關(guān)于如何做好檔案管理工作分析

葛夢薇

[摘 要]檔案管理工作是企事業(yè)單位管理的主要組成部分，是保證企事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。隨著時代的發(fā)展，辦公自動化和各類新媒體的介入，檔案管理工作內(nèi)容和方式較之以往發(fā)生了較大的變化。因此檔案管理工作只有實現(xiàn)科技化建設(shè)和創(chuàng)新管理，才能適應(yīng)信息化和服務(wù)型社會高速發(fā)展的今天。本文重點對新時期檔案管理工作如何實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范，提高使用價值進行探究，旨在為我國檔案管理工作的發(fā)展給出自己的意見和建議，僅供企事業(yè)單位管理者及檔案管理者的參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；創(chuàng)新思維計算機；工作

隨著信息化建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)型社會高速發(fā)展，企事業(yè)檔案管理工作在企事業(yè)發(fā)展中的重要作用日漸凸顯。檔案是各類信息的記錄和來源，是客觀反映企事業(yè)運營狀況的途徑，為企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。因此，檔案管理工作應(yīng)該緊隨時代的發(fā)展，堅持與時俱進，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、實時性，才能為企事業(yè)管理者及時了解企事業(yè)運行，做出調(diào)整策略，提供準確依據(jù)，提高企事業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率；才能真實記錄企事業(yè)成長歷程，讓更多的合作者了解、認可企事業(yè)的發(fā)展。為企事業(yè)的長足快速發(fā)展提供原動力。

一、權(quán)威有效的政策法規(guī)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

現(xiàn)階段在企事業(yè)單位檔案管理中普遍存在著對檔案管理重視度不高，在具體的工作中，檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新性發(fā)展滯后；管理人員缺乏職業(yè)道德和責(zé)任感，造成檔案管理工作浮于表面形式。此外，企事業(yè)單位檔案管理缺乏合理的制度，造成檔案收集隨意、卷內(nèi)目錄不準確，資料漏失等情況的出現(xiàn)，這些都嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，甚至?xí)o企事業(yè)的發(fā)展和盈利帶來障礙。

鑒于檔案管理工作流于形式的問題，權(quán)威有效的政策法規(guī)的建立和實施，是對企事業(yè)檔案管理工作的規(guī)范和監(jiān)督。依靠權(quán)威有效的政策法規(guī)，具有強制性和約束性，要求企事業(yè)及其檔案管理人員以此為準繩必須遵守，有關(guān)部門以此為依據(jù)，對于檔案管理工作合格者給予物質(zhì)、精神鼓勵，激發(fā)檔案管理者工作熱情和創(chuàng)新精神的發(fā)展；對于流于形式的檔案管理工作者給予批評懲罰，并勒令其限期改正。此外，企事業(yè)單位可以根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理整理規(guī)劃》的規(guī)定，結(jié)合自身企事業(yè)運營的真實情況，在企事業(yè)各部門管理人員和檔案管理人員共同參與下，商議制定本企事業(yè)的檔案管理制度。值得指出的是，檔案管理制度要切實執(zhí)行，適時調(diào)整，保證企事業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和創(chuàng)新性。

二、提高檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

目前，在企事業(yè)單位檔案管理中，管理者并非科班出身，甚至是實習(xí)員工，對于檔案管理工作的認識不全，理解不夠，造成檔案管理漏洞百出，資料不全、標記不清、保管不當(dāng)、編研不合理。至于檔案對企事業(yè)運營狀況的如實反映，為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策信息等就無從談起了。檔案管理工作無法與時俱進，更無法體現(xiàn)創(chuàng)新工作思維和科學(xué)化管理。

鑒于企事業(yè)單位出現(xiàn)的檔案管理工作滯后的問題，本文認為，提高檔案管理工作水平是當(dāng)前工作的重點。作為檔案管理者要對檔案的專業(yè)知識有全面的了解和掌握。明確檔案管理在企事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義，提高對檔案管理工作的重視程度。要有明確的政治立場、政治觀點和紀律，保持清醒的政治頭腦，使檔案管理工作與時代大背景相協(xié)調(diào)。檔案管理工作不僅僅是書本資料的管理，也包含了語言文字和服務(wù)。作為新時期的檔案管理者，應(yīng)該有較高的書寫能力，在檔案管理的編目、著陸、標引等環(huán)節(jié)都需要檔案管理者用流暢、端正、正確的書寫文字。隨著檔案工作在企事業(yè)單位重要性的加深，檔案管理者除了精通檔案學(xué)相關(guān)內(nèi)容，還要了解統(tǒng)計學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)和掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化，一本資料的書寫、修改、檢索、打印等各環(huán)節(jié)都在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)。因此，檔案管理者應(yīng)該熟練掌握和使用現(xiàn)代化科技模式和管理手段，適應(yīng)并促進現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展。

三、完善基礎(chǔ)設(shè)施、夯實基礎(chǔ)工作是做好檔案管理工作的重點

現(xiàn)代化檔案管理需要軟硬件的共同支撐，企事業(yè)單位應(yīng)該針對檔案管理工作設(shè)立單獨的檔案庫房、閱覽室。對于紙質(zhì)檔案，要及時歸檔、合理分類，放置房間要防火、防盜、防蟲、防止有害氣體滲入等。對于大型綜合的檔案室，要按照規(guī)定配備濕度檢測儀、滅火器、復(fù)印機、監(jiān)控探頭等管理設(shè)備。對于電子版檔案，在選擇保存載體時，一定要確保載體的安全性，電子版檔案要留有備份，防止文件丟失。

企事業(yè)單位的檔案管理工作主要包含了檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編研等。檔案的收集，按照制度法規(guī)的要求歸檔、各部門的歸檔文件要符合質(zhì)量要求；檔案的整理，要結(jié)合企事業(yè)的實際情況，制定企事業(yè)的檔案分類大綱和管理方案。檔案注銷時，企事業(yè)要成立專門的檔案鑒定小組，對要銷毀的檔案跟有關(guān)部門進行審查鑒定，向上級領(lǐng)導(dǎo)報告審批同意后，方可銷毀。檔案資料的管理在一定程度上是方便人們查閱，檔案工作人員在檔案查閱方面要特別重視，做好借閱登記記錄，對借閱人員的部門、姓名、電話、利用目的、利用效果等都要進行記錄。建立檔案數(shù)據(jù)庫，隨時對所有檔案的存儲、借閱、設(shè)備使用狀況登記，方便查閱和管理。

四、提高檔案管理者素質(zhì)，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

作為新時期檔案管理者，在精通檔案管理知識、積累大量管理經(jīng)驗、轉(zhuǎn)變管理理念的同時，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)同樣重要。具體表現(xiàn)在：（1）尊重檔案，實事求是。檔案管理工作者應(yīng)該尊重保護檔案，維持檔案真實內(nèi)容，不隨意篡改和歪曲檔案內(nèi)容，不得以主觀意愿對檔案進行鑒別。堅持實事求是，根據(jù)實際情況收集信息、立檔，忠于職守，維護企事業(yè)檔案的真實性和可靠性。（2）責(zé)任心強，樂于奉獻與服務(wù)。檔案管理工作本身就是一項服務(wù)性工作，在數(shù)字化、自動化辦公模式下，大量的數(shù)據(jù)信息不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作者應(yīng)該不怕麻煩，勤奮工作，積極主動的為檔案使用者服務(wù)，服務(wù)者采用檔案取得的經(jīng)濟效益和社會效益，是檔案工作者為企事業(yè)、為社會創(chuàng)造的價值，做出的貢獻。（3）檔案資料記錄企事業(yè)成長中的各類信息，其中涉及到秘密事項，這些關(guān)系到企事業(yè)的自身利益。因此作為檔案管理者要做好文檔的保密工作，嚴禁違規(guī)操作，不得將檔案自私帶出或者供他人查閱，做到不泄密，遵紀守法，養(yǎng)成良好的職業(yè)操守。

五、開發(fā)檔案信息資源，提供利用是檔案管理工作的目的

對檔案管理的最終目的是為了積極充分的利用檔案資料，促進企事業(yè)未來發(fā)展。在檔案資料中，直接展現(xiàn)出來的知識內(nèi)容，可以為管理者提供經(jīng)營決策。但是在檔案資料的內(nèi)部還存在尚未被開發(fā)的資源，這些知識需要檔案管理工作者進行發(fā)掘，使其轉(zhuǎn)換成直接展現(xiàn)的內(nèi)容，實現(xiàn)資源的共享和創(chuàng)新性開發(fā)，實現(xiàn)檔案資料的價值。實現(xiàn)檔案資料的開發(fā)和資源共享后，利用則是最后環(huán)節(jié)。只有積極高效的利用，才能真正實現(xiàn)檔案工作的價值，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗n案管理工作的偏見和不重視的態(tài)度。作為一名新時期檔案管理工作者，要樹立與企事業(yè)發(fā)展同步的觀念，使用創(chuàng)新性管理模式，大力開發(fā)檔案信息，對檔案知識實行深層次解讀。拓寬檔案資料使用的渠道和形式，為企事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

六、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作在企事業(yè)發(fā)展中居于重要地位，是企事業(yè)提高經(jīng)濟效益和加快生產(chǎn)的重要保證。在新時期，檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進，實現(xiàn)其科學(xué)化、創(chuàng)新化、規(guī)范化發(fā)展。作為企事業(yè)檔案管理工作者，首先要轉(zhuǎn)變自身觀念，提高對檔案管理的認識；建立健全權(quán)威有效的政策法規(guī)，以強制性和約束性規(guī)范管理者行為；此外，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從基礎(chǔ)做起，確保管理工作的正常進行；最后，檔案管理的最終目的是利用，作為檔案管理工作者，要大力開發(fā)檔案資源信息，實現(xiàn)資源共享，提升自己的業(yè)務(wù)能力和水平。只有這樣才能做好檔案管理工作，最大限度的發(fā)揮企事業(yè)檔案管理的重要性，為企事業(yè)管理決策提供準確依據(jù)，促進企事業(yè)經(jīng)濟效益的快速增長和企事業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展。與此同時，做好企事業(yè)檔案管理工作，對于促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展、經(jīng)濟效益和社會效益的提升做出貢獻。

參考文獻：

[1]施朝霞，關(guān)于提高政府機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)問題的思考[J]，黑龍江科技信息，2008（03）

[2]葛雪峰，簡論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案管理工作的方法和策略[J]，科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011，6（07）19—20

[3]田建君，檔案管理促進煤礦企事業(yè)內(nèi)涵式發(fā)展的途徑探究[J]，煤炭技術(shù)，2012（10）：67-68

[4]馬仁杰，劉俊玲，論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]，檔案學(xué)通訊，2012（03）