專業(yè)技術(shù)電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建、管理與利用

徐 淳

專業(yè)技術(shù)電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建、管理與利用

徐 淳

專業(yè)技術(shù)電子檔案系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的必要工具。主要包括個人基礎(chǔ)資料，科研、教學業(yè)績，年度考核，醫(yī)德醫(yī)風職業(yè)考評，職稱評審、聘任等模塊。通常由人力資源部牽頭，會同科研、教育、紀檢等部門采用日常和集中收集方式進行數(shù)據(jù)維護與更新?？捎行岣邫n案質(zhì)量和利用率，為醫(yī)院管理和決策提供參考和依據(jù)。

專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員個人的經(jīng)歷、學歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、科研教學、工作表現(xiàn)及獎懲等方面的原始記錄和真實反映。這些在長期的醫(yī)療實踐和科研教學活動中，形成并積累的大量技術(shù)資料從微觀上記載著每個專業(yè)技術(shù)人員各個時期業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績。宏觀上反映了醫(yī)院技術(shù)發(fā)展的過程和醫(yī)院整體醫(yī)療水平和科研教學能力。將這些材料以數(shù)字形態(tài)進行記錄，建立專業(yè)技術(shù)電子檔案（以下簡稱專技電子檔案）系統(tǒng)，將靜態(tài)的信息資源盤活，是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的基礎(chǔ)，必將會大力促進醫(yī)院各項工作的開展，產(chǎn)生巨大的動態(tài)效應(yīng)。

專技電子檔案建設(shè)的必要性

專技電子檔案建設(shè)是時代發(fā)展的必然需要。

電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)和計算機等數(shù)據(jù)設(shè)備在醫(yī)院臨床工作以及醫(yī)學研究中的應(yīng)用越來越受到重視。為滿足時代發(fā)展的需要，我國正努力建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院，這就需要電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和支撐。電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，是醫(yī)院邁向現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)和必經(jīng)之路，也是醫(yī)院向現(xiàn)代化發(fā)展的重要任務(wù)之一。

專技電子檔案建設(shè)是現(xiàn)代化管理的必要手段。

現(xiàn)代化管理需要有現(xiàn)代化的技術(shù)作為支撐，專技電子檔案建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的必要手段。從目前我國醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平來看，長期的傳統(tǒng)管理模式在醫(yī)院工作中根深蒂固。在醫(yī)療體系的改革創(chuàng)新中，管理模式的創(chuàng)新是面臨的緊迫問題。

專技電子檔案建設(shè)有利于加強專業(yè)技術(shù)人員隊伍培育，發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，優(yōu)化人力資源管理。

專技電子檔案集中反映了專業(yè)技術(shù)人員的學歷、職稱、成果、論文、論著、學術(shù)成果等方面的內(nèi)容，是其技術(shù)水平、工作成果和辛勤工作的承認和體現(xiàn)。另一方面，通過專技電子檔案信息的統(tǒng)計和分析，也能夠及時掌握全院專業(yè)技術(shù)人員的學歷層次、業(yè)務(wù)工作能力、專業(yè)技術(shù)水平、科研教學等情況，有針對性的制定醫(yī)院人才培養(yǎng)、培訓規(guī)劃，建立合理的人才架構(gòu)，促進人力資源管理的優(yōu)化。專技電子檔案是人才的信息庫。通過專技電子檔案掌握每個專業(yè)技術(shù)人員的知識水平、技術(shù)成就、年度考核、工作業(yè)績、患者評價、醫(yī)德醫(yī)風等情況，為早期識別人才，進一步培養(yǎng)人才提供及時、全面、有效、真實、可靠的數(shù)據(jù)。

確定專技電子檔案的內(nèi)容

專業(yè)技術(shù)人員個人基礎(chǔ)資料

專業(yè)技術(shù)人員姓名、性別、年齡、民族、學歷、政治面貌、編制、參加工作時間、來院工作時間、職稱職務(wù)、聘任情況、籍貫、手機、住址、工作經(jīng)歷及社會關(guān)系等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，一般應(yīng)與醫(yī)院人力資源系統(tǒng)相鏈接，確保信息的準確。

科研業(yè)績

包括論文發(fā)表、出版著作、課題立項、課題鑒定、科研獲獎、專利情況、社會兼職、榮譽稱號及學術(shù)稱號等內(nèi)容（圖1）。

教學業(yè)績

由擔任導師情況、繼續(xù)教育項目、五年授課學時、教學課題立項、獲獎等部分組成。

年度考核模塊

包含個人部分和科室部分，結(jié)合單位實際制定具體操作流程（圖2）。

醫(yī)德醫(yī)風職業(yè)考評模塊

黨辦、服務(wù)調(diào)查中心、醫(yī)療安全辦等部門接收的表揚信、錦旗以及通過電話表揚、投訴、回訪，市長熱線等形式，將采集到的對臨床一線工作人員表揚、投訴信息，錄入“表揚管理”“投訴管理”系統(tǒng)，與員工即時見面（圖3）。多種途徑形成員工的醫(yī)德醫(yī)風考評檔案，為醫(yī)務(wù)工作者的臨床業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度等提供了可靠的佐證，成為員工評優(yōu)、職稱職務(wù)晉升的重要參考依據(jù)。

職稱評審、聘任模塊

圖1　科研業(yè)績界面

提取上述模塊中數(shù)據(jù)，結(jié)合單位實際制訂操作流程，實現(xiàn)職稱評審、聘任以電子數(shù)據(jù)為主要依據(jù)，紙制材料為輔的評審模式，確保材料的真實可靠，保證職稱評審、聘任的公平、公開、公正。

圖2　年度考核主界面（含操作流程圖）

圖3　醫(yī)德醫(yī)風職業(yè)考評查詢界面

專技電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建

醫(yī)院專技檔案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性和動態(tài)性特點，其管理系統(tǒng)涉及部門多，資料繁雜且數(shù)量巨大。因此，在穩(wěn)定、高效的后臺數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，用戶界面可采用友好的交互式多媒體網(wǎng)頁開放設(shè)計，便于信息的采集、甄別、管理與利用。該系統(tǒng)應(yīng)具有可操作性、實用性強，數(shù)據(jù)準確，資料規(guī)范、完整，信息量大的特點。并能夠?qū)С鐾ㄓ酶袷降臄?shù)據(jù)表格，能夠進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析并為后續(xù)功能的進一步延伸預(yù)留接口，便于實現(xiàn)相關(guān)管理目標的拓展?；究蓪崿F(xiàn)信息準確、可靠的存儲、管理、查詢和利用，兼顧模糊與準確檢索模式以及時點查詢功能。這樣，通過專技電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅能夠較好的實現(xiàn)多部門合作，信息的共享和流通，避免了重復勞動，還可為行政決策提供準確的信息支持，產(chǎn)生良好的社會效益。

專技電子檔案資料的收集

日常收集

專技電子檔案中個人基礎(chǔ)信息，應(yīng)與醫(yī)院人力資源庫相鏈接，關(guān)鍵信息如參加工作時間、來院工作時間、出生年月、職稱職務(wù)、聘任情況等以人力資源庫指標為準，實現(xiàn)單向鏈接、實時更新，無法逆向改動。其他信息如籍貫、手機、住址、工作經(jīng)歷及社會關(guān)系等開放給職工個人，發(fā)生變化隨時更新。

專業(yè)技術(shù)人員發(fā)表文章、著作、榮譽稱號等信息也可開放，由職工個人隨時向?qū)＜茧娮訖n案系統(tǒng)上傳PDF版的材料。但需通過是否審核按鈕標識，由相關(guān)職能部門定期組織審核，確保檔案材料的真實、可靠。審核確認后鎖定字段。

黨辦、紀委、服務(wù)調(diào)查中心、醫(yī)療安全辦等部門，對本部門相關(guān)事宜即時錄入專技電子檔案系統(tǒng)。

集中收集

人力資源部、科研等部門每年至少一次，對職工新上傳的文章、著作等材料進行審核。科研、教育等部門定期對課題立項、鑒定、獲獎等項目，進行審核匯總，整理好數(shù)據(jù)統(tǒng)一導入專技電子檔案系統(tǒng)。

專技電子檔案系統(tǒng)的管理及利用

專技電子檔案系統(tǒng)可以與醫(yī)院人力資源庫統(tǒng)一管理，明確專人負責，由人力資源部為主要責任部門，會同科研、教育、紀檢監(jiān)察、醫(yī)務(wù)等職能部門做好專技檔案系統(tǒng)的維護與更新工作。

專技電子檔案系統(tǒng)儲存量大，完整地記錄了專業(yè)技術(shù)人員的資歷、能力、業(yè)績和專業(yè)技術(shù)水平?？蓪崿F(xiàn)檢索、統(tǒng)計、匯編和打印自動化，根據(jù)需要做各種形式各種條件的查詢、統(tǒng)計、分析。既大大減輕了檔案工作者的勞動強度，又節(jié)省了時間成本，避免了人力、物力和財力的浪費，提高了工作效率和質(zhì)量。

專技電子檔案系統(tǒng)能夠提供完整全面的信息，是技術(shù)知識和人才信息的特寫。建好、管好專技電子檔案，便于及時了解和掌握醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的現(xiàn)有狀況，分析技術(shù)隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，為選拔、使用、培養(yǎng)人才、職稱晉升、聘任等工作提供依據(jù)、憑證和參考。

下一步，我們還可以在此基礎(chǔ)上拓展其管理應(yīng)用，如醫(yī)院績效考核管理系統(tǒng)的建設(shè)、科室、個人臨床工作量查詢統(tǒng)計系統(tǒng)、員工胸卡的制作等。使醫(yī)院其他行政管理部門也能直接從專技電子檔案系統(tǒng)受益。并以此為抓手，促進醫(yī)院管理更加規(guī)范、科學、先進，實現(xiàn)行政管理一體化、現(xiàn)代化。

總之，醫(yī)院專技電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)和完善，反映了醫(yī)院管理水平的高低，是傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式邁向現(xiàn)代化的重要標志。電子信息檔案具有定位準確、省時省力、管理便捷等一系列優(yōu)勢，這也是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。加強專技電子檔案系統(tǒng)建設(shè)能夠幫助醫(yī)院更好的滿足今后信息時代發(fā)展的需要。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.17.016