新形勢下檔案管理發(fā)展趨勢的探討

趙翠芳

1.檔案管理工作的重要性

檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄材料。檔案管理是對這些檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。檔案管理工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性和系統(tǒng)性，其重要目的是為社會實(shí)踐進(jìn)行服務(wù)。檔案管理工作是一個(gè)有機(jī)的整體，其各個(gè)工作內(nèi)容為整體服務(wù)，相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)。檔案管理工作是社會管理系統(tǒng)中的重要組成部分，不僅關(guān)系著社會經(jīng)濟(jì)、政治以及文化發(fā)展，還影響著社會的穩(wěn)定與進(jìn)步，因此，檔案管理工作非常重要。當(dāng)前，社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動了科技水平的不斷進(jìn)步，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化成為時(shí)代的標(biāo)桿，在這種先進(jìn)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作面臨著壓力與挑戰(zhàn)，要想適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，發(fā)揮檔案的重要性，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念與模式，發(fā)展新時(shí)代的檔案管理事業(yè)[1]。

2.當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理觀念不強(qiáng)

第一，檔案管理不規(guī)范。由于缺少對檔案管理重要性的認(rèn)識，所以在檔案管理工作中沒有形成健全的管理制度和管理系統(tǒng)。沒有檔案管理制度的約束，檔案管理工作秩序混亂，檔案收集不全面，整理不系統(tǒng)，分類不明，甚至出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。沒有健全的檔案管理體系，導(dǎo)致檔案管理無章法可依，管理模式落后，監(jiān)督管理不嚴(yán)。第二，檔案管理發(fā)展水平高低不等。各行各業(yè)對檔案管理工作有不同的認(rèn)識，因此，檔案管理水平參差不齊，存在較大差距。有些部門管理方法陳舊，管理手段落后，管理方式跟不上時(shí)代的發(fā)展，影響檔案管理的協(xié)調(diào)性與統(tǒng)一性，不能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享[2]。

2.2檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)資料的收集、整理、分類和保存，這種傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作也擺脫了傳統(tǒng)模式，實(shí)現(xiàn)信息化的管理。但是，就目前檔案管理信息化的技術(shù)程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與高速發(fā)展的信息時(shí)代。檔案管理工作存在這設(shè)備落后，技術(shù)落后，應(yīng)用軟件功能落后等現(xiàn)象。在這樣一個(gè)信息高速發(fā)展的時(shí)代背景下，落后的檔案管理技術(shù)直接影響檔案的服務(wù)性質(zhì)，影響社會對檔案的利用，間接影響社會的發(fā)展[3]。

2.3檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平是影響檔案管理發(fā)展的重要因素，檔案管理工作具有綜合性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜的工作性質(zhì)，在檔案的收集、整理、鑒定、保管過程中，都對工作人員專業(yè)素質(zhì)有一定的考驗(yàn)。而目前，由于社會各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)對檔案管理認(rèn)識不深，意識不強(qiáng)，所以，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求不高，技術(shù)水平有限。更重要的是，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，對檔案管理人員提出了更高的技術(shù)要求，因此，缺少優(yōu)秀的檔案管理人才制約了檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展。

3.檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢

3.1提高檔案管理意識，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理

新的時(shí)代背景下，檔案管理工作必須加強(qiáng)，最基礎(chǔ)的工作就是提高各個(gè)領(lǐng)■、行業(yè)對檔案管理工作的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先，制定科學(xué)合理、嚴(yán)格的檔案管理制度，讓檔案管理工作有章法可依。健全的檔案管理制度能夠約束檔案管理工作秩序，完善檔案管理工作流程和細(xì)節(jié)，對檔案收集、篩選、整理等工作程序進(jìn)行明確規(guī)定，保證每項(xiàng)工作規(guī)范化。明確工作人員責(zé)任，保證工作效率和工作質(zhì)量。其次，建立健全的檔案管理系統(tǒng)。保證檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，建立子系統(tǒng)和反饋機(jī)制，調(diào)整檔案管理工作結(jié)果，為實(shí)現(xiàn)檔案信息對社會服務(wù)性的作用。最后，建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，制定檔案管理獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督，提高工作人員參與工作的積極性，提高檔案管理工作熱情，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

3.2利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理

隨著現(xiàn)代化技術(shù)深入人們的生活，提高人們的工作效率，為人們提供方便，新形勢下利用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢。首先，利用數(shù)字化技術(shù)手段改善檔案管理方式，提高檔案管理效率。其次，開發(fā)更優(yōu)質(zhì)的檔案管理軟件，根據(jù)檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容，研發(fā)針對性強(qiáng)、功能強(qiáng)大檔案管理軟件，拓展檔案資料范疇，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，充分利用檔案信息價(jià)值。

3.3開放檔案管理思路，實(shí)現(xiàn)資源共享

新形勢下，手工、被動的檔案管理方式已經(jīng)被替代，信息時(shí)代的快速發(fā)展，導(dǎo)致信息量不斷增加，提高檔案管理效率和質(zhì)量是必然趨勢，因此，要開放檔案管理思路，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案開放與利用模式是一種全新的檔案管理方式，通過建立數(shù)據(jù)信息管理中心，將檔案管理與信息中心協(xié)調(diào)配合，共同組成檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案開放管理。當(dāng)然，檔案資源并不是完全的開放，保密性的檔案會進(jìn)行訪問限制，保證重要資源的安全性。檔案資源共享有利于提高檔案的利用率，更好的實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.4培養(yǎng)檔案管理技術(shù)人才

檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立一只專業(yè)技術(shù)水平一流，管理能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍對檔案管理工作非常重要。首先，提高檔案管理人員對先進(jìn)技術(shù)的掌握能力，加強(qiáng)對工作人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)。其次，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，掌握檔案管理工作精髓，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。最后，提高檔案管理人員綜合實(shí)力。加強(qiáng)其職業(yè)道德素養(yǎng)、技術(shù)應(yīng)用水平以及管理能力，全面提高管理人員的各方面能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]王恩軍，李娜，白八斤.新時(shí)期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策——以河西學(xué)院人事檔案管理為例[J].河西學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，（05）.

[2].巴云紅；新形勢下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作[J]；科技傳播；2011年18期.

[3]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創(chuàng)新——全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平[J].吉林農(nóng)業(yè)，2010，（12）.