事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與優(yōu)化建議

宋婉婷

[摘 要]檔案是事業(yè)單位主要信息資料的載體，也是事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證，對促進事業(yè)單位進一步發(fā)展有著重要意義。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方法已無法適應(yīng)現(xiàn)在信息時代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位在經(jīng)過機構(gòu)改革和調(diào)整后，在檔案管理工作中出現(xiàn)了各種新的問題。本文在分析事業(yè)單位檔案管理中存在問題的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化檔案管理工作的意見和建議，為強化事業(yè)單位檔案管理獻計獻策。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化建議

事業(yè)單位歷年工作和管理過程中將產(chǎn)生大量的資料，這些資料包括人事、行政、財物及業(yè)務(wù)資料、政府文件及報告、各類報表、影像錄音、圖像及文字等，記錄著事業(yè)單位的各種工作經(jīng)歷和經(jīng)驗，是事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證，也是事業(yè)單位制定進一步發(fā)展策略的重要依據(jù)。因此，需要采用科學(xué)的方法對這些資料進行收集、整理和分析，形成各類檔案，建立規(guī)范、完善的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化管理。近年來，信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上，能有效提高檔案準(zhǔn)確率和檢索速度，實現(xiàn)檔案科學(xué)化、信息化管理。事業(yè)單位在經(jīng)過體制改革和調(diào)整后，更加凸顯了其協(xié)調(diào)及高效運轉(zhuǎn)的運行機制，對檔案管理有了新的要求，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)有的工作運行方式，對事業(yè)單位檔案管理方法進行改進勢在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是事業(yè)單位主要工作之一，它是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，雖然事業(yè)單位一直在開展檔案管理工作，但在專業(yè)性、科學(xué)性及規(guī)范性上有待進一步提高，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）管理上不夠重視，專業(yè)化不強

大部分事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識存在著一定的誤區(qū)，認(rèn)為只要對資料進行收集、保管，不造成丟失就可以了，檔案管理設(shè)施落后、專業(yè)人員配備不足、管理資金缺乏，最終導(dǎo)致檔案管理水平落后，一些重要的檔案未及時收集整理，資料丟失或發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。一些單位甚至未設(shè)置專門的檔案管理人員，由辦公室勤雜人員兼任，而且人員變動較為頻繁，不具備專業(yè)知識，培訓(xùn)力度不夠，不會使用電腦，只能進行簡單的資料收集和保管，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限等概念不清，經(jīng)常出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的現(xiàn)象，檔案的目錄索引不全，期限較長的檔案難以查詢到，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，導(dǎo)致整個檔案管理混亂，檔案的利用價值無法得以充分體現(xiàn)。

（二）缺乏先進的管理設(shè)施，管理水平落后

由于對檔案管理工作的不重視，一些單位甚至沒有配備專門的檔案室，檔案資料也沒有集中管理，而是分部門或科室各自管理。有的檔案室環(huán)境條件達不到規(guī)定要求，空間小且潮濕陰暗，不利于資料的保存。有的單位沒有配備電腦等先進的設(shè)施，更不了解信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等先進的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯誤率高，而且大量的資料無法及時歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展，更不適應(yīng)于信息化的要求。

（三）檔案案卷不規(guī)范

檔案管理中規(guī)定，案卷制作必須統(tǒng)一采用16開規(guī)格的辦公用紙，不符合要求的或有破損、卷角、折皺的案卷都要進行技術(shù)加工，采取折疊、裁剪或裱糊的方法進行彌補，合格后方能歸檔保存。一些單位經(jīng)常出現(xiàn)A4規(guī)格的案卷歸檔，對這些不符合要求的案卷進行后期處理非常困難，不僅造成人、財、物力的浪費，也使檔案案卷不規(guī)范、不美觀。

隨著信息技術(shù)的普及，電子檔案已在檔案管理中占有一席之地，事業(yè)單位中出現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)象，電子檔案以其科學(xué)、快捷、方便、環(huán)保等優(yōu)勢將逐漸取代紙質(zhì)檔案，但要考慮到電子文件在原始性、安全性、完整性、可讀性等方面還需進一步完善的問題。

二、檔案管理工作優(yōu)化建議

（一）培養(yǎng)專業(yè)性的檔案管理人員

加強對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，選擇責(zé)任心強、認(rèn)真負(fù)責(zé)、政治覺悟高的人員專門從事檔案管理工作，進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理水平。檔案管理工作好壞在很大程度上取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，事業(yè)單位應(yīng)注重對檔案管理人員的業(yè)務(wù)和思想素質(zhì)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、外培、業(yè)務(wù)交流等形式，為檔案管理人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機會，使他們熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理水平和工作效率，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

（二）建立健全檔案管理體制

建立、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案歸檔方法、范圍、期限等要求；改進資料收集工作，做到及時收集、廣泛收集和重點收集相結(jié)合，確保資料的完整性和全面性；拓展資料收集范圍，除紙質(zhì)資料外，對一些有利用價值的照片、圖像、圖表、影像、錄音等資料也要進行收集，并采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM行保存；嚴(yán)格按檔案管理要求進行資料整理，做到合理組卷、有序排列文件、案卷標(biāo)題簡明清晰、保管期限要求準(zhǔn)確合理、封面及目錄齊全；實行檔案集中統(tǒng)一管理，由專門人員進行管理，制定查閱及借閱制度，針對過期不還、造成資料損壞或丟失的行為制定考核措施，嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的齊全、完好；針對不同密級的檔案，制定相應(yīng)的保密制度，對泄密的行為必須嚴(yán)肅處理。

（三）推進檔案管理信息化建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，利用計算機及先進的管理系統(tǒng)軟件，把文字、錄音、影像、圖形等檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，通過網(wǎng)絡(luò)平臺及管理軟件對大量的數(shù)據(jù)資料進行處理，使之實現(xiàn)共享，可大大提高檔案的查閱和利用效率。

三、結(jié)語

檔案是事業(yè)單位寶貴的資源，具有極高的利用價值。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作，采取有效措施推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，使檔案管理工作能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，20：198.