信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，信息化社會正逐步發(fā)展演變，各行各業(yè)的發(fā)展和正常運行也逐漸依賴于信息化系統(tǒng)。本文首先介紹了檔案管理信息化的意義以及條件，其次提出了當(dāng)前我國檔案管理面臨的挑戰(zhàn)以及自身的不足，最后闡述了信息化條件下檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新，希望以此提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1 檔案管理信息化的意義和條件

（一）檔案管理信息化的意義

首先，當(dāng)前各行各業(yè)都開始重視檔案的管理，因為檔案記錄著個人、企業(yè)甚至社會的發(fā)展進程和生活中一些較為重要的事物，對大眾而言是非常重要的存在，檔案管理是否系統(tǒng)規(guī)范直接關(guān)系著社會的正常發(fā)展；其次，隨著人們對檔案的重視，檔案信息的數(shù)量逐漸增多，檔案管理工作也顯得較為困難，因此，檔案管理者必須盡快建立起信息化管理模式和管理系統(tǒng)，及時作出調(diào)整，這樣才能促進檔案管理工作的正常開展，滿足人們?nèi)粘Ｉ畹男枰?。隨著信息化的不斷完善，以往很多檔案管理問題也逐漸暴露出來，迫使檔案管理者去解決完善，從而提高管理效率；最后，檔案管理工作的正常開展和發(fā)展不僅僅依靠計算機與信息技術(shù)的發(fā)展，管理管理者也應(yīng)當(dāng)從根本上轉(zhuǎn)變思想，樹立信息化管理理念，更新管理方式和管理模式，不斷適應(yīng)社會的發(fā)展需要，不斷提高自身綜合素養(yǎng)，從而更好地對檔案進行管理。

（二）檔案管理信息化的必要條件

首先，信息化管理的建設(shè)主要依賴于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的完善，特別是當(dāng)前人們對檔案管理越來越重視，管理手段也逐漸規(guī)范化，只有將基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不斷完善，采取先進的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能使檔案管理工作正常有序開展；其次，檔案管理部門要正確認識檔案管理的重要性，擯棄之前傳統(tǒng)的管理理念，打造整體系統(tǒng)的管理模式，加強用戶和自身意識。因此，檔案管理部門要樹立正確的意識，檔案管理從自身做起，同時也要加大宣傳力度，增強用戶的檔案意識，從而不斷提高檔案管理的水平和力度；再次，檔案管理工作在發(fā)展過程中，逐漸要求被充分利用，這不僅僅是一種管理手段更加是一種服務(wù)需求，與傳統(tǒng)的檔案管理不同，信息化條件下的檔案管理工作必須被大力開發(fā)運用，樹立檔案服務(wù)理念；最后，檔案管理工作要在行動上支持信息化系統(tǒng)，正確運用管理資金和管理手段，立足當(dāng)前社會發(fā)展需要，以及自身的管理特征，運用先進的管理技術(shù)和管理理念，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化[1]。

2 信息化條件下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，我國的檔案管理工作也逐漸開始走向信息化和系統(tǒng)化，大眾的檔案意識加強，相關(guān)管理人員也開始使用多媒體、計算機技術(shù)對檔案進行分類整理，使管理工作正常有序開展，從一定程度上來講，這是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，也是檔案管理工作與社會需求接軌的必然道路。雖然當(dāng)前我國在檔案管理技術(shù)上有了很大的進步，也充分運用了先進的管理理念和管理設(shè)備設(shè)施，將信息化技術(shù)有效融合，解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的很多問題，但是隨著信息化技術(shù)的不斷推進和發(fā)展，檔案管理工作又面臨著新的挑戰(zhàn)。

第一，缺乏先進的管理設(shè)備。上文中提到，先進的管理設(shè)備是檔案管理工作正常開展的基礎(chǔ)條件和根本保障。沒有先進的設(shè)備，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都難以發(fā)揮作用，無法對檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響。但是在實際生活工作過程中，很多相關(guān)管理人員根本就沒有把硬件設(shè)施的完善和更新放在心上，甚至有的人員根本不采用信息化管理模式和手段，這就導(dǎo)致硬件設(shè)備不達標(biāo)，又如何提高檔案管理的水平和服務(wù)的創(chuàng)新。

第二，由于傳統(tǒng)檔案管理的歷史遺留問題，很多人對檔案管理工作并不重視，久而久之，社會大眾認為檔案管理可有可無，對檔案管理部門的建設(shè)也就停滯不前，這就導(dǎo)致檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新難以開展，也無法發(fā)揮檔案管理的功能和作用，為社會和大眾服務(wù)。

第三，當(dāng)前檔案管理不僅僅作為一種管理方式，更加重要的是當(dāng)利的服務(wù)創(chuàng)新。但是很多相關(guān)人員對檔案管理工作的理解僅僅停留在檔案歸檔整理，收集保存的層面上，對檔案管理的服務(wù)功能并不重視，無法利用檔案管理進行社會服務(wù)，從而使人們無法認識檔案管理的作用，也無法針對檔案管理進行有效的建設(shè)。

3 信息化條件下的檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新

（一）改變傳統(tǒng)思想，創(chuàng)新檔案服務(wù)意識

檔案管理工作者在思想上的理念更新是非常重要的，在信息化條件下，只有從自身做起，加強自身對檔案管理的重要認識，正確認識并運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使相關(guān)人員從管理概念逐漸過渡到服務(wù)概念，從傳統(tǒng)的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，使檔案管理不再浮于表面，能夠真正的為大眾服務(wù)，為社會創(chuàng)造價值[2]。相關(guān)工作人員要明確意識到檔案管理的出發(fā)點和落腳點都是為社會提供便利，這種意識應(yīng)當(dāng)讓大眾所知曉，從而幫助社會大眾都樹立正確的檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用。一方面將所有的檔案資料進行分類歸納整理，另一方面，實現(xiàn)資料的開放性和有效性，幫助社會更好地發(fā)展和進步。

（二）整合檔案資料，實現(xiàn)信息共享

檔案管理要服務(wù)于社會大眾，要依靠于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新，尤其是網(wǎng)絡(luò)共享這一個模塊。一方面，信息時代下，內(nèi)容數(shù)據(jù)過多，如果不能對檔案資料進行有效的整理，這樣的管理模式就是落后的，無法滿足時代進步的，因此，檔案管理者要整合檔案資料，按照類別、重要性等特征對其進行分類，這樣才能提高檔案的利用效率。另一方面，檔案資料整合之后，要想得到充分的運用，就應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)信息共享的方式，用戶可以直接通過網(wǎng)絡(luò)檢索得到自己想要的信息和數(shù)據(jù)，從而形成有效的系統(tǒng)的檔案管理。

（三）創(chuàng)立強大的檔案管理與服務(wù)的人才隊伍

檔案管理工作在當(dāng)前社會已經(jīng)開始逐漸重視社會服務(wù)，不再等同于傳統(tǒng)的檔案整理歸檔，檔案服務(wù)立足于檔案的管理，又反作用于檔案管理，二者相輔相成。因此，必須建立強大的人才隊伍，不斷規(guī)范和完善檔案管理與服務(wù)。一方面，對原有的人才隊伍進行不定期的培訓(xùn)，使其樹立正確的管理理念和管理模式；另一方面，要積極引進相關(guān)人才，不斷擴大和完善人才隊伍，為檔案管理注入新鮮血液，保持工作熱情。

4 結(jié)束語

信息化背景下的檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢，只有改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，對信息資源進行有效的整合，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，壯大人才隊伍，才能不斷提高檔案管理的水平，創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)意識。

參考文獻

[1]李福來.信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新探析[J].才智，2017（16）.

[2]劉仁江.基于信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究[J].自然科學(xué)：全文版，2016（7）：00214-00215.

作者簡介

羅楊（1981-），女，漢族，四川達州市人，本科，大竹縣縣委統(tǒng)戰(zhàn)部黨外代表人士聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。endprint