如何做好檔案工作

陳晶

隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了相應(yīng)的新要求。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好檔案工作，讓其更好的指引企事業(yè)單位的健康均衡發(fā)展，成為眾多檔案人面臨的新課題。筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

一、做好宣傳發(fā)動(dòng)工作，引起各方面重視。

在檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上大部人都存在誤區(qū)，認(rèn)為這是一項(xiàng)可有可無(wú)、可推可誤的工作，檔案管理員更是“閑人”一個(gè)。

要想改變這種不利局面，使檔案工作順利的開(kāi)展，我們檔案管理人員不能怨天由人、坐以待斃。

一方面檔案管理人員要熱愛(ài)本職工作，敬業(yè)愛(ài)崗，扎實(shí)工作，對(duì)待查檔人員熱情服務(wù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，始終高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己。

另一方面必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各部門(mén)的配合支持。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，那么各部門(mén)也會(huì)用各種理由搪塞、推諉，使具體工作舉步為艱。日常工作中，要利用各種機(jī)會(huì)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、宣傳與檔案相關(guān)的法律法規(guī)、文件、材料，多談檔案資料對(duì)單位的發(fā)展提供了哪些幫助和好處，日積月累，就會(huì)改變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的印象，在一些具體工作中領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)有所傾斜。另外，在一些大的場(chǎng)合，向廣大職工宣傳檔案與個(gè)人的密切聯(lián)系，特別是干部人事檔案，如：評(píng)職稱(chēng)要用年度考核表、加工資要查工資晉升表、退休人員享受獨(dú)生子女加5%的工資也要查檔案……可以說(shuō)它與每一位企事業(yè)單位工作人員的福利待遇息息相關(guān)。大家聽(tīng)了介紹之后，知道檔案對(duì)個(gè)人的重要性，很快從認(rèn)知上改變了以往對(duì)檔案工作的印象，對(duì)檔案的關(guān)注度和認(rèn)同度逐步提高?，F(xiàn)在，每當(dāng)大家拿到高一級(jí)文憑或培訓(xùn)結(jié)束后，都會(huì)自覺(jué)自動(dòng)地將資料交到檔案管理人員手中，使檔案工作達(dá)到了事半功倍的效果。

二、制定檔案“三合一”制度，做到有制度可依

“三合一”制度由分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限表三部分組成，是廣大基層文書(shū)工作人員在實(shí)踐中總結(jié)而形成的一項(xiàng)文書(shū)檔案管理制度，較好地將文件歸檔與檔案管理緊密地銜接為一個(gè)工作環(huán)節(jié)，使之實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過(guò)渡，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和操作性，是行之有效的工作制度。

在實(shí)際工作中，檔案員因不在單位的管理序列，并不完全了解本單位年度內(nèi)所發(fā)生的需要存檔的事件、活動(dòng)資料，極易造成資料收集不完整、重要的資料沒(méi)有收集到位，使檔案的使用價(jià)值大打折扣。為了避免這種情況的發(fā)生，應(yīng)提前將本單位的“三合一”制度制定到位，力求按制度收集資料。

資料的收集涉及單位的各個(gè)部門(mén)，部門(mén)是活動(dòng)、事件的親歷者，也是這些資料的來(lái)源地。在制定“三合一”制度時(shí)不應(yīng)閉門(mén)造車(chē)，在拿出初步制度后，要將制度帶到各部門(mén)，請(qǐng)他們審核、把關(guān)，增加各部門(mén)需要存檔的資料，刪除一些細(xì)枝末枝，真正做到資料來(lái)源于部門(mén)回歸于部門(mén)。通過(guò)反復(fù)修改，使各部門(mén)清楚了解自己本年度應(yīng)該上交哪些資料，檔案管理人員按“三合一”制度逐一對(duì)照，不會(huì)再出現(xiàn)漏檔、歸錯(cuò)檔的問(wèn)題，使“三合一”制度更加有執(zhí)行力、說(shuō)服力。

三、提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)

俗話(huà)說(shuō)：專(zhuān)業(yè)人做專(zhuān)業(yè)事。要想做好檔案工作，必須提高“專(zhuān)業(yè)人”的各項(xiàng)素質(zhì)。

（一）政治思想素質(zhì)

政治思想素質(zhì)是檔案從業(yè)者最基本的素質(zhì)。檔案從業(yè)者要以鄧小平理論，“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀(guān)為指導(dǎo)，保持政治上的堅(jiān)定性，堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，牢固樹(shù)立科學(xué)的無(wú)產(chǎn)階級(jí)世界觀(guān)，具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義信念，在思想上始終與黨中央保持一致，貫徹黨的各項(xiàng)方針政策，具有高度的革命事業(yè)心和政治責(zé)任感，全心全意為人民服務(wù)。惟有這樣才能保證檔案工作的安全性、可靠性，才能挑起檔案工作這副重?fù)?dān)。

（二）知識(shí)能力素養(yǎng)

在新時(shí)期做好檔案工作需要具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和掌握系統(tǒng)的管理知識(shí)。

檔案是一門(mén)獨(dú)立的學(xué)科，既有理論基礎(chǔ)，也有專(zhuān)業(yè)知識(shí)。如：檔案學(xué)概論、檔案法規(guī)學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案管理學(xué)等等。檔案從業(yè)人員不僅要熟悉專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，還要能在實(shí)踐中熟練地運(yùn)用，同時(shí)還要善于思考，及時(shí)總結(jié)在工作過(guò)程的不足，不斷改進(jìn)自身水平。另外，在這個(gè)講究團(tuán)隊(duì)協(xié)作的時(shí)代，單打獨(dú)斗的工作模式顯然已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案從業(yè)人員必須實(shí)施科學(xué)的系統(tǒng)管理，具有定量分析、決策、管理溝通和組織實(shí)施的能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，運(yùn)用新的理念、思想、方法來(lái)創(chuàng)造新的業(yè)績(jī)。

（三）良好的身心素質(zhì)

檔案工作要求從業(yè)人員具有良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，這也是提高工作效率的首要條件。檔案從業(yè)人員只有具備了健康的身體和強(qiáng)健的體魄，才能勝任繁重的檔案工作。而良好的心理素質(zhì)便人常常處于最佳狀態(tài)，具有穩(wěn)定的情緒、堅(jiān)定的意志力，在任何情況下都能保持心理平衡。只有同時(shí)具備了良好的身心素質(zhì)，才有可能為檔案事業(yè)奠定成功的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)崗位培訓(xùn)

檔案工作不是一塵不變的，隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，知識(shí)的不斷更新，也對(duì)檔案從業(yè)者提出了新的要求。一方面，各級(jí)各類(lèi)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，爭(zhēng)取零死角，對(duì)各層面的檔案從業(yè)者周期性的進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高檔案隊(duì)伍建設(shè)。另一方面，檔案從業(yè)人員也要居安思危，思想上與時(shí)俱進(jìn)，積極參加崗培，不斷充實(shí)自己完善自己，使自己成為檔案工作的排頭兵。