淺談重大建設項目檔案工作的問題與對策

遲玉福

[摘 要]重點建設項目檔案是各級政府投資主管部門組織或委托組織進行竣工驗收的固定資產投資項目在建設、管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。它是既是相關建設項目的組成部分，也是國家檔案資源的重要組成部分。合格的項目檔案真實記錄了項目從立項、建設到驗收的全部信息，為工程結算審計、投入使用后日常管理、改造擴建、保養(yǎng)維修提供重要依據(jù)。

[關鍵詞]重大建設項目；檔案管理

一、目前重大建設項目檔案管理工作存在的主要問題及原因

目前，重點建設項目檔案在管理仍存在檔案材料缺失、未按項目進度進行整理、保管措施不到位等問題，未達到《重大建設項目檔案驗收辦法》要求的完整、準確、系統(tǒng)和安全原則，嚴重影響了項目檔案的科學管理和利用。產生這些問題的原因主要有以下幾點：

（一）相關領導不夠重視，職責不夠明確

目建設單位（法人）對《重大建設項目檔案驗收辦法》認識不到位，執(zhí)行不嚴格。在重點建設項目建設過程中，部分領導重視建設進度、建設質量和安全生產等問題，相比之下，檔案工作意識不高、要求不嚴、重視不夠、參與不多。沒有將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，進行同步布置、同步檢查、同步考核、同步驗收。個別項目建設單位（法人）存在怕麻煩心理和僥幸心理，認為多一事不如少一事，未主動向檔案行政管理部門進行報告，主動接受其監(jiān)督檢查，邀請其參與重點建設項目的檔案驗收。施工單位的領導認為按期保質完成工程建設就能順利通過工程竣工驗收，履行完成施工合同。長期的僥幸心理使得他們對重點建設項目檔案管理工作投入的人、財、物不夠。相關領導的不重視，不僅會給重點建設項目檔案齊全性和安全性帶來隱患，也必將嚴重影響工程竣工驗收和使用。

（二）項目檔案人員不高

在項目檔案管理過程中，較多情況下在臨近竣工時抽調人員進行整理。他們來源復雜，部分參與人員沒有系統(tǒng)經過檔案業(yè)務培訓，不熟悉檔案專業(yè)知識，不了解重大建設項目檔案的收集范圍和整理規(guī)范，造成整理前檔案材料收集不齊全，整理過程中不規(guī)范，整理后不達標。

二、做好重點建設項目檔案的對策

（一）領導重視，建立保障機制

檔案工作人員在保持埋頭苦干的傳統(tǒng)的前提下，要主動向領導匯報各級檔案部門對重大建設項目檔案的要求，明確項目建設單位（法人）擔負的主體責任，引起領導思想上的重視，同時促成領導行動上的重視，加強對重大建設項目檔案工作的支持，明確項目檔案工作管理機構與分管領導，配備項目專兼職檔案人員，落實項目檔案工作所需經費。

（二）明確職責，完善管理機制

明確相關單位職責分工。建設單位的上級主管部門對項目檔案工作管理體制與設施、項目文件資料歸檔等工作進行監(jiān)督指導，并參與項目檔案驗收。建設單位應當明確項目檔案工作管理機構與分管領導，配備項目專兼職檔案人員，落實項目檔案工作所需經費，報送檔案驗收申請報告。承建單位項目檔案工作管理機構的主要職責：建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，收集、整理本單位形成的項目檔案；對勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導；確保項目檔案工作與項目建設同步進行，維護項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。項目勘察、設計、施工、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）的要求，完成各自職責范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

將檔案工作納入管理機制。首先，將檔案工作納入合同管理機制，建設單位與各承包單位簽訂的項目承包合同，應項項目檔案的歸檔、整理、移交、專項驗收等工作要求寫入合同。其次，完善過程控制機制，重點建設項目一般具有建設時間長的特點，建立分階段的過程控制機制十分必要，項目檔案工作納入項目建設管理程序，把檔案管理的要求納入到招標、設計、施工、監(jiān)理、竣工等各個環(huán)節(jié)中去，與項目建設實行同步管理。在項目的中間驗收、單項工程驗收等階段同時進行相關檔案驗收，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改問題，保障重點建設項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。再次，建立檔案業(yè)務培訓機制，開展對施工、監(jiān)理等參與方的管理人員、技術人員和檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓，幫助他們掌握檔案管理的法規(guī)、標準，增強案意識、提高業(yè)務水平，從源頭上控制檔案質量。

（三）強化監(jiān)督，健全約束機制

第一是檔案行政管理部門應當建立區(qū)域內重大建設項目登記制度，掌握重點建設項目的基本情況，防止項目建設單位（法人）故意不申請項目檔案驗收。

第二是依法治檔。檔案行政部門按照相關的法律法規(guī)的授權和檔案業(yè)務標準規(guī)范進行監(jiān)督指導、專項執(zhí)法檢查。重點檢查項目建設單位（法人）是否將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制。

第三是強化驗收力度，在項目竣工驗收3個月之前完成項目檔案驗收。項目建設單位（法人）、設計、施工、監(jiān)理和生產運行管理或使用單位的有關人員列席會議，負責有關業(yè)務答疑和協(xié)助驗收工作。項目建設單位（法人）匯報項目建設概況、項目檔案工作情況，監(jiān)理單位匯報項目檔案質量的審核情況，項目檔案驗收組檢查項目檔案管理體制、規(guī)章制度建設及落實，抽查項目檔案，檢查檔案庫房、設施設備及現(xiàn)代化管理情況，檔案驗收組依照《標準》，對項目檔案工作情況進行綜合評價，形成對項目檔案的驗收意見，提出整改意見。項目檔案驗收不合格的項目，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。不參加專項驗收或復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位（法人）、施工單位、監(jiān)理單位通報批評。