財(cái)政檔案在信息化管理方面的創(chuàng)新

畢曉

[摘 要]信息化背景下，要重點(diǎn)對(duì)財(cái)務(wù)管理中心成立以來(lái)的賬務(wù)、憑證、報(bào)表等資料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行信息化管理和存檔，通過(guò)信息化視角的鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理研究提升檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]信息化視角；鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政；檔案管理；研究

一、加大檔案信息化設(shè)備的投入

加大檔案管理工作力度，從強(qiáng)化檔案管理責(zé)任入手，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)整理歸類(lèi)，進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)政檔案管理的規(guī)范化、制度化。撥專(zhuān)款添置檔案柜，配置電腦、掃瞄儀、空調(diào)、溫度計(jì)等專(zhuān)用設(shè)備，定期更新和錄入檔案管理系統(tǒng)信息，確保檔案質(zhì)量的完整性和完好性。聘請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家為財(cái)政檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織人員到外地檔案管理先進(jìn)地區(qū)進(jìn)行學(xué)習(xí)；擴(kuò)大檔案整理范圍。加大工作獎(jiǎng)懲力度。一是強(qiáng)化工作責(zé)任。將規(guī)范檔案管理作為推進(jìn)財(cái)政檔案科學(xué)化精細(xì)化管理、創(chuàng)建財(cái)政檔案規(guī)范化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并要求財(cái)政明確專(zhuān)人管理檔案，做到相關(guān)檔案資料收集及時(shí)、整理有序。二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取培訓(xùn)、觀摩、邀請(qǐng)專(zhuān)家講課等方式，學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，指導(dǎo)財(cái)政檔案管理人員如何收集整理檔案；開(kāi)展后續(xù)教育，通過(guò)不間斷學(xué)習(xí)，及時(shí)更新檔案專(zhuān)管員業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理技能。三是強(qiáng)化類(lèi)型劃分。制定財(cái)政檔案管理手冊(cè)，將檔案劃分為文書(shū)、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)、榮譽(yù)實(shí)物、聲像電子、圖書(shū)資料六類(lèi)，同時(shí)，按照檔案管理規(guī)定并結(jié)合工作實(shí)際，分別確定檔案保管不同期限。四是強(qiáng)化日常歸檔。規(guī)定檔案專(zhuān)管員工作職責(zé)，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、立卷、歸檔，并做到組卷合理、卷文規(guī)范、外觀統(tǒng)一。

二、加強(qiáng)檔案信息化管理的領(lǐng)導(dǎo)、組織實(shí)施

平時(shí)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案計(jì)算機(jī)的使用和管理，按要求設(shè)定開(kāi)機(jī)密碼，不與互聯(lián)網(wǎng)連接，確保計(jì)算機(jī)的安全，有力地促進(jìn)檔案工作的深入發(fā)展。嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝訂、入盒、上架制度。切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案工作列入年度工作任務(wù)，積極推動(dòng)檔案工作的科學(xué)有序開(kāi)展。加強(qiáng)財(cái)政檔案管理規(guī)范工作，促進(jìn)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于整理的所有檔案均錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于對(duì)錯(cuò)漏檔案及時(shí)進(jìn)行校補(bǔ)和遠(yuǎn)距離共享。逐步將常用檔案進(jìn)行電子掃描后建立檔案核心信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢(xún)檔案可不進(jìn)庫(kù)房，不翻閱紙質(zhì)材料，實(shí)現(xiàn)電腦查閱及打印技術(shù)。

三、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息保密制度教育

不斷提高財(cái)政檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，扎實(shí)做好檔案建設(shè)和管理工作，注意檔案保管和保密細(xì)則及要求，加強(qiáng)庫(kù)房管理、認(rèn)真做好人事檔案移交手續(xù)和檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。立足檔案管理規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè)，不斷強(qiáng)化管理、規(guī)范操作，著力提高檔案管理的水平和質(zhì)量。利用業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和會(huì)議等形式，組織工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)。添置、改造和完善硬件設(shè)施，改善檔案管理?xiàng)l件，做到檔案室與工作人員辦公室分開(kāi)，保證檔案保存質(zhì)量。組織專(zhuān)職人員對(duì)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行全面整理、科學(xué)分類(lèi)、規(guī)范歸檔，做到內(nèi)容詳實(shí)、信息真實(shí)、便于查閱。并制定了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》等一系列制度，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，使檔案管理工作有章可循。為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立綜合檔案室，所內(nèi)全體同志各自在搞好本身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，都能主動(dòng)整理收集、移交好資料；為了落實(shí)責(zé)任，將檔案管理工作納入到工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確檔案工作責(zé)任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核、一起獎(jiǎng)懲。定期召開(kāi)檔案工作碰頭會(huì)，了解檔案工作情況，給檔案工作以必要的人力、財(cái)力和物力保障，從而為財(cái)政檔案整理工作的順利開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、財(cái)政檔案信息服務(wù)工作創(chuàng)新

1.嘗試開(kāi)展多樣化的有償服務(wù)。財(cái)政檔案部門(mén)可以以適當(dāng)?shù)姆绞阶C明自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。例如財(cái)政檔案部門(mén)在為企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效憑證和參考時(shí)，這種服務(wù)完全可以作經(jīng)常性的公開(kāi)量化處理，以引起合理的有效的關(guān)注。另外，檔案部門(mén)擁有一些相當(dāng)不錯(cuò)的設(shè)施和技術(shù)，如復(fù)制、修裱技術(shù)、圖文的繪制、曬制整理裝訂等，完全可以將這部分服務(wù)市場(chǎng)化，為檔案部門(mén)自身建設(shè)提供良好的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。

2.開(kāi)創(chuàng)新的工作方法。財(cái)政檔案部門(mén)要開(kāi)拓新思路，改變只出不進(jìn)的觀念，利用財(cái)政檔案的憑證價(jià)值和信息價(jià)值為本地區(qū)謀取福利。

3.構(gòu)建全方位的檔案資源。開(kāi)展檔案、文件資源網(wǎng)上采集、網(wǎng)上管理、網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，加強(qiáng)財(cái)政檔案信息化規(guī)劃、管理，整合檔案及現(xiàn)行文件信息資源，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)，構(gòu)建檔案、文件分布式資源交換中心和資源查詢(xún)中心，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)的無(wú)縫集成。在財(cái)政檔案業(yè)務(wù)流程方面，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資源整理采用網(wǎng)上在線信息流工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息全程直通處理。

4.開(kāi)展多部門(mén)聯(lián)動(dòng)的主動(dòng)服務(wù)。將財(cái)政檔案中一些政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等與群眾關(guān)系密切的檔案資料、現(xiàn)行文件進(jìn)行復(fù)制，整理成宣傳材料，深入到鄉(xiāng)村集市、社區(qū)街道，免費(fèi)贈(zèng)送群眾，向群眾宣傳有關(guān)政策和法律法規(guī)，充分發(fā)揮檔案的信息功能，使群眾能直接感受到檔案給他們帶來(lái)的實(shí)惠，拉近檔案部門(mén)與民眾的距離。

五、總結(jié)

以上從多個(gè)角度探索了檔案信息服務(wù)工作創(chuàng)新的多種形式，以求進(jìn)一步拓寬工作思路，使財(cái)政檔案信息服務(wù)煥發(fā)新的活力與生機(jī)，其實(shí)效還有待實(shí)踐推動(dòng)和檢驗(yàn)。21世紀(jì)是發(fā)展與變革互相促進(jìn)的世紀(jì)，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等眾多領(lǐng)域的體制改革，財(cái)政檔案信息服務(wù)也亟待進(jìn)行體制創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，工作創(chuàng)新。唯有不斷的更新觀念，加強(qiáng)探索和實(shí)踐才能在檔案服務(wù)工作中為社會(huì)、為人民創(chuàng)造新價(jià)值，使財(cái)政檔案工作能與時(shí)俱進(jìn)，不斷推向深入。

參考文獻(xiàn)：

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