基于采購(gòu)過(guò)程的電力公司知識(shí)管理研究

徐冶秋，湯 笑

（江蘇省電力公司物資供應(yīng)公司，南京 210000）

基于采購(gòu)過(guò)程的電力公司知識(shí)管理研究

徐冶秋，湯 笑

（江蘇省電力公司物資供應(yīng)公司，南京 210000）

伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化和高科技更新的加速，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸演變?yōu)橹R(shí)管理競(jìng)爭(zhēng)的新格局。采購(gòu)作為現(xiàn)代化企業(yè)管理中重要的一環(huán)和供應(yīng)價(jià)值鏈上的核心之一，愈來(lái)愈受到企業(yè)和企業(yè)家的重視，并越來(lái)越成為一門專業(yè)的科學(xué)，正在為各大學(xué)、研究院、專業(yè)咨詢公司、企業(yè)和政府廣泛地研究和應(yīng)用。本文通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程知識(shí)研究，建立一套采購(gòu)過(guò)程知識(shí)管理體系，能規(guī)范公司采購(gòu)代理過(guò)程，提高招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程工作效率，增加公司的無(wú)形資產(chǎn)。

電力公司；采購(gòu)；知識(shí)管理

1　電力企業(yè)采購(gòu)知識(shí)管理的研究現(xiàn)狀分析

電力公司作為典型的知識(shí)型管理企業(yè)，其在采購(gòu)過(guò)程中積累的各種文檔、經(jīng)驗(yàn)，是一筆寶貴的財(cái)富。本文在對(duì)典型企業(yè)知識(shí)管理成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合電力企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際，對(duì)其知識(shí)管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，從而發(fā)現(xiàn)知識(shí)管理主要存在以下問(wèn)題：文檔沒(méi)有集中統(tǒng)一的存儲(chǔ)平臺(tái)，文檔分類方式有待完善，文檔共享性有待提高，文檔版本管理混亂；原始文檔修改后仍有人在使用舊文檔，且版本修改的時(shí)間及操作人等操作記錄不完整；文檔查詢方式比較機(jī)械，文檔檢索效率有待進(jìn)一步提高。

針對(duì)知識(shí)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，本文按“隱性知識(shí)顯性化、顯性知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化”的思路，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各種知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，并對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，同時(shí)，基于物資公司對(duì)采購(gòu)過(guò)程知識(shí)管理信息系統(tǒng)的需求，開(kāi)發(fā)采購(gòu)過(guò)程知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化智能管理信息系統(tǒng)，運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化管理，有效提高招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程效率效益，規(guī)范采購(gòu)代理過(guò)程，增加公司的無(wú)形資產(chǎn)。

2　開(kāi)展采購(gòu)知識(shí)管理的必要性

2.1提升企業(yè)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的必然趨勢(shì)

知識(shí)管理是一種管理思想和方法，主要被用來(lái)指導(dǎo)企業(yè)的信息處理和知識(shí)的生產(chǎn)與應(yīng)用，并指導(dǎo)相應(yīng)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和技術(shù)平臺(tái)搭建工作，從而能夠改進(jìn)和提高個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和組織的創(chuàng)新能力、反應(yīng)能力和技能素質(zhì)。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，知識(shí)業(yè)已成為推動(dòng)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的源泉，是企業(yè)存續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。研究構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)管理體系，增強(qiáng)知識(shí)管理能力，已成為企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。這是公司開(kāi)展知識(shí)管理的外在要求。公司依托國(guó)網(wǎng)統(tǒng)一部署的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，招投標(biāo)管理統(tǒng)一在ECP平臺(tái)操作，提供了完善的員工交流與協(xié)同工作環(huán)境，客觀上為公司實(shí)施知識(shí)管理創(chuàng)造了內(nèi)在條件。在內(nèi)外因素的共同影響下，企業(yè)開(kāi)展知識(shí)管理是其提高企業(yè)管理水平、創(chuàng)造更高效益的必然趨勢(shì)。

2.2改善公司采購(gòu)管理現(xiàn)狀的必要條件

近年來(lái)，電力企業(yè)深入推進(jìn)物力集約化管理，變革組織構(gòu)架、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，打造集中規(guī)范的一體化采購(gòu)平臺(tái)，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)同的供應(yīng)保障體系，物資管理實(shí)現(xiàn)了從松散單一到集中統(tǒng)一的轉(zhuǎn)變，規(guī)模效益和保障能力顯著增強(qiáng)。實(shí)施物力集約化精益管理，需要我們科學(xué)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新改進(jìn)工作方法，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)做精做細(xì)，尤其是要做到采購(gòu)精益化，提升采購(gòu)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化、信息化支撐能力，鞏固兩級(jí)集中采購(gòu)成果，規(guī)范采購(gòu)實(shí)施程序，強(qiáng)化采購(gòu)結(jié)果的可追溯性，提高采購(gòu)綜合效益。

物資供應(yīng)公司作為江蘇省電力公司的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著江蘇電力每年高達(dá)幾百億的物資及服務(wù)的采購(gòu)代理工作，涉及招標(biāo)準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)、開(kāi)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和專家?guī)?、檔案管理等一系列事宜，是江蘇省電力公司精益化采購(gòu)的具體落實(shí)單位。從采購(gòu)過(guò)程的運(yùn)作特征來(lái)看，相關(guān)員工都是典型的知識(shí)專家，他們所使用的知識(shí)是在長(zhǎng)期從事采購(gòu)事宜過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)積累，自我思考及與企業(yè)外部相關(guān)人員的交往中所積聚的隱性知識(shí)。知識(shí)型員工的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程的高效率和高質(zhì)量運(yùn)作至關(guān)重要，這就對(duì)這部分員工及他們的知識(shí)管理提出了更高要求。對(duì)知識(shí)的管理是否得當(dāng)，直接關(guān)乎到采購(gòu)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率甚至是公司發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

構(gòu)建采購(gòu)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化管理體系是采購(gòu)過(guò)程知識(shí)管理的關(guān)鍵性任務(wù)，是改善公司采購(gòu)管理現(xiàn)狀、提高采購(gòu)管理效率效益、提升企業(yè)管理水平的必由之路。

3　采購(gòu)知識(shí)管理內(nèi)涵

知識(shí)管理大師達(dá)文波特認(rèn)為，知識(shí)管理的關(guān)鍵涵義是“通過(guò)特定的信息技術(shù)，創(chuàng)造一種環(huán)境讓每位職員能獲取、共享、使用組織內(nèi)部和外部的知識(shí)信息”。目前，理論界和工業(yè)界對(duì)知識(shí)管理作為一種創(chuàng)新模式，其重要性已經(jīng)形成共識(shí)，眾多企業(yè)開(kāi)始實(shí)施知識(shí)管理項(xiàng)目，建立自己的知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從知識(shí)沉淀、知識(shí)發(fā)掘、知識(shí)導(dǎo)出、知識(shí)固化、知識(shí)共享、知識(shí)傳播、知識(shí)默化以及知識(shí)優(yōu)化的閉環(huán)知識(shí)管理。

3.1構(gòu)建采購(gòu)知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)制度

3.1.1規(guī)范采購(gòu)管理文件匯編制度

對(duì)物資供應(yīng)公司成立以來(lái)上級(jí)部門公開(kāi)頒布的及本公司發(fā)布的所有采購(gòu)管理方面的制度規(guī)范性文件進(jìn)行整理匯編，包括國(guó)網(wǎng)采購(gòu)管理通用制度、國(guó)網(wǎng)公司發(fā)文通知、國(guó)網(wǎng)物資部指導(dǎo)意見(jiàn)、省公司發(fā)文等，以及公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、診斷報(bào)告、調(diào)研結(jié)果、工作方案等，規(guī)范化管理采購(gòu)相關(guān)文件的匯編工作。

3.1.2采購(gòu)程序性文件標(biāo)準(zhǔn)化

依照公司現(xiàn)有的招標(biāo)采購(gòu)流程，從招標(biāo)準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)（授標(biāo)）、定標(biāo)、合同簽訂、歸檔管理等環(huán)節(jié)入手，對(duì)在采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的程序性采購(gòu)文檔進(jìn)行梳理；根據(jù)實(shí)地開(kāi)展調(diào)研、溝通和確認(rèn)，對(duì)其中部分文檔進(jìn)行固化處理，并對(duì)部分文檔設(shè)計(jì)、定制通用化的模板，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文檔標(biāo)準(zhǔn)化。

以評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)為例，通過(guò)溝通確認(rèn)后，對(duì)其中涉及的技術(shù)評(píng)標(biāo)要點(diǎn)、商務(wù)評(píng)標(biāo)要點(diǎn)、評(píng)標(biāo)小結(jié)、預(yù)評(píng)分表、標(biāo)前澄清函、不良行為處理意見(jiàn)、供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)、招標(biāo)文件等文件設(shè)計(jì)、定制通用化模板，從而將標(biāo)準(zhǔn)化的文檔應(yīng)用于不同物資招標(biāo)采購(gòu)中，有效提高招標(biāo)工作效率。3.2 構(gòu)建采購(gòu)文檔智能化管理系統(tǒng)

在將采購(gòu)過(guò)程文件標(biāo)準(zhǔn)化后，通過(guò)開(kāi)發(fā)智能化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)眾多標(biāo)準(zhǔn)化文檔的有序管理，實(shí)現(xiàn)從文檔的創(chuàng)建、修改、存儲(chǔ)、分享、版本管理、訪問(wèn)權(quán)限控制、文檔查詢、反復(fù)使用到文檔的退役整個(gè)生命周期的全程管理（見(jiàn)圖1）。

圖1　文檔的全程管理

基于文檔生命周期全程管理理論，分析研究采購(gòu)文檔智能化管理系統(tǒng)需求，對(duì)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文檔智能化管理。具體地，采購(gòu)文檔智能化管理系統(tǒng)主要應(yīng)具備以下幾方面的功能。

（1）文檔創(chuàng)建與修改?？赏ㄟ^(guò)新建文檔、上傳文檔、文檔掃描導(dǎo)入3種形式實(shí)現(xiàn)文檔創(chuàng)建，并能在線編輯，同時(shí)內(nèi)置常用的文件模板，根據(jù)需要調(diào)用模板創(chuàng)建文件。

（2）集中存儲(chǔ)及合理分類。構(gòu)建公司文件的集中存儲(chǔ)平臺(tái)，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行文檔分類，同時(shí)與天源招標(biāo)系統(tǒng)、國(guó)網(wǎng)ECP系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔的同步調(diào)用。

（3）分享功能。與內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，讓員工在工作中能隨時(shí)分享好的工作方法或經(jīng)驗(yàn)，在全公司內(nèi)形成良好的共同學(xué)習(xí)機(jī)制。

（4）版本控制。保證文檔修改后，自動(dòng)升級(jí)為最新版本，且支持對(duì)各版本的跟蹤、查找、對(duì)比、重用處理。同時(shí)支持版本號(hào)管理，可查看操作人、IP、日志、時(shí)間等信息，避免不同版本文件的混淆。

（5）文檔審計(jì)。完善的系統(tǒng)日志和審計(jì)記錄，自動(dòng)記錄用戶對(duì)文檔的所有相關(guān)操作及操作時(shí)間，使得出現(xiàn)問(wèn)題后有據(jù)可尋。

（6）查詢管理。知識(shí)智能匹配，快速定位，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)中各類文檔的高效查詢。

（7）權(quán)限管理。設(shè)置合理的文檔操作權(quán)限，用戶只有被授予正確權(quán)限才能獲取和處理相應(yīng)的文檔資料?？刂频矫總€(gè)文檔對(duì)象的所有操作，如閱讀、拷貝、打印、分發(fā)、查看、編輯、截屏等。

3.3完善采購(gòu)知識(shí)管理體系

通過(guò)對(duì)采購(gòu)知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)制度以及采購(gòu)文檔智能化管理系統(tǒng)的制定與構(gòu)建，完善采購(gòu)知識(shí)管理體系，使采購(gòu)流程管理標(biāo)準(zhǔn)化與制度化。

4　采購(gòu)知識(shí)管理研究效果

采購(gòu)知識(shí)管理體系建成實(shí)施后，公司提高了招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程工作效率、規(guī)范了公司采購(gòu)代理過(guò)程以及增加了公司的無(wú)形資產(chǎn)。通過(guò)采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化、程序性文件格式化等手段，減少了采購(gòu)人員的工作量，提高了工作效率；本文以知識(shí)管理為核心，以信息化為手段，固化采購(gòu)實(shí)施流程，盡量減少人為可控節(jié)點(diǎn)，提高了采購(gòu)全過(guò)程的規(guī)范性；知識(shí)管理支持并激發(fā)了公司內(nèi)部員工、專家以及領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的友好交流與最大挖掘，實(shí)現(xiàn)個(gè)人及群體所創(chuàng)造的知識(shí)資產(chǎn)的復(fù)用與共享，達(dá)到創(chuàng)建知識(shí)庫(kù)的目的。

5　結(jié) 語(yǔ)

本文旨在通過(guò)對(duì)采購(gòu)知識(shí)管理研究，分析采購(gòu)全過(guò)程關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對(duì)性地提出優(yōu)化方案，使采購(gòu)知識(shí)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化與體系化，提高招標(biāo)采購(gòu)工作效率，適應(yīng)外部環(huán)境變化，有效增強(qiáng)公司競(jìng)爭(zhēng)力。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張永軍，王文斌.供應(yīng)鏈管理過(guò)程中信息技術(shù)對(duì)物流的影響［J］.采購(gòu)與物流研究，2008（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.088

F274；F426.61

A

1673-0194（2015）20-0111-02

2015-08-27