淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

文婉弟

[摘 要]近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，越來(lái)越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，這種無(wú)紙化的辦公方式給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形勢(shì)，如何管理好事業(yè)單位檔案，成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問(wèn)題。與此同時(shí)，中國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理制度仍然不健全，造成許多重要信息的泄露和丟失，這不僅對(duì)事業(yè)單位本身不利，也可能滋生許多其它問(wèn)題，因此建立健全檔案管理制度勢(shì)在必行，刻不容緩。本文主要針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析并提出一些改進(jìn)辦法，以期對(duì)信息化的檔案管理工作有所裨益。

[關(guān)鍵詞]信息社會(huì)；事業(yè)單位；檔案管理

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理工作是由本單位相關(guān)人員對(duì)所在單位的相關(guān)文件進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的管理工作。作為檔案管理人員，其職責(zé)包括：保密工作，傳達(dá)工作，資料整理，檔案庫(kù)建立，記錄上報(bào)，文件銷(xiāo)毀及相關(guān)制度的建立等。目前，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展程度較低，未能達(dá)到與社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)的程度。通過(guò)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在如下問(wèn)題嚴(yán)重阻礙人事檔案工作的進(jìn)展，現(xiàn)逐一列出并作淺層分析。

（一）對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，且存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)。長(zhǎng)久以來(lái)，人事單位內(nèi)部相當(dāng)一部分人員對(duì)人事檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作僅限于抄抄寫(xiě)寫(xiě)和保管材料，只要不丟失、不泄密和能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一部分單位常常忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到日常議事日程之中，造成了“講起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況。這種狀況導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以為單位的人才隊(duì)伍建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）人事檔案管理制度落后，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平偏低。人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎但連續(xù)性極強(qiáng)的工作，若不能保證及時(shí)和足夠的人力投入，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量大打折扣。事業(yè)單位的人員編制極其有限，分配到管理部門(mén)的編制一般較少，這就造成了很多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門(mén)的人員兼任的情況。這種情況看似有利于人事檔案的收集，因?yàn)樵S多人事檔案的形成和傳送都要經(jīng)過(guò)人事部門(mén)，如職工的履歷表、職稱(chēng)評(píng)審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專(zhuān)業(yè)性的，對(duì)檔案收集和管理意識(shí)淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料都沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成許多檔案材料的缺失。同時(shí)，隨著聘用制度的推行，人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案管理人員調(diào)換頻繁，也不利于檔案管理水平的提高。

（三）檔案信息化程度低，流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)。在信息化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，人事單位的檔案管理工作手段單一，對(duì)信息化的高科技設(shè)備和技術(shù)利用率低，很多重要檔案只用紙質(zhì)記錄，傳輸困難，不方便使用者進(jìn)行外借和查閱。另外，許多事業(yè)單位都存在“棄檔”人員，也就是“人檔分離”，進(jìn)而造成許多檔案變?yōu)椤八罊n”，雖然有關(guān)部門(mén)已經(jīng)出臺(tái)了一系列解決流動(dòng)人員“死檔”的政策辦法，但仍未能完全解決這類(lèi)問(wèn)題，由此產(chǎn)生的隱患依然存在。因此，必須深化改革，將信息化建設(shè)發(fā)展到人事檔案管理工作中去，為人事檔案管理提供現(xiàn)代化手段。

（四）人事檔案管理人員服務(wù)意識(shí)薄弱，人事檔案利用率低。人事檔案管理，其根本目的在于有效利用。但在許多事業(yè)單位中，仍存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)意識(shí)薄弱，只能提供最基本的檔案使用功能。在檔案的使用過(guò)程中，存在著各種各樣的問(wèn)題，即便是使用，范圍也很有限，利用方式也較為單一，工作常處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案利用價(jià)值低，功能愈加弱化，并未達(dá)到人事檔案信息利用應(yīng)有的狀態(tài)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加大對(duì)檔案管理工作的投入。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要從思想上入手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作基礎(chǔ)性地位的認(rèn)識(shí)，應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保管和出借，定期對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，加大資金的投入以改善檔案管理工作所需的軟硬件設(shè)施。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷的復(fù)合型人才。人事檔案部分必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊(duì)伍；培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手。事業(yè)單位還需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期定質(zhì)定量的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能和個(gè)人素質(zhì)。此外，檔案管理人員也須在檔案的管理工作中及時(shí)的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理的技術(shù)和方法。

（三）加深檔案管理體制改革，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)整合檔案及其資源信息，使檔案及其信息資源真正得以保管和開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。各級(jí)部門(mén)應(yīng)從傳統(tǒng)的管理中跳脫出來(lái)，大力推動(dòng)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，這也適應(yīng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下政府職能轉(zhuǎn)變的需要。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理與服務(wù)的迫切需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案源于人事管理活動(dòng)。自官吏選拔制度實(shí)施開(kāi)始，人事檔案就已經(jīng)同步開(kāi)始發(fā)展，經(jīng)過(guò)日積月累，其數(shù)量和種類(lèi)逐步擴(kuò)展。為適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的節(jié)奏和步伐，人事檔案管理應(yīng)以深化改革為核心，積極組織工作創(chuàng)新，提高人事檔案管理的工作質(zhì)量和服務(wù)水平。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會(huì)化的開(kāi)放式人事檔案管理模式。筆者認(rèn)為，這種社會(huì)化的開(kāi)放式管理模式必將能更好地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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