淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

莫莉莉

[摘 要]文書檔案是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，可以說(shuō)文書檔案見(jiàn)證了社會(huì)發(fā)展的全過(guò)程。文書檔案可以反映客觀問(wèn)題，處理問(wèn)題，記載決策，是各類工作都必備的一個(gè)重要組成部分，是一份專業(yè)性較強(qiáng)、要求較高、難度較大的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)制度的不斷改革和完善，對(duì)文書檔案管理的要求明顯提高了，所以目前，提高文書檔案管理的水平是工作中的重點(diǎn)，而文書檔案管理的自動(dòng)化應(yīng)用為這一任務(wù)的開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；實(shí)際應(yīng)用

為了提高辦公的工作效率，提高文書檔案管理水平是重中之重，社會(huì)的進(jìn)步，使得文書檔案的管理水平大大提高，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用為提高文書檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，滿足了社會(huì)各方面的需求。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化文書檔案管理的好處

（一）提高了工作效率

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技水平的提高，各工作場(chǎng)地都用信息技術(shù)進(jìn)行工作，媒體的信息源是非常強(qiáng)大的，對(duì)信息的處理水平也是極高的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人為操作的，辦事效率慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)可能還會(huì)出現(xiàn)誤差，而計(jì)算機(jī)在辦公室的應(yīng)用，大大提高了工作效率，減輕了工作壓力，工作得更為合理有序。

（二）獲取信息更為方便

文書檔案管理需要大量的文字信息，以前的檔案管理都是用書來(lái)記載的，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且辦事效率慢，資源不能和大家一起分享，所以導(dǎo)致了不少信息資料的浪費(fèi)，還為緊急資料的查找?guī)?lái)困難。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)的工作手段和工作技術(shù)可以大大減少不必要的麻煩，可以建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，讓更多的人了解到檔案管理工作的情況和性質(zhì)，總之，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用提高了檔案管理的辦事效率。

（三）提高了安全性和穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的文件傳送都是人為傳送的，如果較長(zhǎng)距離的傳送，大多都是運(yùn)郵的方式，導(dǎo)致大量的時(shí)間都用在路上了，甚至?xí)霈F(xiàn)稿件丟失問(wèn)題，影響了辦事效率。辦公的重要信息是不能外流的，如不慎將消息外流，會(huì)給工作帶來(lái)很大的影響，而電子傳送具有一定的隱蔽性，所以具有安全性，不會(huì)受到距離的影響，文件傳輸快。

（四）減少了辦公難度

對(duì)于一般的工作來(lái)說(shuō)，文書檔案管理的自動(dòng)化提高了辦事效率，但是對(duì)于一些較為特殊的工作來(lái)說(shuō)，減少了不少難度。例如，氣象的文書檔案管理問(wèn)題，大家都知道，氣象的管理工作是有一定的難度的，較為復(fù)雜，任務(wù)量也是非常龐大，計(jì)算機(jī)有龐大的儲(chǔ)存空間，并且便于查詢，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在某種程度上還減少了工作難度，減小了氣象文書檔案管理人員的壓力，提高了辦公的效率。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化文書檔案管理的缺點(diǎn)

（一）對(duì)工作人員的要求較高

電子信息技術(shù)在操作起來(lái)是有一定的難度的，用電腦對(duì)資料和文件進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的數(shù)字管理，它不同于手工操作，只是一些簡(jiǎn)單紙質(zhì)檔案，較為簡(jiǎn)單，不是只要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以的。辦公自動(dòng)化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識(shí)，管理方法，管理技術(shù)和管理流程，達(dá)到專業(yè)的計(jì)算機(jī)水平才能勝任。但是，目前來(lái)看，計(jì)算機(jī)水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術(shù)，不能快速的有效發(fā)揮。

（二）對(duì)文件的保密程度差

眾所周知，任何事物都是有利有弊的，都具有兩面性，對(duì)于文書檔案管理的不足之處，時(shí)常要進(jìn)行修改，有時(shí)可能會(huì)因?yàn)槭终`導(dǎo)致原文件的丟失，這樣會(huì)給工作帶來(lái)不必要的麻煩。電子文件利于修改，在原文件上修改之后不會(huì)有變化，雖然計(jì)算機(jī)的技術(shù)在不斷地加強(qiáng)，但是有時(shí)會(huì)有偽造的文件出現(xiàn)在檔案內(nèi)無(wú)法識(shí)別，對(duì)文件的保密程度較差。而傳統(tǒng)的手工操作，都是用文字記錄的，不同的人有不同的字體，再修給之后有痕跡，并且紙質(zhì)檔案管理文件可以蓋公司的印章或通過(guò)老板簽字，這樣就減少了造假的紀(jì)律，電子文件是不能蓋章的，所以從這一點(diǎn)看電子檔案管理是存在相當(dāng)大的弊端的。

三、彌補(bǔ)文書檔案管理自動(dòng)化弊端的方法

文書檔案的自動(dòng)化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點(diǎn)問(wèn)題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進(jìn)行整頓，提高自動(dòng)化管理的效率。

（一）建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在工作的過(guò)程中，要將平常的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和文書檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)劃分開(kāi)，這是保護(hù)文書檔案安全的關(guān)鍵，也是最有效的措施之一。用現(xiàn)代的隔離裝置，對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行隔離，并設(shè)置上防盜裝置，例如，密碼識(shí)別，這樣可以使得文件在一個(gè)安全的系統(tǒng)內(nèi)流通。還可以用防火墻進(jìn)行保護(hù)，大多數(shù)的防火墻都是必須通過(guò)認(rèn)證的，對(duì)不同的網(wǎng)頁(yè)的訪問(wèn)都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的確認(rèn)，對(duì)于無(wú)關(guān)的消息來(lái)源快速隔絕，防止對(duì)系統(tǒng)造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員的技術(shù)水平不夠高，會(huì)嚴(yán)重影響到工作的質(zhì)量和速度的。所以，要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，首先，要大量的引進(jìn)高端的技術(shù)產(chǎn)品和硬件設(shè)施，要使得檔案管理人員，對(duì)這些設(shè)備有新的了解和認(rèn)識(shí)，只有熟悉了產(chǎn)品的性能，才能進(jìn)行下一步的深入學(xué)習(xí)，和對(duì)技術(shù)的熟練應(yīng)用，提高管理水平。要帶動(dòng)員工學(xué)習(xí)和管理的積極性，個(gè)人的主動(dòng)性影響著學(xué)習(xí)效果，如何調(diào)動(dòng)管理人員的積極性呢？這是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，例如，可以以考試的形式對(duì)人員進(jìn)行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強(qiáng)強(qiáng)合作，加強(qiáng)和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時(shí)刻關(guān)注科技的進(jìn)步情況，引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)，提高工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所訴，隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)家制度的不斷改革，對(duì)各企業(yè)的工作要求也在加大，所以檔案的管理水平問(wèn)題也要進(jìn)步，應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理文書檔案，將文書檔案的管理水平推向一個(gè)高潮。這不僅培養(yǎng)了文書檔案的管理人才，還提高了工作效率，減少了工作壓力，所以文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，還是利大于弊的，只要不斷地加以改正，一定會(huì)達(dá)到最佳效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011（1）.