基于第三方數(shù)據(jù)平臺的會計信息資源整合

王秀娟

【摘 要】 在我國財務(wù)管理軟件的開發(fā)與使用進(jìn)程中，后臺數(shù)據(jù)庫技術(shù)正在不斷發(fā)展與完善，不同歷史時期所采取的財務(wù)管理軟件與會計核算模式各有千秋。會計業(yè)務(wù)處理過程中形成了大量分散的數(shù)據(jù)源，如何通過第三方數(shù)據(jù)平臺對各類數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合并科學(xué)合理使用，成為現(xiàn)代財務(wù)管理的重要課題。

【關(guān)鍵詞】 數(shù)據(jù)庫技術(shù)； 資源整合； 財務(wù)管理； 第三方數(shù)據(jù)平臺

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-5937（2015）19-0083-02

大多數(shù)商業(yè)財務(wù)軟件在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求下，為了滿足廣大財務(wù)人員的工作習(xí)慣與需要，設(shè)計了大量的窗口操作，難以發(fā)揮靈活多變的數(shù)據(jù)庫操作優(yōu)勢。筆者根據(jù)自己所從事過的人事管理與會計結(jié)算工作經(jīng)驗，結(jié)合工作實際編寫程序代碼，以“工資管理”、“會計核算”與“網(wǎng)上銀行”三個模塊為例，探討醫(yī)院系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)的資源整合與利用。

一、關(guān)于第三方數(shù)據(jù)平臺

計劃科是財務(wù)管理工作的核心部門，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)預(yù)決算與會計核算等基本會計業(yè)務(wù)，在日常工作中需要積累大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。財務(wù)計劃工作數(shù)據(jù)來源復(fù)雜多變，格式難以統(tǒng)一，外部數(shù)據(jù)大部分來源于政府、企業(yè)及銀行等部門，內(nèi)部數(shù)據(jù)一般來自單位人事、科研、會計等部門。由于財務(wù)計劃工作不直接參與會計核算，大部分?jǐn)?shù)據(jù)信息一般直接從其他管理系統(tǒng)中取得，面對紛繁復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)，計劃科財務(wù)人員的大部分工作時間都在整理數(shù)據(jù)格式，生產(chǎn)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。有些工作對會計數(shù)據(jù)的需求可能不會按照會計規(guī)則去提取，比如各種評估工作，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行必要地調(diào)整。因此有必要建立第三方數(shù)據(jù)平臺，整合數(shù)據(jù)資源，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，滿足各方面對醫(yī)院財務(wù)數(shù)據(jù)的需要。

為適應(yīng)各類數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用軟件，便于操作與維護(hù)，第三方數(shù)據(jù)平臺以數(shù)據(jù)資源整合為主。常見的外部數(shù)據(jù)為從預(yù)決算系統(tǒng)中提取的預(yù)決算數(shù)據(jù)、從會計系統(tǒng)中提取的各類收支記錄、從人事系統(tǒng)中提取的人員信息、從醫(yī)務(wù)病例系統(tǒng)中提取的病號信息、從住院部系統(tǒng)中提取的住院信息、從工資系統(tǒng)中提取的人員經(jīng)費(fèi)記錄、從網(wǎng)上銀行提取的收支記錄、從銀行支付系統(tǒng)中提取的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)及使用情況等。這些數(shù)據(jù)大部分為Excel、sql、dbf、mdb等格式，其欄目名稱及排列順序各不相同，從各系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)信息之間缺乏聯(lián)系。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織整合信息，要經(jīng)過以下六個基本步驟：

（1）在日常工作中要及時將各類數(shù)據(jù)定期整理成為規(guī)定的格式，導(dǎo)入第三方數(shù)據(jù)平臺；

（2）總結(jié)規(guī)律性、程序化的工作流程，將其編寫為固定的程序代碼以供今后重復(fù)使用；

（3）第三方后臺數(shù)據(jù)庫應(yīng)盡量使用最簡單的VFP、Access等單機(jī)版系統(tǒng)，便于維護(hù)，減少網(wǎng)絡(luò)鏈接帶來的各種麻煩；

（4）因其數(shù)據(jù)來源大部分為導(dǎo)入數(shù)據(jù)，應(yīng)編寫部分規(guī)范的數(shù)據(jù)接口程序代碼，必要時要學(xué)會手工導(dǎo)入；

（5）為適應(yīng)各類外部數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)講究設(shè)計簡單，數(shù)據(jù)信息講究大而全；

（6）利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各類數(shù)據(jù)之間建立連接。

因程序員與會計員之間存在交流盲區(qū)，為了將第三方數(shù)據(jù)平臺功能發(fā)揮到極致，上述操作最好由財務(wù)人員去完成，邊使用邊修改。大多數(shù)財務(wù)人員對會計業(yè)務(wù)比較精通，對后臺數(shù)據(jù)庫操作與程序編寫比較陌生，如果財務(wù)人員也能掌握部分?jǐn)?shù)據(jù)庫知識，編寫部分簡單的程序代碼，將前臺會計處理與后臺數(shù)據(jù)庫操作完美地結(jié)合起來，可以有效提高工作效率。

二、工資管理模塊

工資管理軟件是會計電算化發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)最早的管理系統(tǒng)，經(jīng)過30多年的發(fā)展，軟件功能已經(jīng)比較完善，但很多數(shù)據(jù)潛能尚未完全挖掘出來。工資數(shù)據(jù)信息在日常工作中應(yīng)用較多，既涉及到個人業(yè)務(wù)查詢，又是財務(wù)預(yù)算非常重要的基礎(chǔ)信息資料。

在年度財務(wù)預(yù)算工作中，目前大多數(shù)醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)尚未實現(xiàn)完全對接，且存在管理口徑差異。比如學(xué)歷，在財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中對大學(xué)學(xué)歷描述為“本科”，在人事管理系統(tǒng)中可能被描述為“大學(xué)”；在財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中對研究生學(xué)歷描述為“碩士研究生”，在人事管理系統(tǒng)中對研究生的描述可能分為“有學(xué)歷有學(xué)位、有學(xué)歷無學(xué)位、無學(xué)歷有學(xué)位”等幾種情況，財務(wù)人員在編制財務(wù)預(yù)算時，需要對相關(guān)信息進(jìn)行整理。財務(wù)預(yù)算編制工作量較大且容易出現(xiàn)反復(fù)，每次數(shù)據(jù)變動，都將影響大批數(shù)據(jù)的修改。財務(wù)人員如果能將人事管理系統(tǒng)與工資管理系統(tǒng)的部分功能進(jìn)行整合，就能做到既能滿足人事工作需要，又能進(jìn)行工資核算，還能滿足財務(wù)預(yù)算編制工作需要。具體方法是：在第三方數(shù)據(jù)平臺中建立大而全的信息數(shù)據(jù)表，編寫若干自動轉(zhuǎn)換、規(guī)范、填充、計算的程序代碼，每次發(fā)生工資變動、人員增減等情況，由計算機(jī)程序自動完成所有更新操作。比如財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中人員信息的身份、職務(wù)職稱、級別、類型、類別等內(nèi)容都與崗位工資具體數(shù)額之間存在一定的關(guān)系，為了提高財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)人員信息編制的工作質(zhì)量，應(yīng)以崗位工資為起點，運(yùn)用固定的程序代碼，進(jìn)行批量替換與規(guī)范填充，特別要對一些關(guān)鍵字進(jìn)行規(guī)范，刪除多余空格，對一些基本欄目進(jìn)行必要的簡單計算，以便確保各模塊數(shù)據(jù)信息的一致性。

在日常工資管理中，如果能夠超越工資軟件品牌制約，不管工資管理軟件如何更換，也不管后臺數(shù)據(jù)庫如何更改，將每年每月的工資、福利、獎金等所有人員費(fèi)用發(fā)放記錄全部導(dǎo)入第三方數(shù)據(jù)平臺，將有效地提高財務(wù)工作效率。

三、會計核算系統(tǒng)

會計核算系統(tǒng)是醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)的基本模塊。在信息化環(huán)境下，財務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)完全改變了傳統(tǒng)的手工記賬模式。比如查詢，打開財務(wù)后臺數(shù)據(jù)庫會發(fā)現(xiàn)，大部分財務(wù)軟件沒有現(xiàn)成的賬簿與報表數(shù)據(jù)，只有一些基本的信息初始設(shè)置與記賬憑證匯總庫，所有的賬簿報表與日常查詢操作都是臨時生成數(shù)據(jù)并呈現(xiàn)給用戶查看使用，關(guān)閉窗口后所有生成的報表資料都會自動消失。再比如結(jié)賬，手工記賬狀態(tài)下的“結(jié)賬”就是在會計賬簿上畫出幾條線，計算并登記發(fā)生額與余額等數(shù)據(jù)信息；而在會計電算化下，所謂結(jié)賬就是在后臺數(shù)據(jù)庫某個數(shù)據(jù)表的某個字段上進(jìn)行標(biāo)記，只要這個標(biāo)記存在，就不能操作已結(jié)賬月份的賬務(wù)數(shù)據(jù)；所謂取消結(jié)賬，就是在財務(wù)管理系統(tǒng)將后臺數(shù)據(jù)表中的“結(jié)賬標(biāo)記”去掉。

既然財務(wù)后臺數(shù)據(jù)庫的原始數(shù)據(jù)信息僅以記賬憑證匯總記錄為主，其他數(shù)據(jù)產(chǎn)品都是根據(jù)一定的會計規(guī)則臨時產(chǎn)生的，那么就可以在后臺數(shù)據(jù)庫中尋找?guī)讉€主要數(shù)據(jù)表，將最原始的記賬憑證匯總記錄，匯集成一個大而全的原始數(shù)據(jù)表，作為綜合信息查詢系統(tǒng)的原材料，導(dǎo)入第三方數(shù)據(jù)平臺，進(jìn)行財務(wù)分析與綜合運(yùn)用。在所有的財務(wù)系統(tǒng)中會計系統(tǒng)雖然最重要，但其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)記錄卻比一卡通系統(tǒng)與收費(fèi)系統(tǒng)少得多，估計每年會產(chǎn)生幾萬條原始記錄。這些大而全的原始數(shù)據(jù)記錄，配合靈活多變的數(shù)據(jù)庫操作代碼，就能夠變幻出眾多的數(shù)據(jù)產(chǎn)品，這是任何財務(wù)軟件都做不到的?，F(xiàn)有的大部分商業(yè)化財務(wù)管理系統(tǒng)都是標(biāo)準(zhǔn)化的操作界面，會計人員只能按“照規(guī)定流程”被動操作設(shè)計好的窗口，這種看似規(guī)范的操作方式卻限制了后臺數(shù)據(jù)庫60%以上靈活多變的程序代碼操作，影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)揮使用。

對于計劃科的財務(wù)人員來說，由于不直接參與會計核算，大部分工作為事后的數(shù)據(jù)分析與查詢，不必過多擔(dān)心數(shù)據(jù)系統(tǒng)被破壞的風(fēng)險，將會計系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)整理導(dǎo)入第三方數(shù)據(jù)平臺，利用靈活多變的數(shù)據(jù)庫命令操作語句，實現(xiàn)多樣化的數(shù)據(jù)查詢與分析，按照實際需求生成數(shù)據(jù)信息，以滿足財務(wù)管理的不同需求。

四、網(wǎng)上銀行模塊

網(wǎng)上銀行收支記錄不同于銀行存款日記賬。銀行存款日記賬屬于會計賬簿，是學(xué)校財務(wù)人員記錄的收支業(yè)務(wù)流水賬。網(wǎng)上銀行收支記錄屬于銀行對賬單，是銀行工作人員記錄的收支明細(xì)。它們對會計收支業(yè)務(wù)的發(fā)生時間、憑證號碼、對方單位等信息的記錄規(guī)則不盡一致，兩者不能互相代替，應(yīng)定期進(jìn)行對賬。隨著金融網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的不斷發(fā)展，在日常工作中對網(wǎng)上銀行收支記錄的使用頻率也在不斷提高，并且網(wǎng)上銀行收支記錄的可信度比銀行存款日記賬更高，因此在法院取證、外部審計等工作中，網(wǎng)上銀行收支記錄更具有使用價值。

大多數(shù)財務(wù)軟件難以將網(wǎng)上銀行收支記錄融入到財務(wù)管理系統(tǒng)中，只是在銀行自動對賬操作時才將網(wǎng)上銀行收支記錄導(dǎo)入到財務(wù)軟件，其查詢與分析功能比較薄弱。為了充分發(fā)揮網(wǎng)上銀行收支記錄的作用，可以將新發(fā)生的網(wǎng)上銀行收支記錄定期導(dǎo)入到第三方財務(wù)數(shù)據(jù)分析平臺，靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)庫操作代碼，實現(xiàn)信息查詢與數(shù)據(jù)分析。

五、結(jié)語

隨著財務(wù)工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，要求財務(wù)人員的知識面不能僅僅局限在會計層面，還應(yīng)掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)，更好地完成財務(wù)工作。其他如后勤實體賬務(wù)數(shù)據(jù)、基建工程付款記錄、科研管理數(shù)據(jù)等業(yè)務(wù)信息，也可以通過第三方數(shù)據(jù)平臺的方式歸集數(shù)據(jù)，在此不再展開論述。

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