人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的幾點思考

文/平泉市人力資源和社會保障局 王建華

人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的幾點思考

文/平泉市人力資源和社會保障局 王建華

人社系統(tǒng)民生檔案管理的工作與人民群眾的利益息息相關(guān)，為了更好地適應(yīng)民生的實際需求，推動社會健康、可持續(xù)地發(fā)展，應(yīng)該加快建立和完善人社系統(tǒng)民生檔案管理的工作體系。本文主要分析了人社檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述了檔案管理工作面臨改革的必要性，同時提出了相應(yīng)的建議和對策，著重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，健全檔案管理工作的監(jiān)督體系。

人社系統(tǒng)；民生檔案管理；必要性；建議和對策人社系統(tǒng)民生檔案管理工作，就是指人力資源和社會保障部門收集、歸納、鑒定、統(tǒng)計和保管相關(guān)的檔案材料，可以促進(jìn)人社業(yè)務(wù)在未來的路上更好地前行和發(fā)展。為了實現(xiàn)檔案管理工作的業(yè)務(wù)化，提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，必須對檔案進(jìn)行分類管理，接下來具體闡述和說明人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的現(xiàn)狀和對策。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

在人社系統(tǒng)民生檔案管理的工作過程中會面臨很多問題，主要表現(xiàn)以下四點：

（一）檔案的管理不統(tǒng)一、不集中，沒有實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理。由于各個業(yè)務(wù)之間的管理方式是不同的，每個檔案室的管理機(jī)制和運(yùn)行流程也是不同的，不能達(dá)到共享資源的效果，民生檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，便很難實現(xiàn)規(guī)范化的管理。例如自行管理的有機(jī)關(guān)事業(yè)單位有醫(yī)療保險的檔案管理室、勞動監(jiān)察的檔案管理室，而社會勞動保險的檔案管理部門卻負(fù)責(zé)保管全市退休職工檔案的管理工作。如果檔案的相關(guān)分類方法、保存期限等要求未能實現(xiàn)具體化和標(biāo)準(zhǔn)化，會嚴(yán)重影響檔案整理的工作效率。

（二）檔案管理的工作人員不夠熟悉工作，缺乏職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能。檔案管理工作是一門業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理工作人員的專業(yè)知識足夠豐富，進(jìn)而組織和保證檔案管理工作的順利開展。然而，當(dāng)前檔案管理的工作人員對專業(yè)知識的熟練度不夠高，未能實現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，而且檔案管理工作人員的工作積極性不夠高，缺乏學(xué)習(xí)新知識和全面拓展自己的熱情。

（三）庫房相對分散，檔案管理工作的成本很大。由于沒能進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，每個檔案室的檔案用具、電腦空調(diào)等設(shè)施存在重復(fù)投資和部分閑置的嚴(yán)重浪費問題。甚至某些事業(yè)單位考慮辦公用房有限的問題，到外租房，沒有按照正常的流程對檔案進(jìn)行管理，檔案管理工作的安全狀況令人擔(dān)憂。

（四）沒有健全檔案管理的目錄和數(shù)據(jù)，現(xiàn)代的數(shù)字化工作還未實現(xiàn)。目前人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)沒有健全，未能實現(xiàn)規(guī)范化的管理，一部分單位是使用自行設(shè)計的軟件，一部分單位是直接在市場上購買的軟件，但是這兩種軟件不統(tǒng)一，這種管理模式給計算機(jī)檢索工作造成了一定的困難，不利于檔案資料的整體檢索和利用，增加了工作的時間和難度，阻礙了檔案管理工作的順利開展。

二、檔案管理工作改革的必要性

首先，檔案管理的工作是與人民群眾的利益息息相關(guān)的，比如，大學(xué)生的學(xué)籍檔案，是他們畢業(yè)后就業(yè)信息的一個重要保障，同時也是學(xué)歷的一種證明和依據(jù)，是考取相關(guān)從業(yè)資格證的一個必備資料，這說明了檔案管理工作不僅僅是資料的保存，而且還是社會公共事業(yè)單位提供資料檢索的地方，其重要性得以顯示。其次，檔案工作的順利開展有利于國家政府部門直接獲取所需的個人信息，當(dāng)然，這是針對某些個人問題，在方便政府部門辦公的同時，也提高了解決實際問題的效率。第三，檔案資源庫是國家開展活動的基礎(chǔ)和真實記錄，有利于融合人和事，加快利民政策的實施進(jìn)程，促進(jìn)社會的發(fā)展。

三、做好檔案管理工作的建議和對策

（一）實現(xiàn)精細(xì)化的檔案管理模式。一方面，檔案管理需要規(guī)范有序，同時保障檔案工作的基本設(shè)施，做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理工作需要明確三個主要問題，一是高度重視檔案管理的主要任務(wù)和目標(biāo)，做好全面的工作計劃，對各個部門的考核做詳細(xì)的規(guī)定。二是提高管理人員的專業(yè)性，擴(kuò)大檔案管理工作人員的數(shù)量，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行及時整理和轉(zhuǎn)移。三是建立規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，健全相關(guān)的制度，讓檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都能實現(xiàn)有據(jù)可依，推動檔案管理的有序進(jìn)行。

（二）改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔和電子檔的共同管理。紙質(zhì)檔模式的儲存方式很簡單，但是不易長期保存，且檢索起來十分繁瑣，檔案管理工作費時費力，現(xiàn)如今計算機(jī)的使用已經(jīng)得到普及，運(yùn)用計算機(jī)實行檔案的電子檔管理，有利于提高檔案檢索的效率，減少很多繁瑣的工作，讓檔案管理這個工作變得更靈活，更方便。所以說，使用現(xiàn)代的信息檔案管理模式，建立電子檔案管理庫，是一個非常值得選擇的舉措。

（三）對檔案進(jìn)行集中化的管理。首先是針對檔案資料管理的集中，因為條件的限制，辦公地點十分分散，檔案的管理顯得尤其分散，對工作和服務(wù)有很多不利的影響，對檔案進(jìn)行集中管理，有利于減少這種不便的現(xiàn)象。其次是對檔案管理人員的集中管理，對工作人員進(jìn)行基本的考核，選擇一些綜合素質(zhì)較高，責(zé)任心很強(qiáng)的人員組成一個小組，建構(gòu)一支熟悉業(yè)務(wù)、十分穩(wěn)定的高干隊伍，甚至還可以對他們進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢。

四、結(jié)語

人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的有序執(zhí)行，有利于維護(hù)良好的生活秩序，推動市場經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，其作用至關(guān)重要。但是當(dāng)前的現(xiàn)狀表明，檔案管理工作中存在著許亟待解決的問題，需要人社部門引起重視，在工作中不斷進(jìn)行探索和改革以便更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，更好地服務(wù)于各個事業(yè)單位，為它們提供便利的途徑，提高工作效率，實現(xiàn)雙贏。

[1]鐘云.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的幾點建議[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(10)：108.