淺談文件改版對(duì)人事檔案管理工作的影響

寇增強(qiáng)

[摘 要]：中央部下達(dá)文件改版相應(yīng)通知后，人事檔案管理工作內(nèi)容也有很大改變，遇到了新的問題。面對(duì)此次變動(dòng)下的挑戰(zhàn)，從事檔案管理工作人員應(yīng)積極配合，適應(yīng)新內(nèi)容同時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，提高工作效率，完成這次體制轉(zhuǎn)變。為企業(yè)在新政策環(huán)境下穩(wěn)定發(fā)展做基礎(chǔ)，提升團(tuán)隊(duì)技術(shù)水平與競(jìng)爭(zhēng)力。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；文件改版；檔案管理

一、文件改版后涉及人事檔案有關(guān)要求

1.人事檔案材料、目錄和轉(zhuǎn)遞單按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)2009-12號(hào)）要求，干部人事檔案材料載體使用16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)型A4型（297×210毫米）的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊；而改版后則明確要求“干部人事檔案材料和目錄須采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)型A4型（297×210毫米），材料左邊應(yīng)當(dāng)留有25毫米裝訂邊，干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

2.干部人事檔案卷盒和檔案袋

干部人事檔案卷盒規(guī)格按照A4紙型相應(yīng)調(diào)整，分為310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三種。卷盒設(shè)3個(gè)裝訂立柱裝訂立柱中心距左邊內(nèi)沿15mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱，從裝訂立柱中心算起，83mm裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標(biāo)簽規(guī)格相應(yīng)調(diào)整為310×22mm、310×32mm和310×42mm三種。干部人事檔案袋規(guī)格按照A4紙型相應(yīng)調(diào)整為：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三種。

3.干部人事檔案庫(kù)房設(shè)備

干部人事檔案庫(kù)房所用檔案柜、密集架和回轉(zhuǎn)柜等設(shè)備，現(xiàn)能存放或調(diào)整層高后能夠存放A4紙型檔案卷盒的不更換；不能存放A4紙型檔案卷盒或者設(shè)備老化嚴(yán)重影響安全和使用的，一并進(jìn)行更換。干部人事檔案專用打孔機(jī)孔徑為5mm，不符合標(biāo)準(zhǔn)的須進(jìn)行調(diào)整或更換。其他專用設(shè)備也要按照本通知要求進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整或更換。

二、文件改版后人事檔案管理工作面對(duì)的問題

1.檔案管理問題

依據(jù)文件改版后的相關(guān)要求，對(duì)原文件年號(hào)日期記錄的書寫格式與之前有差別。執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)后，短時(shí)間內(nèi)檔案管理人員對(duì)新內(nèi)容適應(yīng)慢，近期歸檔的文件記錄格式上容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。查找卷宗時(shí)對(duì)脊背基本信息理解需要一個(gè)過程，增大了翻閱過程的復(fù)雜性。卷宗紙張型號(hào)也有改變，對(duì)不符合規(guī)定的卷宗紙頁需要重新打印裝訂，早期手寫目錄要全部更換成打印版本，檔案每一篇內(nèi)容都至關(guān)重要，這一過程很容易造成紙張確實(shí)，字體模糊不清導(dǎo)致的錄入錯(cuò)誤，程序復(fù)雜同時(shí)對(duì)檔案管理人員造成了很大的心理壓力，對(duì)管理工作質(zhì)量影響大。

2.存放檔案設(shè)備問題

文件改版后卷宗規(guī)格增大，之前存放檔案的卷盒卷柜尺寸小擺放不下新的檔案，可以通過結(jié)構(gòu)更改滿足需求的檔案柜可以進(jìn)行修改再使用，檔案盒材質(zhì)的特殊性決定不能再利用，需要更換。這一過程敘述簡(jiǎn)單但實(shí)際操作十分繁瑣，要將檔案全部轉(zhuǎn)移至新設(shè)備重新安放，這之中就涉及到大量的歸類和安全問題，對(duì)于檔案等重要文件，挪動(dòng)就存在著風(fēng)險(xiǎn)，這種大批量的更換位置很容易造成紙質(zhì)破損、貼附在檔案中的表單丟失。新設(shè)備尺寸變化后在原檔案室放置時(shí)會(huì)遇到困難，每層的分類都需要重新排寫。考慮管理安全的同時(shí)對(duì)經(jīng)費(fèi)支出也要有規(guī)劃預(yù)算，做到高效使用不浪費(fèi)。

三、如何做好改版后人事檔案管理工作

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理意識(shí)

由于人事檔案管理工作不適宜公開，從業(yè)者都很低調(diào)不被注意，導(dǎo)致管理者對(duì)檔案工作疏忽，對(duì)工作內(nèi)容理解不全面，認(rèn)為只是簡(jiǎn)答的收錄和查閱調(diào)動(dòng)。缺少對(duì)從業(yè)者進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。由于思想認(rèn)識(shí)水平不高，在實(shí)際工作中就存在著：管檔人員配備不到位，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位，保管條件落后；檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定；人員政治、經(jīng)濟(jì)待遇不高等問題。這些問題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。因此，要做好文件改版后的干部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，按照中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》精神，從意識(shí)入手，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加強(qiáng)督促檢查，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步提高對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，組織學(xué)習(xí)《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》有關(guān)要求，細(xì)化目標(biāo)任務(wù)，明確責(zé)任分工。

2.增加投入，保證硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)

嚴(yán)格對(duì)照《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》各項(xiàng)要求，在認(rèn)真分析區(qū)委組織部干部人事檔案室管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的工作計(jì)劃，擬定設(shè)備采購(gòu)方案，投入專項(xiàng)資金，及時(shí)添置符合條件的鐵質(zhì)檔案柜、新型檔案卷夾，并配備干部檔案管理專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等。實(shí)現(xiàn)檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，落實(shí)“六防”措施，為人事檔案規(guī)范化管理提供了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障。

3.加強(qiáng)管理，促進(jìn)操作流程規(guī)范

按照檔案裝訂新標(biāo)準(zhǔn)要求，健全和完善檔案材料歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞、材料收集、鑒別、核查、保管保密等多項(xiàng)制度，規(guī)范檔案材料收集整理工作流程，嚴(yán)格執(zhí)行“五不查閱”和“三不轉(zhuǎn)遞”等制度。嚴(yán)把鑒別關(guān)，做到“六不收”（錯(cuò)誤明顯的材料不收，未標(biāo)明材料形成日期的材料不收，有涂改的材料不收，屬重復(fù)的材料不收，不屬于歸檔范圍的材料不收，復(fù)印件不收），在材料分類、排序、裝訂等方面，嚴(yán)格按照檔案最新標(biāo)準(zhǔn)，所整理裝訂的干部人事檔案，達(dá)到“完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用”的要求。實(shí)行缺失材料督辦制度，采取發(fā)通知、電話催、跟蹤要等方式，對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的缺失和錯(cuò)誤材料進(jìn)行及時(shí)查找補(bǔ)辦，確保檔案信息的準(zhǔn)確、全面和檔案使用的規(guī)范高效。

四、小結(jié)

文件改版對(duì)人事檔案管理工作來講即是挑戰(zhàn)同時(shí)也是機(jī)遇，順應(yīng)體制變化將新的管理方式應(yīng)用在工作中。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案室的管理力度，完善工作流程，幫助管理檔案人員適應(yīng)新工作程序，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。帶動(dòng)我國(guó)人力資源系列工作發(fā)展進(jìn)步。

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