淺談中學(xué)學(xué)校檔案管理中的分類(lèi)工作

仲福娜

[摘 要]中學(xué)學(xué)校檔案管理工作主要是各校結(jié)合國(guó)家相關(guān)法規(guī)，根據(jù)自身特點(diǎn)組織實(shí)施的，加強(qiáng)在檔案分類(lèi)工作的自主性和規(guī)范性。本文對(duì)中學(xué)學(xué)校檔案管理中的分類(lèi)工作從思想性、科學(xué)性、適用性等三個(gè)方面進(jìn)行了論述，力求通過(guò)增強(qiáng)分類(lèi)工作的規(guī)范性來(lái)強(qiáng)化中學(xué)學(xué)校檔案工作。

[關(guān)鍵詞]中學(xué)檔案分類(lèi)

中學(xué)學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一。檔案分類(lèi)是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，直接影響到歸檔范圍和保管期限的確定。中學(xué)學(xué)校檔案管理工作主要是各校結(jié)合國(guó)家相關(guān)法規(guī)，根據(jù)自身特點(diǎn)組織實(shí)施的，加強(qiáng)在檔案分類(lèi)工作的自主性和規(guī)范性。因此客觀上需要通過(guò)增強(qiáng)分類(lèi)工作的規(guī)范性來(lái)強(qiáng)化中學(xué)學(xué)校檔案工作。

一、確保分類(lèi)體系具有思想性

檔案分類(lèi)就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案分類(lèi)體現(xiàn)了人們對(duì)檔案的基本認(rèn)識(shí)，是人類(lèi)主觀意識(shí)的反映。

首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學(xué)學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)的體系結(jié)構(gòu)、類(lèi)目設(shè)置、序列編排要以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、學(xué)籍等檔案在中學(xué)學(xué)校檔案中的中心地位，強(qiáng)化行政、管理、安全、思政等各類(lèi)型檔案的管理，使檔案工作科學(xué)、真實(shí)地反映學(xué)校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時(shí)期中學(xué)職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。

其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學(xué)校檔案的分類(lèi)體系是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，特別是面向中學(xué)具有普遍適用性的分類(lèi)體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則等多方面內(nèi)容，并且要將檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確應(yīng)用到實(shí)踐中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

再次，要確保具有操作性。我國(guó)檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實(shí)施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，確立了檔案工作的基本目標(biāo)。對(duì)于中學(xué)學(xué)校檔案工作來(lái)說(shuō)，除了宏觀的導(dǎo)向外，還必須根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學(xué)學(xué)校檔案工作的開(kāi)展提供微觀、具體、量化的保證。對(duì)于檔案分類(lèi)來(lái)說(shuō)，就是要在《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的指導(dǎo)下，堅(jiān)持整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開(kāi)放性的原則，擬定中學(xué)學(xué)校檔案的分類(lèi)方法。

二、增強(qiáng)分類(lèi)體系的科學(xué)性

科學(xué)性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是從實(shí)踐的角度來(lái)看，要實(shí)事求是，符合學(xué)校檔案工作的實(shí)際；另一方面是從理論的角度來(lái)看，要遵循檔案基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則。兩個(gè)方面要有機(jī)地結(jié)合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)分類(lèi)表的全覆蓋。

首先要形成科學(xué)的概念體系。采用“學(xué)校檔案”這一具有綜合性的概念，學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學(xué)校檔案。中學(xué)學(xué)校檔案以中學(xué)全部檔案為對(duì)象，按照不同類(lèi)型檔案形成的領(lǐng)域范疇以及特點(diǎn)，將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類(lèi)別。

其次要把握檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類(lèi)體系，把同一門(mén)類(lèi)檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類(lèi)法——教育檔案分類(lèi)表》（即信息分類(lèi)）體系的協(xié)調(diào)。再次，確立科學(xué)的類(lèi)目體系。類(lèi)目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變，在類(lèi)目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。

最后，類(lèi)目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學(xué)學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類(lèi)之間，各類(lèi)相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類(lèi)目的外延之和，等于上位類(lèi)目的外延。同位類(lèi)目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分類(lèi)體系的適用性

首先，要具有適度的靈活性。中學(xué)具有多樣性的特點(diǎn)，不僅分初級(jí)和高級(jí)中學(xué)，還分普通中學(xué)和職業(yè)中學(xué)等。因此，中學(xué)學(xué)校檔案的分類(lèi)體系在強(qiáng)調(diào)宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時(shí)，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類(lèi)型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)。各校可以在總的分類(lèi)體系基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類(lèi)目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學(xué)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，可以初步將學(xué)校檔案分為黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等10大類(lèi)，在此基礎(chǔ)上對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類(lèi)的層次。

再次，要妥善處理檔案內(nèi)容的交叉。各門(mén)類(lèi)檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案保存；各門(mén)類(lèi)檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見(jiàn)號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來(lái)，行政管理類(lèi)檔案中，除綜合性的外，教學(xué)（包括教務(wù)、研究生、成人教育）、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類(lèi)，保持各類(lèi)的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行二級(jí)管理問(wèn)題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。

從總體上來(lái)說(shuō)，中學(xué)學(xué)校檔案的分類(lèi)應(yīng)當(dāng)在《檔案法》和國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)下展開(kāi)，通過(guò)系統(tǒng)分析和借鑒現(xiàn)代管理理論，在思想性，科學(xué)性和適用性的指導(dǎo)下，形成分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。這樣確定的分類(lèi)表來(lái)源于實(shí)踐，又高于實(shí)踐，把中學(xué)學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李兆明.關(guān)于檔案分類(lèi)理論與實(shí)踐的反思[J].檔案學(xué)研究，2004，02：8-11.