基于失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀及措施的研究

王秀萍

[摘 要]這些年以來，隨著我國的經(jīng)濟發(fā)展和市場經(jīng)濟的改革，國有企業(yè)和很多職工都解除了勞動關(guān)系，這些企業(yè)職工就成為了失業(yè)人員。而就業(yè)單位就需要對他們的人事檔案進行進一步的管理，其中包括準確規(guī)范管理好每一個失業(yè)人員的檔案，給每一個失業(yè)人員辦理失業(yè)保險手續(xù)；為企業(yè)員工辦理相關(guān)的退休手續(xù)、調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)以及職工們享受的扶持政策；提供調(diào)取檔案、查閱檔案、咨詢服務等，而且還要借助信息技術(shù)來建立起完善的電子檔案制度，加強管理手段，創(chuàng)新方式方法，提高檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]失業(yè)職工；檔案管理；措施

我國的經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，企業(yè)就需要不斷的做出變革的調(diào)整來適應經(jīng)經(jīng)濟發(fā)展帶來的一系列變化。在這一過程中，因為很多企業(yè)沒有與時俱進、經(jīng)營不善，就造成了破產(chǎn)或者倒閉，其中很多在崗員工最后只能被迫下崗，成為了失業(yè)人員。在轉(zhuǎn)接的過程中，會因為或多或少的問題，使得失業(yè)人員的檔案沒法完整的轉(zhuǎn)移。因此，為了保障失業(yè)人員的合法利益，需要有關(guān)單位重視失業(yè)職工檔案管理，將管理工作做的更好。

一、失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀

（一）失業(yè)職工基礎(chǔ)檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象

因為失業(yè)職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，

自己和所在的單位都是一種忽視的態(tài)度，因此就使得失業(yè)職工的檔案記錄消息和內(nèi)容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準則和內(nèi)容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經(jīng)歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調(diào)整薪水、養(yǎng)老保險的辦理來說，都是有影響的。

（二）失業(yè)職工檔案管理制度目前還不完善

實現(xiàn)利益最大化是大部分企業(yè)都在追求的目標，對于員工的檔案管理比較忽

視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業(yè)的管理者把目光放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品的市場營銷上，在看待失業(yè)職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態(tài)度。有些企業(yè)管理者認為員工和企業(yè)是一種單純的雇傭關(guān)系，既然員工已經(jīng)離職，那么企業(yè)就不必再承擔任何責任，包括負責失業(yè)職工的檔案管理。因此，在對于失業(yè)職工檔案管理中，大多數(shù)企業(yè)都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達到失業(yè)職工檔案管理的高質(zhì)量。

（三）失業(yè)職工檔案管理過程中的不規(guī)范，降低了檔案的利用率

第一，失業(yè)職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內(nèi)容還比較分散。第二，失業(yè)職工檔案移交的不及時，操作流程不規(guī)范。比如說，有的人已經(jīng)跳槽去了新的事業(yè)單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規(guī)范，導致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現(xiàn)象的發(fā)生，嚴重影響了失業(yè)職工檔案管理的真實性、權(quán)威性和嚴肅性。

二、基于失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)存問題的相關(guān)對策

（一）科學的管理失業(yè)職工檔案

在管理失業(yè)職工的檔案時，要依據(jù)科學的管理方法來進行分類、排序和統(tǒng)一編號，同時要建立起全面詳細的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現(xiàn)象出現(xiàn)。還要引進科學的檔案保護技術(shù)，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。

同時，學會將失業(yè)職工檔案數(shù)字化，借助信息技術(shù)，將失業(yè)職工的檔案事無巨細的保存在數(shù)據(jù)庫里里面，能夠隨時調(diào)動和檢索，方便日后的檔案統(tǒng)計工作。創(chuàng)建增加版塊，每當多一個失業(yè)人員的時候，計算機系統(tǒng)就會自動添加一個版塊，來存放失業(yè)職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范和科學化，緊跟時代的脈搏，有一定的現(xiàn)實意義。

（二）借助信息技術(shù)，方便檔案管理

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，信息全球化已經(jīng)在逐步實現(xiàn)。在進行失業(yè)職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術(shù)，讓管理工作變得更加便捷和準確。比如說傳統(tǒng)的失業(yè)職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標準，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導致在分類的時候出現(xiàn)偏差，影響了檔案分類的質(zhì)量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術(shù)，則可以根據(jù)關(guān)鍵字和主要內(nèi)容，讓系統(tǒng)進行自動分類，不僅大大節(jié)省了分類時間，還提高了分類的準確率。實現(xiàn)失業(yè)職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。

（三）規(guī)范失業(yè)職工檔案管理的流程，提高服務性

首先，要從接收失業(yè)職工檔案入手。失業(yè)職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關(guān)系的失業(yè)職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續(xù)；第二，失業(yè)職工檔案中的所有材料都必須完整、規(guī)范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準確性。其次，失業(yè)職工檔案在存檔期間要進行檔案轉(zhuǎn)移時，要嚴格按照相關(guān)手續(xù)來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關(guān)證件和辦理轉(zhuǎn)移的相關(guān)手續(xù)等。最后，在對失業(yè)職工檔案進行管理時，還要提高服務性，熱心為失業(yè)職工解答問題，積極宣傳國家優(yōu)惠政策等。

三、結(jié)束語

失業(yè)職工檔案管理對于企業(yè)和個人來說都是非常重要的。因此，每一個負責失業(yè)職工檔案管理的人員都應該投入大量精力和熱忱來將這份工作做好，要有責任心和耐心，要做到嚴謹和公正，從而讓失業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范，當失業(yè)職工面對再就業(yè)機會的時候，能夠及時的為其提供全面準確的參考信息和憑證。

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