化工作水平，發(fā)揮檔案管理原理內(nèi)在作用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)全面發(fā)展，有重要的實(shí)踐意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；原理；應(yīng)用

1.檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化主要是管理人員基于現(xiàn)代化理論科學(xué)，通過(guò)有效管控方式，借助先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)系統(tǒng)，全面激發(fā)管理人員主動(dòng)積極性以及創(chuàng)新實(shí)踐能力，進(jìn)而全面更新傳統(tǒng)檔案管理模式，令其向著現(xiàn)代化、系統(tǒng)性、智能化方向不斷發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)信息手段更廣泛的滲透至各行業(yè)領(lǐng)域。伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，而信息檔案則漸漸通過(guò)多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長(zhǎng)，對(duì)調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲(chǔ)空間，對(duì)原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。

2.系統(tǒng)化管理原理

檔案管理現(xiàn)代化核心基礎(chǔ)理論為系統(tǒng)化管理，為提升現(xiàn)代化工作水平，工作人員應(yīng)全面突破小生產(chǎn)分割模式，創(chuàng)建形成系統(tǒng)化管理思想，基于整體觀(guān)念，做好系統(tǒng)項(xiàng)目管控。各區(qū)域均為總部門(mén)的組成內(nèi)容，僅有樹(shù)立系統(tǒng)化管理思想，方能全面激發(fā)系統(tǒng)之中各個(gè)分支價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全面融合，提升實(shí)踐工作效率。各區(qū)域應(yīng)全面重視檔案管理，為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化事業(yè)、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展提供有價(jià)值的資料信息。通過(guò)資源全面深入開(kāi)發(fā)，方能有效節(jié)約人力以及物力資源，最大化創(chuàng)設(shè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.整分合原理以及反饋原理

管理學(xué)研究專(zhuān)家明確，在對(duì)工作實(shí)施細(xì)化分解后，應(yīng)將其劃分為小部分，并做合理的組織安排，進(jìn)而全面提升實(shí)踐工作效率。由該視角來(lái)講，應(yīng)針對(duì)事物發(fā)展環(huán)節(jié)做細(xì)化了解及明確整體面貌并分析其中的規(guī)律，了解具體功能以及核心價(jià)值。有效組織即依照事物發(fā)展規(guī)律在確保最大化效益的基礎(chǔ)上做有效的排列組合。當(dāng)前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合，也就是整分合原理。檔案管理由現(xiàn)實(shí)實(shí)踐來(lái)講可包含整理、統(tǒng)計(jì)分析、編研應(yīng)用等部分。由宏觀(guān)視角來(lái)講，則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項(xiàng)職能全面發(fā)揮出來(lái)，各級(jí)部門(mén)應(yīng)依照自身權(quán)責(zé)明確年度目標(biāo)，做好職責(zé)劃分，提升實(shí)踐工作效率。

檔案管理信息反饋目標(biāo)在于明確自身價(jià)值，只有令檔案信息創(chuàng)設(shè)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益整體全面反饋出來(lái)，方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會(huì)評(píng)估檢驗(yàn)，還應(yīng)快速對(duì)缺陷問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋，工作人員應(yīng)依照客觀(guān)要求對(duì)檔案資源做持續(xù)的改進(jìn)以及豐富處理。

4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護(hù)

基于檔案原理發(fā)揮管理保護(hù)作用進(jìn)程中，不僅應(yīng)提升重視力度，做好各機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)職能劃分，還用注重其完成輸出后社會(huì)各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會(huì)服務(wù)，創(chuàng)造更大效益，應(yīng)強(qiáng)化檔案資源保存管理。做好員工專(zhuān)業(yè)化教育培訓(xùn)。從當(dāng)前工作人員現(xiàn)狀水平審視，他們多為非專(zhuān)業(yè)人員，因此欠缺一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及高水平技能。伴隨檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，其展現(xiàn)形式、管理存儲(chǔ)要求漸漸轉(zhuǎn)變，如果工作人員單純應(yīng)用已有技術(shù)較難契合現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。為此，應(yīng)吸引工作人員主動(dòng)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，掌握新型檔案載體管理保護(hù)技術(shù)。

依照檔案資源記錄屬性以及應(yīng)用載體可將其劃分成紙質(zhì)檔案以及電子檔案。當(dāng)前，較多部門(mén)仍舊以存儲(chǔ)管理紙質(zhì)檔案為主體?；谠擃?lèi)檔案資源具有較高利用率，因此出現(xiàn)了一定的老化與破損現(xiàn)象。為此，可通過(guò)去酸處理，提升紙質(zhì)耐久性。另外，應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理環(huán)境，通過(guò)防輻射處理、防蟲(chóng)以及防塵埃等結(jié)構(gòu)建筑，更新以往相對(duì)潮濕且較易受外部因素影響的工作環(huán)境?？衫矛F(xiàn)代化技術(shù)手段，提升檔案管理保護(hù)技術(shù)科技含量。例如，美國(guó)檔案館通過(guò)光電子掃描裝置完成檔案資料修補(bǔ)，并利用反射紅外線(xiàn)進(jìn)行照相，有效的彌補(bǔ)了檔案缺失資料。對(duì)于電子檔案類(lèi)型的劃分標(biāo)準(zhǔn)仍舊并不清晰，因此更易受到不同因素影響。例如，傳輸階段以及保存管理環(huán)節(jié)由于病毒影響或是人為破壞導(dǎo)致電子檔案并不完整。為此，要想做好保護(hù)管理應(yīng)由下述幾個(gè)層面進(jìn)行。首先，應(yīng)基于信息對(duì)象做好保護(hù)處理，通過(guò)遷移電子檔案資源，完成復(fù)制備份。還可通過(guò)再生性處理保護(hù)手段，使電子檔案資源穩(wěn)步轉(zhuǎn)移至紙質(zhì)材質(zhì)或是膠片中。還可通過(guò)有別于計(jì)算機(jī)體系的相同文件格式做好檔案信息存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全保護(hù)管理。另外，應(yīng)將形成電子資源的軟硬件同電子檔案同步存儲(chǔ)。在應(yīng)用相關(guān)信息層面，對(duì)所需應(yīng)用的文件資源實(shí)施信息認(rèn)證處理、安全加密以及防火墻處理，進(jìn)而確保在信息應(yīng)用階段中不會(huì)遭受惡意攻擊、人為影響或是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)病毒的不良侵害，避免偽造篡改現(xiàn)象。存儲(chǔ)電子檔案的媒介其具體表現(xiàn)形式包含磁介質(zhì)以及光盤(pán)。而他們較易受外界環(huán)境的損害影響，造成不良污染。

5.結(jié)語(yǔ)

總之，經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展進(jìn)程中，管理工作極其重要。不論是企業(yè)管理或是檔案管理均具有重要的作用價(jià)值。我們只有合理分析檔案管理原理，運(yùn)用科學(xué)理論知識(shí)推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，注重檔案資源安全保護(hù)與防控管理，切斷復(fù)雜多變外界環(huán)境針對(duì)檔案信息資源造成的破壞影響以及篡改行為，方能真正提升實(shí)踐工作效率，激發(fā)檔案管理在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中的重要價(jià)值，推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

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