計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

[摘 要]伴隨著經(jīng)濟(jì)文化和科技日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸被社會(huì)化的檔案管理所取代并日益發(fā)展壯大。在工作量不斷增加的背景下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)科技進(jìn)入檔案管理之中，不僅極大的降低了工作量和工作力度，還提高了管理工作的效率，保證了檔案管理工作的質(zhì)量，受到了極大的歡迎和廣泛的運(yùn)用。本文主要針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義和應(yīng)用建議進(jìn)行介紹，希望可以幫助推動(dòng)檔案管理工作的科技化水平。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用

一、將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中的意義

1.促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提高。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅可以使檔案的信息數(shù)據(jù)得到規(guī)范化的整理，而且還方便了使用者查找所需資料，節(jié)省了大量的檢索時(shí)間，改變了以往檔案手工編目以及查詢繁瑣的缺陷，幫助提高了查找效率。同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案管理工作之中還可以降低以往手工編目的出錯(cuò)率，一旦出錯(cuò)也方便找出和糾正，使得檔案管理更具精準(zhǔn)性和實(shí)時(shí)性，方便了人們查詢信息，幫助提升檔案管理工作的向前發(fā)展。

2.幫助資源實(shí)現(xiàn)共享?；ヂ?lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)方便了檔案的異地管理工作，彌補(bǔ)了以往受到時(shí)間和空間限制的不足，可以使不同地區(qū)的不同使用者隨意查找自己想要的內(nèi)容，真正的實(shí)現(xiàn)了資源共享，促進(jìn)了檔案管理工作的統(tǒng)一管理，提升了檔案管理工作的服務(wù)水平，使檔案信息可以充分發(fā)揮自己的作用，為社會(huì)各方面的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.使檔案信息更加安全。以往的檔案都是紙質(zhì)的，不僅不容易管理，而且容易弄臟弄壞，特別是一旦出現(xiàn)火災(zāi)，那么所有的檔案將毀于一瞬。大量的紙質(zhì)檔案也增加了管理者的管理強(qiáng)度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到檔案管理工作之中之后，不僅解決了紙質(zhì)檔案容易損壞的問題，而且降低了管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，更值得一提的是可以通過權(quán)限設(shè)置決定是否允許瀏覽涉密檔案，增加了檔案管理的安全性，起到一定的保護(hù)作用和物理隔離。

4.既擴(kuò)充容量又節(jié)省存儲(chǔ)空間。計(jì)算機(jī)在儲(chǔ)存檔案信息的載體主要是光盤、磁盤等形式。相比于紙質(zhì)檔案，這樣可以提高檔案的存儲(chǔ)效率和存儲(chǔ)容量。而傳統(tǒng)的檔案管理就會(huì)占據(jù)庫房，增加了檔案管理的成本。而且光盤等形式可以保證檔案圖像和信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，使檔案能夠得到全文存儲(chǔ)。如果使用者在查詢檔案的時(shí)候，光盤也可以避免使用者對(duì)檔案造成一定的損壞，保證了檔案的安全，延長(zhǎng)了檔案的使用時(shí)間。就算檔案出現(xiàn)任何問題，也可以及時(shí)快速的對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化目標(biāo)。[1]

二、對(duì)將計(jì)算機(jī)運(yùn)用到檔案管理工作中的一些建議

1.建立完善的檔案管理工作體系?？茖W(xué)的檔案管理工作可以為人們提供十分豐富多樣的信息資源，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)各方面的向前發(fā)展，促進(jìn)了人力資源管理的工作水平。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中也是現(xiàn)今檔案管理工作的大勢(shì)所趨，對(duì)此，我們必須建立健全檔案管理工作體系，這樣才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作合理的融合在一起，減少運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的阻力和問題，同時(shí)也要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行一定的規(guī)范，才能幫助提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.幫助管理人員轉(zhuǎn)變自身的管理思想。在計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用于社會(huì)各方面的大背景下，檔案信息管理的工作開始變得復(fù)雜。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理中是提升檔案信息管理水平的必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)技術(shù)特有的性能可以避免檔案信息丟失并延長(zhǎng)其使用壽命，能在其長(zhǎng)期得到正常使用的基礎(chǔ)上提高查詢者的搜索效率。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和理念已經(jīng)在許多工作經(jīng)驗(yàn)豐富的管理員心中根深蒂固，對(duì)此，我們必須幫助轉(zhuǎn)變管理員的管理理念，讓他們逐漸認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息管理的重大意義。隨著時(shí)間的積累，檔案信息日益增加，隨之帶來的是檔案管理人員的工作壓力，因而，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不僅是檔案管理自身建設(shè)的需要，也是解放生產(chǎn)力的需要。

3.幫助管理人員熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)。提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的先決條件就是要提升檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用水平。首先，要對(duì)檔案信息管理人員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)。對(duì)于部分工作人員的厭煩和抵觸心理，指導(dǎo)人員應(yīng)先說明計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案信息管理工作帶來的巨大便利。對(duì)于檔案信息管理工作中需要的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、實(shí)踐操作，應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的講解，確保每一位培訓(xùn)人員都能掌握并熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升其檔案管理水平和效率。同時(shí)，也要對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)分工，避免出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象。在計(jì)算機(jī)技術(shù)被合理運(yùn)用到檔案管理工作中之后，要重新安排管理人員的工作，這是由于在計(jì)算機(jī)技術(shù)得到運(yùn)用之后，管理人員的工作強(qiáng)度和工作壓力逐漸減少，如果仍然按照以往的工作模式，就會(huì)出現(xiàn)人力資源被閑置的現(xiàn)象，只要重新進(jìn)行分工之后，才能使人力資源得到最大化的利用，也才能提升工作人員的服務(wù)水平。在平時(shí)也要幫助工作人員意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案信息管理的重要性，只有工作人員的思想水平上升到了一定的層次，才能促進(jìn)自身工作能力的進(jìn)步。

4.建立健全一個(gè)完整的檔案資源庫。要想提高檔案管理工作的計(jì)算機(jī)水平還必須不斷完善自身檔案信息庫的建設(shè)，使檔案信息得到有效的管理和運(yùn)用。作為所有信息資源的載體，檔案信息庫必須不斷更新和完善，才能不被時(shí)代所拋棄。根據(jù)信息庫中存在的信息不當(dāng)?shù)葐栴}，要按照不同的信息來進(jìn)行科學(xué)合理的分類，才能保證合理有效的提取檔案信息。同時(shí)，也要定期對(duì)檔案信息庫進(jìn)行維護(hù)，才能保證檔案信息庫在頻繁的使用后還能得到正常使用，對(duì)于信息庫中存在的一些問題也才能及時(shí)解決，力保信息庫的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息庫要以快捷服務(wù)為建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)。在此基礎(chǔ)之上盡可能的擴(kuò)充檔案的信息量，確保信息庫能夠發(fā)揮出自己的作用，更好的服務(wù)于社會(huì)。[2]

三、結(jié)語

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案信息管理不斷融合之后，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理必將得到更為廣泛的關(guān)注和使用。然而，目前運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)到檔案管理工作之中的做法并不十分普遍，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有真正在檔案信息管理工作中體現(xiàn)自己的巨大價(jià)值，檔案信息的管理也沒有達(dá)到現(xiàn)代化的要求。在以后的檔案信息管理中必須進(jìn)一步完善相關(guān)制度，規(guī)范管理工作，不斷推進(jìn)建設(shè)檔案信息庫，提高管理人員的現(xiàn)代化檔案管理水平，不斷轉(zhuǎn)變管理理念，提升自身服務(wù)水平，最大化的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的優(yōu)勢(shì)，才能促進(jìn)檔案信息管理工作邁向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀鵬程.論計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，01：80.

[2]劉燕江.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].信息與電腦（理論版），2013，04：165-166.

[3]崔先雨，王燕，陸芳；信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J]；鄭州牧業(yè)工程高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)；2002年03期

[4]徐海平；淺談學(xué)生檔案管理系統(tǒng)[J]；中國科技信息；2005年18期

作者簡(jiǎn)介：白小薇（1978_3），女，漢族，碩士，陜西長(zhǎng)安人，西安財(cái)經(jīng)學(xué)院，講師，研究方向：電子文件管理。